Chương trình Nhà sáng chế là cuộc thi trên truyền hình dành cho những nhà sáng chế và những phát kiến của họ. Mới đây, GĐ Công ty cổ phần Phần mềm Viami – ông Lê Ngọc Quang đã tham gia chương trình cùng với sản phẩm của công ty – Máy scan tài liệu. Chương trình được phát sóng trên kênh VTV2 ngày 22/7/2014 – số thứ 10.

“Hãy nhớ, bạn của tôi, rằng tri thức mạnh hơn trí nhớ, và chúng ta không nên tin thứ yếu hơn”. Tri thức là nền tảng cho mọi sự phát triển. Xuất phát từ mong muốn lưu trữ kho tri thức cho các thế hệ tương lai, đồng thời vận dụng sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong thời kỳ số hóa hiện nay, ông Lê Ngọc Quang đã cho ra đời sản phẩm phần mềm V-Scan, ứng dụng trong máy scan tài liệu Camscanner.

Phần mềm V-Scan là phần mềm cao cấp hoạt động trên máy tính cá nhân có tác dụng xử lý cao cấp các hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Camscanner V-Scan như: tự động cắt hình, tự động chỉnh góc độ, tự động xoay thẳng ảnh, lựa chọn về chế độ màu, điều chỉnh độ sắc nét, chế độ hiệu chỉnh bằng tay. V-Scan có 3 loại: V-Scan độc lập (V-SCANST), V-Scan chụp sách (V-SCANBK) và V-Scan client-server (V-SCANCS).

V-Scan sử dụng các thiết bị camscanner chụp tài liệu trong vòng 1 giây/trang và xử lý tức thì các hình ảnh thu được nhằm mang đến cho người dùng những tài liệu số hóa chỉnh chu và có chất lượng tốt nhất. V-Scan có thể cung cấp ngay các sản phẩm số hóa trên các máy tính cá nhân hoặc cung cấp gián tiếp cho V-Archive để xử lý và lưu trữ. V-Scan có thể được coi là “phần mềm photocopy điện tử”.

Mời các bạn xem thông tin chi tiết tại website và bình chọn tại đây.

letanBộ phận văn thư, văn phòng đều là đầu mối của mọi văn bản, giấy tờ vào và ra của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Số lượng công văn ra vào tùy thuộc vào từng tổ chức nhưng thực tế là số lượng tích lũy ngày càng tăng.

Thông thường thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu vuông vào công văn, giấy tờ đến, điền số công văn và vào sổ rồi giao cho các bộ phận chịu trách nhiệm; nếu là công văn đi thì cũng đóng dấu vuông ghi sổ công văn đi. Những công việc này vẫn được diễn ra hàng ngày và đã trở thành lệ thường.

Có điều là rất khó quản lý từ quá trình đánh số và vào sổ đến các khâu tiếp theo, ngoài những sai sót do vô tình thì còn có thể xảy ra những sai phạm cố ý mà cũng rất khó phát hiện do văn phòng có quá nhiều việc phải làm hoặc ít để ý đến việc kiểm soát. Ngoài ra nếu những công văn này không được chia sẻ một cách có khoa học thì cũng là một điều rất khó khăn trong điều phối các công việc. Thế rồi đống giấy tờ, văn bản và cả tư liệu lưu trữ ngày một nhiều lên và rất khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần đến, nhiều khi vì ngại tìm mà người ta bỏ qua công việc này luôn.

v-archiveCác giải pháp “văn phòng điện tử” ngày càng có nhiều chức năng nhằm giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp tăng hiệu quả đáng kể trong việc quản lý các luồng công văn giấy tờ, phân công, phân quyền người dùng, một số có chức năng số hóa và quản lý và lưu trữ những tài liệu/tư liệu được số hóa, chia sẻ các tài liệu số và số hóa, v.v…

Tuy nhiên nhiều giải pháp vẫn còn vấp phải một số rào cản, đó là nhiều giải pháp còn cứng nhắc, phức tạp gây khó khăn cho người sử dụng và còn khá nhiều công đoạn cho quá trình số hóa, chính vì vậy người dùng ngại không thực hiện tất cả các chức năng của nó, nên kết quả còn thấp so với kỳ vọng.

Tại những văn phòng không quá lớn, ít khi được trang bị máy scan chuyên nghiệp, năng suất cao vì lý do đơn giản là không được sử dụng cường độ cao một cách liên tục, hơn nữa các loại giấy tờ sử dụng rất đa dạng nên máy scan tự động không thực hiện được. Nếu được trang bị máy scan chuyên nghiệp thì hiệu quả không cao và là sự lãng phí, chính vì vậy nên thường được trang bị máy scan để bàn là đủ. Với những máy này người dùng phải thao tác khá vất vả từ khâu chuẩn bị (preview), đến khâu scan và sau đó là đóng gói thành file số hóa theo tiêu chuẩn.

quy trinh van phongVới Camscanner V-Scan, việc số hóa hàng ngày có thể được thực hiện tại bất cứ nơi nào trong văn phòng, trở thành công việc hết sức đơn giản và nhanh chóng mà không chiếm không gian như một máy scan truyền thống. Nhân viên văn phòng chỉ cần đặt công văn đến/đi vào bàn và bấm cho từng trang rồi ghi lại tóm tắt chỉ mục để tiện cho việc tìm kiếm và bấm kết thúc là server V-Archive đã nhận được toàn bộ tài liệu số hóa mà không phải có thao tác “upload” nào. Với việc lưu trữ điện tử này, mọi dấu tích pháp lý như chữ ký, dấu và bút phê của lãnh đạo đều được lưu lại như những bản photocopy điện tử.

Sau đó là các công đoạn chuyển giao tài liệu bằng những chức năng của ứng dụng văn phòng như đã nêu trên. Ngoài ra những ứng dụng này còn có khả năng quản lý những tài liệu hoặc tư liệu soạn thảo nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm và quản lý tiến độ công việc.

Một chức năng quan trọng trong cả quá trình số hóa và lưu trữ là việc tích hợp và gắn những tài liệu lưu trữ tới những ứng dụng khác của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những tài liệu lưu trữ điện tử bởi V-Archive có thể được tìm kiếm nhanh chóng và được “gọi” ra từ các ứng dụng khác như ứng dụng văn phòng, ERP, cổng thông tin điện tử… và ngược lại những ứng dụng này cũng có thể “gọi” ứng dụng lưu trữ V-Archive đến để “cất giữ” tài liệu nhằm mục đích khai thác về sau.

photocopy1Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến các công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Với cách truyền thống này, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc người dân phải đi “photocopy” cho đến việc cơ quan phải lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa. Nhiều ngân hàng lại còn “photocopy” ra giấy rồi sau đó có công đoạn scan để lưu trữ điện tử từ bản photocopy trắng-đen đó, vừa nhiêu khê vừa tốn kém.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản” hoặc đơn giản hơn có thể gọi là “photocopy điện tử”.

v-archive“Photocopy điện tử” là quá trình sao chép bằng những thiết bị sao chụp tài liệu như máy scanner hoặc camscanner V-Scan rồi lưu trữ thẳng trên máy chủ hoặc máy tính mà không cần qua khâu “in ra giấy”. Khi chúng ta cần sao lưu bất cứ loại giấy tờ gì (công văn, văn bản, CMND…) trong quy trình công việc, thì chỉ cần lấy giấy tờ đó, giải phápđặt vào bàn của camscanner và bấm nút rồi V-Scan sẽ xử lý ngay để bạn có được bản số hóa hoàn chỉnh kể cả việc nhận dạng chữ và sau đó V-Archive sẽ giúp công việc lưu trữ, sắp xếp thuận tiện cho việc khai thác về sau. Việc lưu trữ điện tử hết sức cần thiết cho việc lưu lại toàn bộ tài liệu đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ một cách đáng kể.

Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

braun-novamat-slide-projector-963946Việc trình diễn bằng máy chiếu đã trở thành thói quen và không thể thiếu trong các buổi giới thiệu, giảng dạy và đào tạo. Tuy nhiên mọi trình chiếu mới dừng lại ở các Slides Powerpoint đã được soạn thảo trước. Một số nơi có thể được trang bị “bảng thông minh” với “bút điện tử” kết hợp với trình chiếu làm cho buổi trình diễn thêm sinh động, phong phú nhưng chỉ những đơn vị chuyên nghiệp mới có thể sở hữu được những thứ này.Overhead Projector

Nếu chúng ta đi ngược lại dòng thời gian, từ “slide projector” chỉ máy chiếu “phim diapositive” thời những năm 60-80 để trình chiếu như ở hình ảnh trên. Sau đó là phiên bản “máy chiếu vượt đầu” (overhead projector) như ở hình bên mà ở đó người ta đặt phim trong suốt lên mặt máy phát sáng và viết vẽ bằng bút đặc biệt (như bút viết bảng ngày nay) có thể viết lên phim nhựa để trình chiếu, phục vụ các công tác giảng dạy và đào tạo. Loại máy chiếu này giúp các nhà đào tạo hiển thị những ý tưởng cần truyền đạt ngay lập tức, trả lời các câu hỏi tại chỗ bằng máy chiếu và thể hiện một cách sống động bài giảng hoặc trong việc bảo vệ luận án…

Ngày nay những thiết bị này đã biến mất, nhưng nhu cầu thể hiện sống động trong giáo dục và đào tạo không mất đi. Người ta phải khắc phục bằng bảng viết, giấy viết khổ to… nhưng thực chất vẫn chưa đủ to như màn chiếu, còn việc biểu hiện đồ vật cho khán phòng thì hầu như không thể được mà phải thay bằng hình ảnh, clip để chiếu lên màn chiếu, chưa đủ tính thuyết phục nếu phải thực hiện sự thay đổi nào đó.

Scanner-standaloneVới Camscanner V-Scan, công việc “live show” bằng máy chiếu có thể được thực hiện dễ dàng. Bất cứ máy camscanner nào cũng đều có thể chiếu hình ảnh nó thu được ngay trước ống kính lên màn chiếu. Đào tạo viên có thể sử dụng những tài liệu giấy đang có trong tay như sách vở, tạp chí hoặc/và viết vẽ trên một trang giấy… đặt lên trên bàn và chiếu lên màn chiếu. Ngoài ra còn có thể đặt một số vật thể nhỏ để trình chiếu, vật thể có thể đang hoạt động (ví dụ như đồng hồ), kể cả việc phải vận hành hoặc can thiệp bằng tay, v.v… Trong thời gian trình chiếu có thể lưu lại ngay các hỉnh ảnh, kể cả quay phim để làm tài liệu.

Một thiết bị camscanner đặc biệt dành cho công việc này, đó là máy độc lập (A5MPA4AF), thiết bị này có 2 camera và có thể hoạt động độc lập mà không cần phải kết nối với máy tính (nhưng vẫn có thể kết nối được với máy tính như các thiết bị khác khi cần).

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể trang bị một vài máy camscanner V-Scan một cách dễ dàng (giá như một máy scan đơn giản), nhưng lại có thể sử dụng vào việc giới thiệu sản phẩm hoặc đào tạo…

scannerDocument-Cam-Scanner

Thiết bị Camscanner: máy scan thông minh

Mini-Portable-Document-Scanner-Camscanner-Copier-X500-

Máy chụp ảnh tài liệu chuyên dụng phục vụ cho quá trình số hóa với chất lượng cao. Thiết bị bao gồm những bộ phận sau:

  • Cánh tay động (có thể đóng vào khi không dùng và mở ra khi sử dụng) bao gồm:
    • Camera (máy chụp ảnh)
    • Microphone
    • Đèn LED và nút điều chỉnh đèn LED
  • Thân cột
  • Chân
  • Cổng cắm USB

Đặc điểm của thiết bị Camscanner

  • camscanner-charCực kỳ cơ động
  • Cực nhanh và thuận tiện
  • Có thể chụp ảnh vật thể
  • Tự động điều chỉnh
  • Có thể chỉnh sửa trước và sau khi chụp
  • Có thể quay phim
  • Camera cho các cuộc họp trực tuyến
  • Có thể làm trình chiếu (qua máy chiếu)
  • Có thể sử dụng làm e-fax
  • Có thể e-mail ngay

Các thông số cơ bản

  • Độ phân giải: 2-5 megapixel.
  • Lấy nét và cân bằng sáng tự động (có thể tinh chỉnh bằng tay).
  • Scan: giấy, sách, ảnh, thẻ, vật khối…
  • Thời gian scan chụp và lưu: 1 giây.
  • Khổ giấy: từ khổ thẻ đến A3.
  • Điều chỉnh: độ phân giải, độ sáng, độ tương phản, màu…
  • Chế độ ảnh: màu, xám, trắng-đen.
  • Format: JPG, BMP, TIF, PNG, RAW…
  • Giao tiếp USB.
  • Ánh sáng: tự nhiên hoặc hỗ trợ đèn LED.
  • Microphone chất lượng cao.
  • Tiêu chuẩn: FCC, CE, ROHS.

Phần mềm miễn phí kèm theo

  • Scan-chụp cơ bản;
  • In mà không cần thông qua file;
  • Fax qua internet không cần giấy;
  • Email ngay;
  • Thu hình video;
  • Lưu trữ văn bản với nhiều format;
  • Nhận dạng chữ (OCR) quốc tế cơ bản;
  • Hiển thị video với các chức năng zoom;
  • Gắp thả files.