Như một xu thế bắt buộc, điện tử hóa để lưu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trường mạng internet đang là chủ đề được bàn luận và nghiên cứu rất nhiều trong khối cơ quan Nhà nước và các tổ chức lớn.

Trong những năm qua, việc điều hành, trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa các đơn vị với nhau, hay giữa cá nhân và tổ chức đã được điện tử hóa rất nhiều, đây là tín hiệu tốt và mang lại hiệu quả cao trong quản lý, điều hành.

Tuy nhiên do nhiều điều kiện khác nhau như ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng đều, trình độ sử dụng chưa cao, mức độ đầu tư chưa đủ lớn, nên việc tồn tại một khối lượng khổng lồ văn bản, tài liệu, sách báo bằng giấy vẫn còn là một thực tế.

Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giấy gây ra nhiều điều bất tiện từ bảo quản, quản lý, khai thác cho đến truy xuất, sử dụng tài liệu … Tất cả các khâu đều gây ra sự tốn kém, khó khăn, chậm trễ và lãng phí.

Một số cơ quan đã thực hiện việc “file hóa” tài liệu bằng máy quét và triển khai mô hình lưu trữ, quản lý điện tử. Những hệ thống kiểu này đã giải quyết được nhiều vấn đề như chuyển kho tài liệu giấy thành kho tài liệu ảnh để lưu trữ và quản lý trên mạng máy tính, bảo quản tài liệu tốt hơn, tiết kiệm chi phí, có cơ chế quản lý khoa học và đặc biệt việc khai thác của người dùng cũng đã trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhưng nếu đơn thuần chỉ “file hóa” tài liệu mà không chuyển đổi chúng thành dạng tài liệu số thực sự thì ý nghĩa của lưu trữ và quản lý điện tử cũng bị mất đi. Với kho tài liệu là ảnh quét, người dùng không thể thực hiện việc tìm kiếm toàn văn hay việc biên tập lại hoặc trích xuất các thông tin từ văn bản dạng ảnh cũng rất khó khăn và mất thời gian, hoàn toàn là việc gõ lại… Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp số hóa các kho tài liệu này đã trở nên thiết thực.

Theo khảo sát, hiện nay trên thị trường giải pháp số hóa tài liệu với công nghệ nhận dạng của hãng ABBYY được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng bài toán số hóa với các khả năng như nhận dạng tiếng Việt và 190 ngôn ngữ khác, độ chính xác đạt đến 97 – 98%, giữ nguyên giàn trang của văn bản, cho phép lưu tài liệu ra nhiều định dạng khác nhau như Doc, Excel, và PDF/A (định dạng file tối ưu nhất cho lưu trữ), có cơ chế làm việc tự động không cần giám sát, tính mở cao – dễ tích hợp vào các hệ thống khác để xây dựng nên các dây chuyền số hóa hoàn chỉnh.

Ngoài khả năng số hóa tài liệu mạnh, phần mềm nhận dạng của ABBYY còn cung cấp cơ chế bóc tách thông tin tự động, phân tích và trích xuất các thông tin nhất định trên các biểu mẫu và tài liệu, từ đó kết xuất các dữ liệu này tới các hệ thống quản lý – lưu trữ, thay thế cho việc nhập liệu thủ công như trước đây.

Có thể kể đến một số ứng dụng cụ thể của bóc tách thông tin tự động như: Nhập số liệu từ các loại báo cáo để đưa vào phân tích, nhập thông tin metadata của văn bản pháp qui để đưa vào quản lý, nhập thông tin từ các bộ phiếu survey, nhập thông tin khách hàng từ các application form… Việc ứng dụng bóc tách thông tin tự động mang lại nhiều ý nghĩa như giúp các tổ chức giảm chi phí nhập liệu, tăng tốc độ xử lý công việc, hiện đại hóa qui trình làm việc.

Đánh giá được khả năng làm việc và tính hiệu quả của các phần mềm số hóa tài liệu do ABBYY sản xuất, nhiều cơ quan đã đầu tư và triển khai giải pháp này nhằm số hóa các kho tài liệu khổng lồ hoặc ứng dụng vào việc hỗ trợ vào các công tác nghiệp vụ.

Để đáp ứng tốt nhất cho thị trường, ABBYY đã thiết lập đại diện chính thức và duy nhất tại Việt Nam để cung cấp các thông tin tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và thực hiện các hoạt động thương mại trực tiếp. Đặc biệt, người dùng có thể tham khảo thêm các thông tin chi tiết hoặc dùng thử sản phẩm tại địa chỉ trang web www.sohoa.com.vn.

(Nguồn: Công ty Đông Kinh)

photocopy1Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến các công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Với cách truyền thống này, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc người dân phải đi “photocopy” cho đến việc cơ quan phải lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa. Nhiều ngân hàng lại còn “photocopy” ra giấy rồi sau đó có công đoạn scan để lưu trữ điện tử từ bản photocopy trắng-đen đó, vừa nhiêu khê vừa tốn kém.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản” hoặc đơn giản hơn có thể gọi là “photocopy điện tử”.

v-archive“Photocopy điện tử” là quá trình sao chép bằng những thiết bị sao chụp tài liệu như máy scanner hoặc camscanner V-Scan rồi lưu trữ thẳng trên máy chủ hoặc máy tính mà không cần qua khâu “in ra giấy”. Khi chúng ta cần sao lưu bất cứ loại giấy tờ gì (công văn, văn bản, CMND…) trong quy trình công việc, thì chỉ cần lấy giấy tờ đó, giải phápđặt vào bàn của camscanner và bấm nút rồi V-Scan sẽ xử lý ngay để bạn có được bản số hóa hoàn chỉnh kể cả việc nhận dạng chữ và sau đó V-Archive sẽ giúp công việc lưu trữ, sắp xếp thuận tiện cho việc khai thác về sau. Việc lưu trữ điện tử hết sức cần thiết cho việc lưu lại toàn bộ tài liệu đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ một cách đáng kể.

Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

SỐ HÓA
TỪ CHUYỆN THƯỜNG NGÀY ĐẾN ĐẠI SỰ

Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Thiết nghĩ chỉ là 1 bản sao thường để sử dụng lưu nội bộ, hãy làm thử phép tính đơn giản, nếu trung bình mỗi người lớn phải dùng 1 bản photocopy CMND/năm thì xã hội cần đến 50 triệu tờ giấy A4, riêng giá trị tiền giấy đã là 10 tỷ VNĐ, còn tổng giá trị lên đến 50 tỷ VNĐ. Với cách truyền thống, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc “photo” cho đến việc lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa.

Theo nhiều quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp và cơ quan tổ chức bắt buộc phải lưu trữ những tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động trong vòng 10 năm và có thể lâu hơn nữa. Lưu trữ còn giúp tổ chức, doanh nghiệp đỡ nhiều oan ức nếu gặp phải những rắc rối pháp lý nếu xảy ra. Tuy nhiên công việc này cũng hết sức khó khăn và tốn kém đối với mọi tổ chức.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản”.

Tưởng chừng như vậy đã đủ để thay thế kiểu truyền thống vì đã tiết kiệm được đủ thứ, nhưng cái thực sự được chính là ở các khâu sau đó. Thời gian khai thác sử dụng có thể giảm xuống hàng trăm thậm chí hàng ngàn lần. Ngoài ra còn các chức năng tiên tiến khác như tự động nhận dạng chữ (OCR) cũng giúp chúng ta có ngay được nội dung số. Với công nghệ quản lý tập trung, chúng ta còn có thể xác lập các chế độ bảo mật cao như quản lý người dùng, phân cấp/quyền, backup, quản trị rủi ro…

Để có hình ảnh cụ thể hơn, chúng ta có thể làm phép so sánh đơn giản giữa 2 phương pháp photocopy (sao đơn thuần) như sau:

So sánh giữa các phương pháp sao chép ( photo-copy)

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)

Tính toàn vẹn

Thấp

Cao → rất cao

Tính sẵn sàng

Thấp

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Trung bình

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Thấp, ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng dùng lại

Thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Khả thi

Và giữa 2 phương pháp lưu trữ:

So sánh giữa các phương pháp lưu trữ

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Mặc định

Theo NĐ 01/2013/NĐ-CP

Tính toàn vẹn

Rất cao

Cao

Tính sẵn sàng

Cao

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Cao

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng khôi phục

Rất thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Rất cao

Với những so sánh đơn giản trên, chúng ta có thể nhận thấy tính ưu việt hơn hẳn của việc số hóa các văn bản từ khâu photocopy cho đến những công tác văn thư-lưu trữ. Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Lưu trữ điện tử sẽ mặc nhiên được phát triển khi các nhu cầu photocopy điện tử tăng cao.

Lê Ngọc Quang