ECM Alfresco là một hệ thống mã nguồn mở dùng cho Microsoft Windows và các hệ điều hành tương tự Unix khác. ECM Alfresco có hai phiên bản:

  • ECM Alfresco Community Edition là phần mềm miễn phí dựa trên các chuẩn mở và giấy phép mã nguồn mở LGPL.
  • ECM Alfresco Enterprise Edition là phiên bản thương mại cho đối tượng doanh nghiệp.

ECM Alfresco bao gồm một kho quản trị nội dung (content repository), đi cùng một web portal framework dùng cho việc quản lý và sử dụng nội dung được lưu trữ, một giao thức CIFS hỗ trợ tương thích với hệ thống file trên Microsoft Windows và các hệ điều hành tương tự Unix khác, một hệ thống quản lý nội dung web có khả năng xây dựng các ứng dụng web và website tĩnh qua Apache Tomcat, engine tìm kiếm Lucene, engine quy trình jBPM. Hệ thống ECM Alfresco được phát triển trên công nghệ Java.

Quản lý quy tắc nội dung trong Alfresco gồm có:

Thêm quy tắc nội dung

Trong trang quy tắc nội dung chọn “Tạo quy tắc” trên menu header.

Ở bước 1 nhấn chọn “tất cả các thư mục” và click vào button “thêm vào danh sách” rồi nhấn “tiếp theo” để tiếp tục.

bài 1.2

Ở bước 2 chọn hành động “Thêm khía cạnh” và add “đặt giá trị thêm”.

bài 1.3

 

Và chọn “Versionable” trong bước tiếp theo. Sau đó nhấn OK để sang bước thứ 2.

bài 1.4

Nhấn “Tiếp theo” và đặt tên cho chi tiết tiêu đề.

bài 1.5

 

Nhấn “Tiếp theo” để kết thúc.

bài 1.6Phân quyền

Trong không gian MySpace/MyProject/Documentation/Drafts

bài 1.7

Chọn “Quản lý không gian người dùng” trong menu header

bài 1.8

 

Click “Lời mời” để mời người dùng hoặc nhóm người dùng cần quản lý theo yêu cầu

bài 1.9

 

Chúng ta có thể tìm kiếm người dùng hoặc nhóm người dùng để phân quyền theo nhóm chức năng mà người quản trị muốn

Có nhiều lựa chọn vai trò người dùng cho admin lựa chọn phân quyền như:

  • Điều phối viên (Người quản lý)
  • Người cộng tác
  • Người đóng góp
  • Người sử dụng

bài 1.10

Và nhấn “Tiếp theo”

Bạn có thể gửi email hoặc không gửi lời mời này cho người quản trị

bài 1.11

Và nhấn “Tiếp theo” để tới bước 3

Như vậy là có thể phân quyền người dùng và nhóm người dùng theo yêu cầu

Xác minh lại thông tin và nhấn “Kết thúc”.

coll6

Click “Đóng” để trở về không gian “Drafts”

Yêu cầu phê duyệt Drafts

Trong Trang chủ của tôi/MySpace/MyProject/Documentation/Pending Approval

Trên menu header “Thêm hành động” chọn “Quản lý nội dung quy tắc
bài 1.12

Click chọn “Tạo quy tắc”

bài 1.13

Bước 1: Chọn “Tất cả các mục” và click vào button “Đặt giá trị và thêm”

bài 1.14

Nhấn “Tiếp theo”

Bước 2: chọn “Thêm công việc đơn giản” và add button “đặt giá trị và thêm”

Tiếp tục nhấn next

bài 1.15

Nhập tên “Public” chọn “Di chuyển” cho không gian “Published”
Chọn “Có” cho bước từ chối lưu lượng và đặt tên “Reject”

Chọn “Di chuyển” để trở về không gian Draft

bài 1.16

Tiếp theo nhấn “OK” và nhấn “Tiếp theo”

bài 1.17

Nhấn “Kết thúc” để hoàn tất”

Di chuyển nội dung sử dụng Clipboard

Trong mục không gian My web document

Chọn 1 mục nội dung tài liệu được tạo lúc đầu và chọn sao chép

bài 1.18

Sau đó nhấn vào Shelf, đã thấy nội dung được sao chép lên Clipboard

bài 1.19

Chọn đến không gian Drafts

Nhấn “Dán” vào không gian

bài 1.20

Nội dung đã được sao chép tới không gian Drafts

Chỉnh sửa nội dung

Trong nội dung chọn “Kiểm tra lại” để kiểm tra lại nội dung

bài 1.21

bài 1.22

Nhấn button “Kiểm tra lại” và nhấn “OK” để hoàn tác việc kiểm tra

bài 1.23

Kiểm tra một mục nội dung

Trong mục không gian File vừa kiểm tra, nhấn

bài 1.24

để kiểm tra nội dung mục không gian đó

bài 1.25

Sau khi sửa nhấn “Đăng ký” để hoàn thành tác vụ

Upload và chuyển đổi nội dung

Khi upload 1 nội dung lên không gian với định dạng có sẵn. Nếu muốn chuyển đổi định dạng của nội dung đó thì chúng ta cần chuyển đổi định dạng cho nội dung

Chọn không gian “Trang chủ của tôi (Company Home)/MySpace/MyProject/Documentation/Drafts” để tới không gian Draft

Trên menu header nhấn “Thêm hành động” chọn “Quản lý nội dung quy tắc”

bài 1.26

Nhấn “Tạo quy tắc” để tới mục “Tạo quy tắc hướng dẫn”

bài 1.27

Bước 1: Chọn điều kiện: “Tên chứa giá trị”

Bấm button “Đặt giá trị thêm”

Đánh “*.pdf” vào khung điền dữ liệu và nhấn “OK”

bài 1.29

Bước này ta nhấn “Tiếp theo” để tới bước kế tiếp cho hành động

bài 1.30

Bước 2: Chọn hành động “Chuyển đổi và sao chép nội dung”
Nhấn “Đặt giá trị thêm vào”

bài 1.31

Bước này định dạng “Plain Text”

Và chọn điểm đến là không gian “Drafts”

Tiếp theo nhấn “OK”

bài 1.32

Nhấn “Tiếp theo” để tới bước kế tiếp

Tiếp theo điền tên tiêu đề và mô tả cho tiêu đề

bài 1.33

Nhấn “Tiếp theo” để xem tóm tắt lại mục nội dung vừa hoàn thành

Bây giờ bạn có thể tải lên 1 tập tin để thực hiện các quy tắc

Trong không gian Drafts nhấn vào “Thêm nội dung” để tải lên mới 1 nội dung

bài 1.35

Tìm thư mục nội dung cần up load lên

Nhấn “OK” để tải lên

bài 1.36

Tiếp theo điền mô tả cho tài liêu và nhấn “OK”

bài 1.37

Vậy là tài liệu đã được thêm vào nội dung mục.