Trải qua thời gian, công việc sao chép tài liệu đã có nhiều bước thay đổi cả về phương pháp lẫn công nghệ.

Viết lại

Sao chép hoàn toàn bằng tay, nghĩa là nhìn thế nào thì ghi lại như thế, công việc này đòi hòi mức độ trung thực và chính xác cao. Sau đó nếu muốn chứng thực bản sao chép đó người ta phải ra cơ quan chính quyền xin dấu chứng nhận cho bản sao. Hầu hết những người miền Bắc Việt Nam đã trải qua thời kỳ chiến tranh đều có những “bản sao giấy khai sinh” kiểu như vậy (vì giấy khai sinh đã bị giữ lại để làm sổ gạo và thất lạc hoàn toàn).

Sao bằng giấy than

Việc sao chép này được thực hiện bằng cách đặt 1 đến 3 tờ giấy than xen kẽ giữa các lớp giấy sau đó viết hoặc dùng máy đánh chữ để ghi lên bản chính và từ đó in hằn lên các bản sao tạo nên các bản sao. Với kỹ thuật này đòi hỏi giấy rất mỏng do đó thường phải dùng giấy poluya, nhưng những bản sao để phía dưới bản chính càng xa thì càng mờ dần và khó nhìn. Để có được bản sao một cách chắc chắn là không bị giả mạo thì người ta còn chế ra “giấy than 2 mặt” nhằm in hằn cả mặt trái lên bản chính và các bản sao nữa. Cho đến những năm 90 của thế kỷ 20, giấy than vẫn được dùng phổ biến ngay ở các nước tiên tiến.

Sao bằng giấy can

Phương pháp này là sử dụng giấy trong và tương đối cứng đặt lên bản chính để tô và vẽ lại và thường được áp dụng cho những bản vẽ kỹ thuật. Sau đó người ta có thể đưa giấy can đã được vẽ lại ra in ronéo hoặc các hình thức in âm bản khác. Thời những năm 60-80, giấy can cực kỳ thịnh hành trong mọi cơ quan thiết kế.

Sao bằng âm bản

roneoKỹ thuật ronéo thật ra là một kỹ thuật in đã lâu (từ đầu thế kỷ 20). Người ta lắp 1 tờ giấy Stencil vào máy đánh chữ (còn gọi là giấy sáp). Giấy này có 3 lớp kết dính với nhau. Lớp thứ nhất (lớp sáp) để khi gõ bằng máy đánh chữ (không kẹp rubăng) thì tạo lỗ thủng trên giấy. Lớp thứ 2 là lớp giấy than (có tác dụng làm nổi chữ khi đánh máy). Lớp thứ 3 là giấy bìa dầy để giữ stencil không chạy lệch.

Đầu tiên là đánh máy chữ (sau này dùng máy in kim) để in lên giấy stencil tạo lỗ thủng trên giấy này, sau đó lắp giấy stencil (xé miếng giấy than ở giữa và miếng bìa cuối bỏ đi) và đặt lên một máy quay (gọi là máy quay ronéo – máy này được chạy bằng điện, quay bằng tay có 2 bầu mực, 1 lưới lược mực, có máy dùng ống tuýp mực ống con ngựa gắn vào).

Máy photocopy (copier)

Photocopies-Pic2Đó là máy dựa trên cơ chế của scanner, đọc bản chính bằng thiết bị quang học sau đó in lại bản sao và có thể in lại rất nhiều bản. Máy photocopy đã phát triển nhanh chóng và phiên bản sau luôn hiện đại, nhiều chức năng hơn phiên bản trước. Thương hiệu Xerox nổi tiếng bởi khẩu hiệu “In the world of copies, we are the original” (trong thế giới của các bản sao, chúng tôi là bản chính) và cái tên “xerox” trở thành danh từ chung cho máy hoặc công việc photocopy tại nhiều nước.

Máy fax (facsimile) là 1 dạng biến thể của máy photocopy có kèm theo thiết bị truyền dữ liệu qua đường điện thoại được gọi là modem.

Sau giải phóng, loại máy này bắt đầu vào Việt Nam, nhưng phải đến những năm 90 mới được phổ biến. Đến nay, do yêu cầu quản lý của các cơ quan nhà nước và chính các doanh nghiệp đều  yêu cầu phải lưu trữ các bản sao khi làm bất kỳ thủ tục hồ sơ nào đó nên máy photocopy  trở thành phổ biến, hầu hết các cơ quan văn phòng đều trang bị máy photocopy, nếu không tự trang bị máy photocopy thì đều phải ra ngoài thuê dịch vụ.

Thiết bị số hoá

DM632Nhu cầu sử dụng các bản sao ngày càng nhiều nảy sinh yêu cầu lưu trữ các bản sao ngày càng lớn đến mức không thể lưu trữ được chúng, các cơ quan công quyền luôn yêu cầu có bản sao đi kèm để giải quyết những thủ tục hành chính nhưng sau khi giải quyết xong rất nhiều bản photo buộc phải hủy bỏ và từ đó đã phát sinh ra  “máy huỷ giấy”.

Các thiết bị số hoá là các thiết bị dùng để sao chép nội dung các tài liệu giấy thành các file tài liệu điện tử hoá hay còn gọi là tài liệu số hoá. Tài liệu số hoá được lưu trữ trên các thiết bị lưu giữ điện tử gọi chung là “lưu trữ điện tử”. Các thiết bị số hoá bao gồm: máy scan (scanner) còn gọi là máy quét, máy chụp ảnh và hình thức mới hơn là camscanner nghĩa là máy quét tài liệu bằng phương pháp chụp ảnh.

Ngày nay các thiết bị số hoá không những trở thành nhu cầu thiết yếu của thời đại mà còn là động lực của sự phát triển công nghệ, các ứng dụng phục vụ cho các ngành công nghiệp và dân sinh.