Trước kia, khi chưa có máy “photocopy”, để sao lưu một tài liệu, văn bản người ta phải ghi chép lại bằng giấy than, sao lại bằng in ronéo hoặc thậm chí phải viết lại bằng tay (rồi đóng dấu sao y bản chính nếu cần chính thức hoá).

copierKể từ khi có máy “photocopy” (copier), cuộc sống trở nên dễ chịu hơn hẳn, tốc độ ngày càng cao, chức năng ngày càng thân thiện với người dùng và chất lượng ngày càng tốt như “bản chính”. Hầu như chỗ nào có cơ quan công quyền, trường học hay những nơi đông người qua lại cần đến giấy tờ đều có một cửa hàng sẵn sàng phục vụ quý khách hàng.

Nay, photocopy phổ biến đến mức đâu đâu cũng có và đâu đâu cũng đòi hỏi, chưa chắc cần cũng đòi hỏi hoặc ai đi đâu, đến cơ quan nào đi chăng nữa cũng “thủ” một vài bản sao photo cho chắc… Nếu không lại bị bắt phải chạy ra ngoài “photo”…

Bạn cần làm thủ tục gì đó ở UBND phường, việc tối thiểu bạn phải làm là “photo” CMND, hộ khẩu hay bất cứ giấy gì có liên quan đến việc bạn cần. Bạn cần công việc gì đó ở phòng “một cửa” thì bạn hãy nghĩ ngay là “cửa” không kém phần quan trọng là “photocopy”. Bạn đến bệnh viện mang theo CMND và thẻ bảo hiểm, bệnh viện đòi bạn 2.000 VNĐ để “photo” CMND và thẻ bảo hiểm. Bạn đến ngân hàng để mở tài khoản, ngân hàng cần có CMND của bạn để lưu lại trên hệ thống (hiện đại quá), nhưng họ không lưu lại ngay đâu mà “photocopy” và sau đó chuyển sang bộ phận khác để “scan lại bản sao” và lưu bản số hoá lên hệ thống… Những câu chuyện thường ngày như vậy vẫn xảy ra xung quanh chúng ta.

Thiết nghĩ, với chi phí 1.000 VNĐ/trang, dịch vụ photocopy dường như rất nhanh chóng và thuận tiện, mọi người đều thoải mái khi bỏ ra khoản tiền ít ỏi đó để giải quyết các vấn đề. Nhưng nếu chúng ta hãy thử đặt ra một phép tính đơn giản, nếu trung bình mỗi người lớn phải dùng 1 bản photocopy CMND/năm thì xã hội cần đến 50 triệu tờ giấy A4, riêng giá trị tiền giấy đã là 10 tỷ VNĐ, còn giá trị của bản photocopy là 50 tỷ VNĐ. Nhưng trên thực tế con số này còn lớn hơn nhiều vì không chỉ có CMND. Ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung, còn là sự lãng phí về thời gian từ việc phải đi “photo”, đi tìm cửa hàng “photo” chưa kể đến nhiều khi phải vứt đi vì không dùng đến.

Còn hơn thế nữa, tại các cơ quan công sở cũng như các doanh nghiệp, việc lưu giữ các bản photocopy đã thu thập trong quá trình hoạt động quả là một sự tốn kém về tiền của và công sức vô cùng lớn. Hãy tưởng tượng những nhà kho giấy ngày một chồng chất cộng thêm với những chi phí bảo quản không hề nhỏ. Đến khi cần đến một tài liệu nào đó thì vô cùng tốn công tìm kiếm trong điều kiện môi trường độc hại hoặc yếm khí của nhà kho. Chính vì thực tế trên mà đa số các cơ quan sau khi đã xem xét xong công việc (với đầy đủ các bản photocopy) thì họ vứt bỏ hoặc huỷ chúng đi, lại một lần nữa là sự lãng phí.

Những đòi hỏi “sao lưu” tại bất cứ cơ quan, tổ chức nào đều hết sức cần thiết và hoàn toàn chính đáng. Nhưng nếu những sao lưu này được lưu truyền tự động giữa các bộ phận liên quan để dễ dàng tiếp cận và sử dụng thì chúng mới thực sự mang lại lợi ích. Thời đại công nghệ thông tin đã cho chúng ta những công cụ “sao lưu điện tử” với đầy đủ những tính ưu việt nổi bật và chi phí thấp, làm cho cuộc sống của chúng ta ngày càng tươi đẹp hơn.