V-Scan sử dụng các thiết bị camscanner chụp tài liệu trong vòng 1 giây/trang và xử lý tức thì các hình ảnh thu được nhằm mang đến cho người dùng những tài liệu số hóa chỉnh chu và có chất lượng tốt nhất. V-Scan có thể cung cấp ngay các sản phẩm số hóa trên các máy tính cá nhân hoặc cung cấp gián tiếp cho V-Archive để xử lý và lưu trữ. V-Scan có thể được coi là “phần mềm photocopy điện tử”.

V-Scan độc lập (V-SCANST)

Phần mềm V-Scan là phần mềm cao cấp hoạt động trên máy tính cá nhân có tác dụng xử lý cao cấp các hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Camscanner V-Scan như:Output_Document

  • Tự động cắt hình (crop): người dùng có thể đặt tài liệu bất kỳ trong khung nền màu sẫm mà có thể chụp được trọn vẹn và V-Scan sẽ tự động cắt hình dựa trên độ tương phản giữa mặt giấy và nền mặt bàn.
  • Tự động chỉnh góc độ: V-Scan sẽ tự động chỉnh độ chéo góc (perspective) cho hình ảnh sau khi cắt nếu giấy hoặc mSecret_Documentáy camscanner V-Scan bị đặt nghiêng.
  • Tự động xoay thẳng ảnh: sau khi tự động cắt hình và chỉnh góc độ, V-Scan tự động xoay lại hình theo chiều đặt ngang/dọc của tài liệu nếu giấy bị đặt lệch (chọn góc nhỏ nhất để xoay hình về 0° hoặc 90°). Trong tương lai sẽ nghiên cứu khả năng tự động xoay đến 360° để dòng chữ luôn nằm ngang.
  • Các chế độ ảnh: V-Scan vẫn có những lựa chọn về chế độ màu như màu 24 bit, xám (grayscale) và trắng-đen (black and white). V-Scan có thể chọn được camera (nếu có nhiều) và độ phân giải của nó tùy theo nhu cầu.
  • Điều chỉnh độ sắc nét: các thiết bị camscanner V-Scan đã có chế độ tự động lấy nét và cân bằng ánh sáng nhưng vẫn chưa đủ, V-Scan còn tự động (hoặc bán tự động) làm căng độ nét ở chế độ trắng-đen, tô đậm nét chữ chỗ chưa đủ đậm (điều chỉnh threshold) và tự động loại bỏ nhiễu ánh sáng để có được hình ảnh sạch và rõ nét hơn và nhất là phục vụ tốt cho việc nhận dạng chữ (OCR).
  • Chế độ hiệu chỉnh bằng tay: người dùng vẫn có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắt khung… bằng tay nếu cần.

V-Scan chụp sách (V-SCANBK)

V-Scan chụp sách được chia ra thành 2 trường hợp:

  1. Máy chụp sách 1 camera: chụp sách 2 trang dính hoặc rời (lẻ và chẵn), máy này thường áp dụng cho những sách mỏng, bìa mềm và gáy nông. Máy này ứng dụng thuận tiện và có thể thực hiện các thao tác khá nhanh;
  2. Máy chụp sách 2 camera: chụp sách 2 trang liền (lẻ và chẵn), máy này thường áp dụng cho những sách dày, bìa cứng và gáy sâu.

Với cả 2 trường hợp V-Scan cũng xử lý như trường hợp trên nhưng có thêm chức năng tự động tách các trang bên lẻ và bên chẵn để thực hiện các công đoạn scan liên tục và sau đó tự động sắp xếp thành sản phẩm sách điện tử.

V-Scan client-server (V-SCANCS)

Đặc tính và các chức năng sử dụng trên máy tính cá nhân cũng giống như V-Scan độc lập, tuy nhiên có thêm vài điểm khác biệt nhằm mục đích tối ưu hóa và bảo mật như sau:

  • Kết nối trực tiếp với phần mềm V-Archive hoặc gửi thông tin trực tiếp tới server đã định trước.
  • Không có file trung gian, giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn thông tin.
  • Tạo file PDF/TIFF tự động ngay trên server để “gói” toàn bộ các file ảnh làm file trao đổi. Có thể được gắn ngay lập tức chữ ký số vào file PDF này (nếu cần).

Sản phẩm đầu ra của V-Scan

Kết quả sản phẩm đầu ra của V-Scan có những chế độ sắp xếp tài liệu một cách tự động khi người dùng chủ động thực hiện cho từng tài liệu như sau:

  • Mỗi tài liệu có thể có một hoặc nhiều “cặp” (folder);
  • Mỗi folder có thể được kèm theo một hoặc nhiều tệp (file) số hóa và được sắp xếp theo trang (có thể hàng trăm trang). Các cặp và tệp tài liệu đều được đặt tên tự động hoặc theo ý muốn của người dùng;
  • Có thể được kèm theo rất nhiều thông tin hỗ trợ cho việc tìm kiếm về sau gọi là “siêu dữ liệu” hoặc metadata;
  • Phần mềm có thể tự động ứng dụng luật đặt tên và nhận biết thứ tự chẵn lẻ khi chụp sách với 2 hình ảnh cùng một lúc và sắp xếp theo thứ tự chụp;
  • Sản phẩm đầu ra có thể được lưu trữ trên máy trạm và đồng bộ hóa với server lưu trữ theo ý muốn (trường hợp V-SCANST); hoặc được tự động chuyển ngay lên server (tích hợp với V-Archive hoặc bất kỳ giải pháp lưu trữ nào khác) để server tiếp tục xử lý (trường hợp V-SCANCS).

Sản phẩm đầu cuối của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc và/hoặc những file hình đã xử lý hay file tài liệu số dùng để chia sẻ và khai thác, tất cả những sản phẩm số hóa đều có thể được lựa chọn và định dạng sẵn nhằm những mục đích khai thác khác nhau.

Thực thể

Mục đích

Quy cách lưu

1

ID định danh

Yếu tố duy nhất để xác định tài liệu

(ID + ID tài liệu)

2

Metadata

Tìm kiếm nhanh

CSDL phi cấu trúc có thể tương tác XML

3

Lưu gốc (tư liệu). Có thể bỏ qua nếu muốn.

Các file số hóa (kể cả multimedia lưu trữ gốc). Những loại files này có thể sử dụng nhiều chuẩn vì được thực hiện theo yêu cầu thực tế của từng vật thể.

RAW, TIFF, JPEG, BMP, PNG…

4

Sản phẩm số hóa (tài liệu)

File lưu truyền, sử dụng và có thể đóng gói thành tậptài liệu để dễ dàng trao đổi, có khả năng gắn được metadata và chữ ký số kèm theo.

– PDF

– TIFF (multi-page)

Cài đặt và triển khai

  1. Máy trạm: Có thể sự dụng mọi loại máy tính cá nhân (PC) với hệ điều hành Windows (Trong tương lai sẽ phát triển thêm ứng dụng trên Linux và MacOS).
  2. Cài đặt: Có thể được cài đặt trên PC hoặc cài sẵn trên 1 bộ nhớ USB (chế độ stand-alone) để tiện sử dụng lưu động.
  3. Triển khai: Có thể hoạt động trong môi trường độc lập không cần mạng sau đó đồng bộ hóa khi có mạng một cách tự động hoặc bằng tay với mọi chế độ bảo mật cần thiết như trọng mạng nội bộ hoặc mạng riêng ảo. Nó cũng có thể hoạt động trực tuyến khi được tích hợp với sản phẩm V-Archive trong trường hợp của sản phẩm V-Scan client/server.
  4. Hỗ trợ: Mọi sự hỗ trợ hoặc sửa chữa trên máy trạm có thể sử dụng “Team Viewer” để kết nối với 1 máy trạm trong mạng của đơn vị để truy cập, như vậy chủ nhân có thể nhìn thấy và kiểm soát mọi hành động của người hỗ trợ từ xa.