alfresco_functiesHệ quản trị nội dung, cũng được gọi là hệ thống quản lý nội dung hay CMS (từ Content Management System của tiếng Anh) là phần mềm để tổ chức và tạo môi trường cộng tác thuận lợi nhằm mục đích xây dựng một hệ thống tài liệu và các loại nội dung khác một cách thống nhất. Mới đây thuật ngữ này liên kết với chương trình quản lý nội dung của website. Quản lý nội dung web (web content management) cũng đồng nghĩa như vậy.

Chức năng

Quản trị những nội dung tài liệu điện tử (bao gồm những tài liệu, văn bản số và đã được số hoá) của tổ chức. Những chức năng bao gồm:

  • Tạo lập nội dung;
  • Lưu trữ nội dung;
  • Chỉnh sửa nội dung;
  • Chuyển tải nội dung;
  • Chia sẻ nội dung;
  • Tìm kiếm nội dung;
  • Phân quyền người dùng và nội dung…

Đặc điểm

Các đặc điểm cơ bản của CMS bao gồm:

  • Phê chuẩn việc tạo hoặc thay đổi nội dung trực tuyến
  • Chế độ Soạn thảo “Nhìn là biết” WYSIWYG
  • Quản lý người dùng
  • Tìm kiếm và lập chỉ mục
  • Lưu trữ
  • Tùy biến giao diện
  • Quản lý ảnh và các liên kết (URL)

Phân loại

Có nhiều kiểu CMS:

  • W-CMS (Web CMS)
  • E-CMS (Enterprise CMS)
  • T-CMS (Transactional CMS): Hỗ trợ việc quản lý các giao dịch thương mại điện tử.
  • P-CMS (Publications CMS): Hỗ trợ việc quản lý các loại ấn phẩm trực tuyến (sổ tay, sách, trợ giúp, tham khảo…).
  • L-CMS/LCMS (Learning CMS): Hỗ trợ việc quản lý đào tạo dựa trên nền Web.
  • BCMS (Billing CMS): Hỗ trợ việc quản lý Thu chi dựa trên nền Web.

Một số CMS tiêu biểu

Theo WikiPedia

Trải qua thời gian, công việc sao chép tài liệu đã có nhiều bước thay đổi cả về phương pháp lẫn công nghệ.

Viết lại

Sao chép hoàn toàn bằng tay, nghĩa là nhìn thế nào thì ghi lại như thế, công việc này đòi hòi mức độ trung thực và chính xác cao. Sau đó nếu muốn chứng thực bản sao chép đó người ta phải ra cơ quan chính quyền xin dấu chứng nhận cho bản sao. Hầu hết những người miền Bắc Việt Nam đã trải qua thời kỳ chiến tranh đều có những “bản sao giấy khai sinh” kiểu như vậy (vì giấy khai sinh đã bị giữ lại để làm sổ gạo và thất lạc hoàn toàn).

Sao bằng giấy than

Việc sao chép này được thực hiện bằng cách đặt 1 đến 3 tờ giấy than xen kẽ giữa các lớp giấy sau đó viết hoặc dùng máy đánh chữ để ghi lên bản chính và từ đó in hằn lên các bản sao tạo nên các bản sao. Với kỹ thuật này đòi hỏi giấy rất mỏng do đó thường phải dùng giấy poluya, nhưng những bản sao để phía dưới bản chính càng xa thì càng mờ dần và khó nhìn. Để có được bản sao một cách chắc chắn là không bị giả mạo thì người ta còn chế ra “giấy than 2 mặt” nhằm in hằn cả mặt trái lên bản chính và các bản sao nữa. Cho đến những năm 90 của thế kỷ 20, giấy than vẫn được dùng phổ biến ngay ở các nước tiên tiến.

Sao bằng giấy can

Phương pháp này là sử dụng giấy trong và tương đối cứng đặt lên bản chính để tô và vẽ lại và thường được áp dụng cho những bản vẽ kỹ thuật. Sau đó người ta có thể đưa giấy can đã được vẽ lại ra in ronéo hoặc các hình thức in âm bản khác. Thời những năm 60-80, giấy can cực kỳ thịnh hành trong mọi cơ quan thiết kế.

Sao bằng âm bản

roneoKỹ thuật ronéo thật ra là một kỹ thuật in đã lâu (từ đầu thế kỷ 20). Người ta lắp 1 tờ giấy Stencil vào máy đánh chữ (còn gọi là giấy sáp). Giấy này có 3 lớp kết dính với nhau. Lớp thứ nhất (lớp sáp) để khi gõ bằng máy đánh chữ (không kẹp rubăng) thì tạo lỗ thủng trên giấy. Lớp thứ 2 là lớp giấy than (có tác dụng làm nổi chữ khi đánh máy). Lớp thứ 3 là giấy bìa dầy để giữ stencil không chạy lệch.

Đầu tiên là đánh máy chữ (sau này dùng máy in kim) để in lên giấy stencil tạo lỗ thủng trên giấy này, sau đó lắp giấy stencil (xé miếng giấy than ở giữa và miếng bìa cuối bỏ đi) và đặt lên một máy quay (gọi là máy quay ronéo – máy này được chạy bằng điện, quay bằng tay có 2 bầu mực, 1 lưới lược mực, có máy dùng ống tuýp mực ống con ngựa gắn vào).

Máy photocopy (copier)

Photocopies-Pic2Đó là máy dựa trên cơ chế của scanner, đọc bản chính bằng thiết bị quang học sau đó in lại bản sao và có thể in lại rất nhiều bản. Máy photocopy đã phát triển nhanh chóng và phiên bản sau luôn hiện đại, nhiều chức năng hơn phiên bản trước. Thương hiệu Xerox nổi tiếng bởi khẩu hiệu “In the world of copies, we are the original” (trong thế giới của các bản sao, chúng tôi là bản chính) và cái tên “xerox” trở thành danh từ chung cho máy hoặc công việc photocopy tại nhiều nước.

Máy fax (facsimile) là 1 dạng biến thể của máy photocopy có kèm theo thiết bị truyền dữ liệu qua đường điện thoại được gọi là modem.

Sau giải phóng, loại máy này bắt đầu vào Việt Nam, nhưng phải đến những năm 90 mới được phổ biến. Đến nay, do yêu cầu quản lý của các cơ quan nhà nước và chính các doanh nghiệp đều  yêu cầu phải lưu trữ các bản sao khi làm bất kỳ thủ tục hồ sơ nào đó nên máy photocopy  trở thành phổ biến, hầu hết các cơ quan văn phòng đều trang bị máy photocopy, nếu không tự trang bị máy photocopy thì đều phải ra ngoài thuê dịch vụ.

Thiết bị số hoá

DM632Nhu cầu sử dụng các bản sao ngày càng nhiều nảy sinh yêu cầu lưu trữ các bản sao ngày càng lớn đến mức không thể lưu trữ được chúng, các cơ quan công quyền luôn yêu cầu có bản sao đi kèm để giải quyết những thủ tục hành chính nhưng sau khi giải quyết xong rất nhiều bản photo buộc phải hủy bỏ và từ đó đã phát sinh ra  “máy huỷ giấy”.

Các thiết bị số hoá là các thiết bị dùng để sao chép nội dung các tài liệu giấy thành các file tài liệu điện tử hoá hay còn gọi là tài liệu số hoá. Tài liệu số hoá được lưu trữ trên các thiết bị lưu giữ điện tử gọi chung là “lưu trữ điện tử”. Các thiết bị số hoá bao gồm: máy scan (scanner) còn gọi là máy quét, máy chụp ảnh và hình thức mới hơn là camscanner nghĩa là máy quét tài liệu bằng phương pháp chụp ảnh.

Ngày nay các thiết bị số hoá không những trở thành nhu cầu thiết yếu của thời đại mà còn là động lực của sự phát triển công nghệ, các ứng dụng phục vụ cho các ngành công nghiệp và dân sinh.

Lịch sử các phương tiện lưu trữ ghi nhận từ thời sơ khai như các bức tranh vẽ trong hang động,…. Trong thời đại công nghệ hiện đại thì dưới đây là những phương tiện lưu trữ tốt nhất từ trước tới nay.

Băng từ – Magnetic tape

Băng từ là một phương tiện ghi âm bằng từ tính được làm bằng một lớp phủ magnetizable mỏng trải trên cuộn phim nhựa dài và mỏng. Các thiết bị, định dạng đã phát triển từ những năm 1950 đáng chú ý nhất là hệ thông Uniservo, định dạng reel-to-reel và băng cassette nhỏ gọn. Và đến nay, công nghệ này vẫn đang tiếp tục phát triển với loại băng từ có thể lưu trữ gần 200 TB dữ liệu của Sony. Băng từ đã được đưa vào phục vụ con người như một phương tiện đáng tin cậy, giá thành hợp lí cho việc lưu trữ dữ liệu của phần lớn các máy tính trong lịch sử trước đây.

Ảnh

Băng từ đặt dấu ấn trong lịch sử âm nhạc và hình ảnh.

Vào thế kỉ trước thì băng từ là một trong những trụ cột của ngành công nghệ và giải trí có mặt trong các thiết bị chơi nhạc cầm tay, video gia đình, giải pháp lưu trữ,.… Thậm chí các trò chơi đầu tiên của máy tính cá nhân 8 bit ZX Spectrum, Commodore 64, Atari đều xuất hiên trên băng từ. Nếu thiếu định dạng lưu trữ này thì thời đại thông tin đã có thể bị lùi lại vài thập kỉ.

Đĩa mềm 3,5 inch

Đĩa mềm 8 inch và 5,25 inch được phát triển vào thập niên 70 đã được ứng dụng vào trong các ngành đặc thù. Nhưng đến đầu nhưng năm 1980, đĩa mềm 3,5 inch ra đời đã đánh dấu một phương tiện lưu trữ bỏ túi hoàn hảo cho thị trường máy tính cá nhân đang phát triển. Đĩa mềm 3,5 inch dễ dàng trong lưu trữ, cung cấp một lượng không gian lưu trữ khá tốt. Thời điểm đó hầu hết mọi người chỉ lưu trữ tệp tin văn bản và các chương trình ứng dụng nhỏ. Còn lưu trữ nhạc hay video trên máy tính vào thời điểm này thì là một giấc mơi của người dùng.

Ảnh

Vào cuối thập niên 80, đĩa mềm 3,5 inch có dung lương 1,44 MB đã được tiêu chuẩn hóa, và đó là thiết bị lưu trữ di động chiếm ưu thế cho đến khi đĩa quang CD đã có giá cả phải chăng trong cuối thập niên 90. Mặc dù một số nỗ lực để thay đổi như đĩa Zip hay đĩa Jaz nhưng vẫn không thể cản lại bước tiến công nghệ.

Sony là hãng cung cấp đĩa mềm 3,5 inch lớn nhất thế giới. Năm 2008, công ty chiếm 40% thị phần trên cả thế giới, và 70% ở Nhật Bản. Doanh số đĩa mềm 3,5 inch đạt mức cao nhất vào năm 2000 với 47 triệu đĩa, tuy nhiên đến năm 2009 con số này chỉ còn 8,5 triệu.

Khi iMac đầu tiên được giới thiệu vào năm 1998 không được trang bị ổ đĩa mềm, Apple đã bị chế giễu bởi nhiều chuyên gia công nghệ cao vào thời điểm đó bởi vì đĩa mềm 3,5 inch đã rất phổ biến. Và nay lịch sử đã chứng minh Apple đã quyết định đúng khi từ bỏ đĩa mềm.

Đĩa compact

Hiện nay một số những người đam mê âm nhạc vẫn đang còn sử dụng khá nhiều dòng sản phẩm này, những chiếc đĩa quang này đã mang âm nhạc vào thời đại kĩ thuật số. Những chiếc đĩa CD nhạc đầu tiên được giới thiệu vào đầu năm 1980 nhưng phải đến những năm 1990 định dạng này mới bắt đầu thực sự cất cánh.

Tiện ích đầu tiên mà định dạng quang học mang lại cho người dùng là khả năng cũng như chất lượng âm thanh không bị suy giảm khi nghe lặp đi lặp lại nhiều lần hiệu quả hơn để thay thế băng cassette trong các máy nghe nhạc di động. Đĩa CD được xem như là một cuộc cách mạng trong lĩnh vực giải trí số nhất là thời điểm Sony quyết định sử dụng đĩa quang để thay thế băng từ, một trong những điểm nhấn đó là Final Fantasy VII.

Ảnh

Ngoài thành công trong việc chuyển đối thế giới âm nhạc kĩ thuật số, đĩa CD cũng cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ và truy cập lượng dữ liệu lưu trữ khổng lồ với giá thành thấp. Ổ ghi đĩa CD bắt đầu bùng nổ vào cuối những năm 1990 đã đẩy đĩa mềm và đĩa Zip trở nên lỗi thời. Khả năng sao lưu với quy mô lớn đã trở nên thiết thực với người dùng bình dân. Các phương tiện lưu trữ đĩa quang này cũng tồn tại được thời gian khá dài và dần bị đẩy lùi bở các định dạng khá cao cấp hơn như thẻ nhớ flash giá rẻ. Mặc dù vậy đĩa quang là vẫn là một điểm nhất quan trọng trong lịch sử các thiết bị lưu trữ.

Thẻ SD- Secure Digital Card

Trong những năm 1990, một trong số những cạnh tranh về định dạng thẻ nhớ đươc đánh dấu bằng việc ra đời của 2 sản phẩm là CompactFlash và Memory Stick. Nhưng tại thời điểm này bởi giá thành khá cao nên cả 2 chuẩn thẻ nhớ này không được sử dụng rộng rãi.

Hiệp hội thẻ SD (SDA) được thành lập ngày 28/1/2000 bởi các tập đoàn Matsushita, Panasonic, SanDisk, Nintendo, Toshiba…. Và đến thời điểm hiện tại sau hơn 14 năm hoạt động thì thẻ SD đã trở thành một trong nhưng tiêu chuẩn lưu trữ.

Ảnh

Thẻ nhớ SD với thiết kế nhỏ gọn, dung lượng lớn và tốc độ cao đã trở thành phương tiện lưu trữ cho rất nhiều sản phẩm công nghệ tại thời điểm hiện tại. Có 4 dòng sản phẩm SD bao gồm : Hiệu suất tiêu chuẩn SDSC – Standard Capacity; Hiệu suất cao SDHC – High Capacity; Hiệu suất mở rộng SDXC – eXtended Capacity (SDXC); và loại thẻ kết hợp đầu vào/ ra dữ liệu SDIO.

Dòng sản phẩm SD còn được sử dụng rộng rãi trong điện tử tiêu dùng như điện thoại với tiêu chuẩn nhỏ gọn micro SD và có khả năng lưu trữ video 4k…

Ổ đĩa lai SSHD

Đĩa cứng HDD là một trong những phương tiện lưu trữ chi phối các thiết bị trong nhiều thập kỉ nay. Những chiếc đĩa cứng lưu trữ đầu tiên được ra năm vào thập niên 50 và phát triển mạnh mẽ cho đến hiện tại. SSD bắt đầu được sử dụng trong laptop mặc dù cho đến năm 2009, chi phí trên đơn vị lưu trữ của SSD vẫn đắt hơn HDD nhiều lần.

Ảnh

Và một định dạng mới ra đời là ổ đĩa lai SSD hay còn gọi là SSHD-solid-state hybrid drives. Bằng cách kết hợp giá thành thấp trên mỗi GB của HDD và tốc độ ấn tượng của SSD, định dạng SSHD đã nhanh chóng trở thành thiết bị lưu trữ di động cho người dùng tìm kiếm sự cân bằng hoàn hảo giữa chi phí và hiệu suấtt.

SSHD sử dụng các thuật toán “bộ đệm” (caching) do firmware của thiết bị điều khiển. Nó sẽ tính toán xem phần dữ liệu nào nên nằm trên phần flash và phần nào nằm trên các đĩa từ. Một Seagate SSHD dung lượng 1 TB lưu trữ truyền thống và 8 GB flash có giá khoảng 110 USD. Trong khi đó, một ổ cứng cung dung lượng nhưng định dạng SSD của Samsung có giá khoảng 450 USD.SSHD cũng cho một hiệu năng hoạt động tương đương đặc biệt là liên quan đến thời gian khở động. Vì thế SSD có thể là tương lai nhưng hiện tại là SSHD.

Theo PCworld

Như một xu thế bắt buộc, điện tử hóa để lưu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trường mạng internet đang là chủ đề được bàn luận và nghiên cứu rất nhiều trong khối cơ quan Nhà nước và các tổ chức lớn.

Trong những năm qua, việc điều hành, trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa các đơn vị với nhau, hay giữa cá nhân và tổ chức đã được điện tử hóa rất nhiều, đây là tín hiệu tốt và mang lại hiệu quả cao trong quản lý, điều hành.

Tuy nhiên do nhiều điều kiện khác nhau như ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng đều, trình độ sử dụng chưa cao, mức độ đầu tư chưa đủ lớn, nên việc tồn tại một khối lượng khổng lồ văn bản, tài liệu, sách báo bằng giấy vẫn còn là một thực tế.

Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giấy gây ra nhiều điều bất tiện từ bảo quản, quản lý, khai thác cho đến truy xuất, sử dụng tài liệu … Tất cả các khâu đều gây ra sự tốn kém, khó khăn, chậm trễ và lãng phí.

Một số cơ quan đã thực hiện việc “file hóa” tài liệu bằng máy quét và triển khai mô hình lưu trữ, quản lý điện tử. Những hệ thống kiểu này đã giải quyết được nhiều vấn đề như chuyển kho tài liệu giấy thành kho tài liệu ảnh để lưu trữ và quản lý trên mạng máy tính, bảo quản tài liệu tốt hơn, tiết kiệm chi phí, có cơ chế quản lý khoa học và đặc biệt việc khai thác của người dùng cũng đã trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhưng nếu đơn thuần chỉ “file hóa” tài liệu mà không chuyển đổi chúng thành dạng tài liệu số thực sự thì ý nghĩa của lưu trữ và quản lý điện tử cũng bị mất đi. Với kho tài liệu là ảnh quét, người dùng không thể thực hiện việc tìm kiếm toàn văn hay việc biên tập lại hoặc trích xuất các thông tin từ văn bản dạng ảnh cũng rất khó khăn và mất thời gian, hoàn toàn là việc gõ lại… Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp số hóa các kho tài liệu này đã trở nên thiết thực.

Theo khảo sát, hiện nay trên thị trường giải pháp số hóa tài liệu với công nghệ nhận dạng của hãng ABBYY được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng bài toán số hóa với các khả năng như nhận dạng tiếng Việt và 190 ngôn ngữ khác, độ chính xác đạt đến 97 – 98%, giữ nguyên giàn trang của văn bản, cho phép lưu tài liệu ra nhiều định dạng khác nhau như Doc, Excel, và PDF/A (định dạng file tối ưu nhất cho lưu trữ), có cơ chế làm việc tự động không cần giám sát, tính mở cao – dễ tích hợp vào các hệ thống khác để xây dựng nên các dây chuyền số hóa hoàn chỉnh.

Ngoài khả năng số hóa tài liệu mạnh, phần mềm nhận dạng của ABBYY còn cung cấp cơ chế bóc tách thông tin tự động, phân tích và trích xuất các thông tin nhất định trên các biểu mẫu và tài liệu, từ đó kết xuất các dữ liệu này tới các hệ thống quản lý – lưu trữ, thay thế cho việc nhập liệu thủ công như trước đây.

Có thể kể đến một số ứng dụng cụ thể của bóc tách thông tin tự động như: Nhập số liệu từ các loại báo cáo để đưa vào phân tích, nhập thông tin metadata của văn bản pháp qui để đưa vào quản lý, nhập thông tin từ các bộ phiếu survey, nhập thông tin khách hàng từ các application form… Việc ứng dụng bóc tách thông tin tự động mang lại nhiều ý nghĩa như giúp các tổ chức giảm chi phí nhập liệu, tăng tốc độ xử lý công việc, hiện đại hóa qui trình làm việc.

Đánh giá được khả năng làm việc và tính hiệu quả của các phần mềm số hóa tài liệu do ABBYY sản xuất, nhiều cơ quan đã đầu tư và triển khai giải pháp này nhằm số hóa các kho tài liệu khổng lồ hoặc ứng dụng vào việc hỗ trợ vào các công tác nghiệp vụ.

Để đáp ứng tốt nhất cho thị trường, ABBYY đã thiết lập đại diện chính thức và duy nhất tại Việt Nam để cung cấp các thông tin tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và thực hiện các hoạt động thương mại trực tiếp. Đặc biệt, người dùng có thể tham khảo thêm các thông tin chi tiết hoặc dùng thử sản phẩm tại địa chỉ trang web www.sohoa.com.vn.

(Nguồn: Công ty Đông Kinh)

Chuyển sách báo, văn bản, biểu mẫu tiếng Việt in trên giấy thành tài liệu lưu trữ trên máy tính và có thể chỉnh sửa thông qua các dịch vụ, phần mềm nhận dạng thông minh..

Với sự phổ biến của máy tính, mạng Internet, dữ liệu ngày nay hầu hết được lưu trữ trên máy tính để phục vụ việc tìm kiếm, sao lưu, biên tập.


Hình 1: Tài liệu mẫu kiểm tra các trang web, phần mềm dùng công nghệ OCR.

Nếu bạn là chuyên viên soạn thảo hợp đồng, nhân viên văn thư, muốn lưu trữ các bản hợp đồng, sách báo, các loại công văn tiếng việt… thành dạng văn bản lưu trên máy tính, có thể chỉnh sửa, tìm kiếm theo nội dung. Hoặc bạn là sinh viên đang làm luận văn tốt nghiệp, hiện giữ nhiều tài liệu quý trên bản in và bạn muốn bổ sung vào bài làm của mình để thêm phần phong phú… Nếu dùng máy quét, máy ảnh số để sao chụp, bạn chỉ có thể đọc mà không thể chỉnh sửa.Hiện nay, rất nhiều phần mềm cả có phí lẫn miễn phí dùng công nghệ nhận dạng ký tự quang học hay nhận dạng chữ in, chữ đánh máy (OCR – Optical Character Recognition) – cho phép trích xuất và chuyển đổi tài liệu dạng ảnh (ảnh từ máy quét, máy ảnh, tập tin PDF dạng ảnh…) thành các tài liệu có thể biên tập (dạng tập tin text, Word…) – hỗ trợ việc số hóa tài liệu tiếngViệt (nhận dạng văn bản tiếng Việt). Tùy vào độ phức tạp của văn bản: định dạng chữ hoa, chữ thường, chữ in nghiêng, khung bảng, biểu mẫu…, chất lượng ảnh, và tùy vào công nghệ nhận dạng riêng biệt của mỗi nhà phát triển sẽ có mức độ nhận dạng văn bản chính xác khác nhau. Ngoài công nghệ OCR, hiện nay còn có thêm nhiều công nghệ nhận dạng tiêu biểu khác như:

Hình 2: Kết quả sau khi nhận dạng tài liệu mẫu trên trang free-ocr.com.

Nhận dạng chữ viết tay hay ký tự thông minh (ICR – Intelligent Character Recognition): là sự phát triển ở mức cao hơn của công nghệ nhận dạng chữ in. Đối tượng nhận dạng của công nghệ ICR không chỉ là chữ in mà còn bao gồm cả chữ viết tay. Công nghệ nhận dạng chữ viết tay thường được dùng trong việc nhận dạng thông tin từ các tài liệu dạng biểu mẫu. Trên các tài liệu dạng này, một số thông tin được điền bằng tay tại các vị trí cố định (tờ khai mở tài khoản ngân hàng, tờ khai hải quan, phiếu đăng ký…).

Nhận dạng đánh dấu (OMR – Optical Mark Recognition): một số thiết bị nhận dạng đánh dấu truyền thống dựa vào nguyên lý phản xạ ánh sáng (tại các vùng có đánh dấu/tô, ánh sáng sẽ phản xạ yếu hơn các vùng trống khác), với các thiết bị này, yêu cầu về việc đánh dấu, tạo mẫu, cũng như yêu cầu về chất liệu giấy in rất khắt khe. Ngược với các thiết bị đánh dấu truyền thống, các phần mềm nhận dạng đánh dấu (Optical Mark Recognition – OMR) cho phép người dùng tự tạo các mẫu và in chúng trên các chất liệu giấy thông thường. Phần mềm sẽ xử lý ảnh quét của mẫu sau khi điền. Công nghệ OMR thường dùng để xử lý dữ liệu từ các phiếu điều tra hay các bài thi trắc nghiệm.


Hình 3: Một phần kết quả nhận dạng qua trang free-ocr.com, được sao chép ra tập tin Word.

Nhận dạng chữ mực từ hay ký tự từ tính (MICR – Magnetic Ink Character Recognition): một công nghệ nhận dạng ký tự dùng chủ yếu ở lĩnh vực ngân hàng nhằm tạo thuận lợi cho công tác xử lý kiểm tra thông tin. Công nghệ này cho phép các máy tính có thể đọc các thông tin vắn tắt (như số tài khoản) trên tài liệu in. Không giống như mã vạch, mã MICR con người có thể đọc được. Việc in bằng từ tính cho phép đọc các ký tự chính xác ngay cả khi chúng bị che khuất.

Để minh họa bài viết về công nghệ nhận dạng chữ in (OCR), chúng tôi dùng 2 trang web nhận dạng tài liệu tiếng việt: free-ocr.com, sohoa.com.vn và 1 phần mềm cài đặt trên máy tính: VietOCR. Cả free-ocr.com và VietOCR đều dùng bộ máy (engine) nhận dạng chữ in Tesseract (Tesseract OCR engine) – bộ máy OCR này được phát triển bởi HP Labs trong giai đoạn 1985-1995 và bây giờ là Google (http://code.google.com/p/tesseract-ocr). Với VietOCR, bạn có thể tùy biến theo yêu cầu vì đây là chương trình nguồn mở.

Free-ocr.com là dịch vụ miễn phí, hỗ trợ các định dạng ảnh thông dụng JPG, GIF, TIFF, BMP với dung lượng mỗi tập tin tải lên tối đa 2MB. Dịch vụ này cho phép trong mỗi giờ bạn chỉ có thể thực hiện 10 lần nhận dạng và trích xuất đoạn văn bản từ ảnh.

Hình 4: Giao diện hiển thị kết quả nhận dạng tài liệu trên trang sohoa.com.vn

Sohoa.com.vn là dịch vụ số hóa tài liệu trực tuyến dùng công nghệ nhận dạng tài liệu ADRT (Adaptive Document Recognition Technology) của hãng ABBYY – Nga. ADRT được dùng để nhận dạng các cấu trúc logic, cách dàn trang cũng như các định dạng khác nhau trong tài liệu nhiều trang, ví dụ như: mục lục, đầu trang, chân trang, chú thích, chú thích bảng, chú thích ảnh… Sohoa.com.vn hỗ trợ nhiều định dạng ảnh khác nhau từ TIFF, JPEG, JPEG 2000, PDF, BMP (đen trắng, xám, màu), PNG (đen trắng, xám, màu) cho đến PCX, DCX (đen trắng, xám, màu). Hiện nay, để sử dụng dịch vụ, người dùng đăng ký một tài khoản và sẽ có 30 trang số hóa tài liệu tiếng Việt miễn phí.

VietOCR là một chương trình nguồn mở Java/.NET, hỗ trợ nhận dạng tài liệu tiếng Việt ở dạng ảnh PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, và BMP. VietOCR có 2 phiên bản: phiên bản Java đòi hỏi Java Runtime Environment, 6.0 hoặc mới hơn. Phiên bản .NET cần Microsoft .NET Framework 2.0 Redistributable. Xem thêm http://vietocr.sourceforge.net.


Hình 5: kết quả (tập tin Word) sau khi nhận dạng tài liệu mẫu qua trang sohoa.com.vn

Để kiểm tra mức độ nhận dạng tài liệu tiếng Việt, chúng tôi đã thực hiện một tài liệu mẫu có cấu trúc gồm: bảng, đánh dấu số đầu dòng, in đậm, in nghiêng, chữ hoa, chữ thường, chia cột, chú thích ảnh. Kiểu chữ (font) dùng trong tài liệu mẫu là Arial, mã Unicode. Đầu tiên, thực hiện quét tài liệu mẫu bằng máy quét (chúng tôi dùng Kodak i4600 Scanner) với độ phân giải 200dpi, ảnh xám (grayscale), định dạng JPG. Xem hình 1.

Sau đó, truy cập free-ocr.com, bạn có thể thực hiện ngay việc số hóa tài liệu mà không cần tạo tài khoản đăng nhập. Chọn ngôn ngữ tiếng Việt, sau đó nhất nút “chọn tập tin” để tải lên tập tin cần nhận dạng. Nhập 2 từ xuất hiện ngẫu nhiên trong ô CAPTCHA, nhấn nút “Send file” và đợi vài giây. Kết quả sau khi dịch vụ free-ocr.com nhận dạng ảnh tài liệu tiếng Việt vừa tải lên: hình 2, hình 3.

Ở đây, bạn có thể dễ dàng nhận thấy, free-ocr.com không nhận dạng được bảng, định dạng chữ in đậm, in nghiêng, cột văn bản, không thể hiện được ảnh cùng chú thích và có một số lỗi nhận dạng chữ. Do đó bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để chỉnh sửa và định dạng lại.

Hình 6: tài liệu mẫu (bên trái) và kết quả nhận dạng trên phần mềm VietOCR (bên phải).

Thử kiểm tra với dịch vụ số hóa tài liệu tiếng Việt trên trang sohoa.com.vn. Truy cập sohoa.com.vn, chọn mục “SỐ HÓA”, tạo một tài khoản, đăng nhập tài khoản thành công bạn sẽ có 30 trang nhận dạng miễn phí. Chọn nút “tải file lên”, nhập tiêu đề, chọn ngôn ngữ tiếng Việt, chọn định dạng tập tin xuất ra *.doc (ngoài ra bạn có thể chọn các định dạng tập tin khác: *.xml, *.docx, *.xls, *.ppt, *.pdf, *.csv, *.html, …), nhấn nút “chọn tệp mới” để tải lên ảnh tài liệu tiếng Việt cần nhận dạng, sau đó nhấn nút “thêm mới” để thực hiện. Hình 4. Vài giây sau, kết quả sẽ hiển thị ngay trên giao diện màn hình web, nhấn biểu tượng Word để lưu tập tin đã được nhận dạng về máy. Hình 5.

Kết quả nhận dạng của dịch vụ sohoa.com.vn rất tốt. Tất cả cấu trúc tài liệu: bảng, đánh dấu số đầu dòng, định dạng in đậm, in nghiêng, chữ hoa, chữ thường, chia cột, chú thích ảnh đều thể hiện khá chính xác. Tài liệu sau khi nhận dạng cũng mắc một vài lỗi về chữ.

Sau cùng, chúng tôi thử nghiệm tài liệu mẫu với VietOCR. Truy cập http://sourceforge.net/projects/vietocr tải về bản VietOCR.NET-1.7_32.zip, giải nén và tiến hành cài đặt. Mở chương trình VietOCR, nhấn nút “Open”, chọn tập tin ảnh cần nhận dạng, chọn OCR Language là Vietnamese. Sau đó nhấn nút “OCR” để chương trình tiến hành nhận dạng. Kết quả sau khi nhận dạng: hình 6.

Cũng như dịch vụ free-ocr.com, VietOCR không nhận dạng được bảng, định dạng chữ in đậm, in nghiêng, cột văn bản, không thể hiện được ảnh cùng chú thích – do bộ máy Tesseract 2.0x không hỗ trợ dàn trang, nên chỉ có thể nhận diện văn bản với một cột chữ. Tesseract 3.0 đã tích hợp khả năng phân tích dàn trang, hỗ trợ nhận dạng các văn bản có nhiều cột (xem thêm http://vietocr.sourceforge.net). VietOCR cũng mắc một số lỗi nhận dạng chữ.

Qua các thử nghiệm trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy dịch vụ của sohoa.com.vn có khả năng nhận dạng tài liệu văn bản tốt nhất, với đầy đủ định dạng, hình ảnh. Tuy free-ocr.com, VietOCR nhận dạng tài liệu chưa tốt nhưng chúng hoàn toàn miễn phí.

Quốc Dũng

Tham khảo: 
en.wikipedia.org; vietocr.sourceforge.net; free-ocr.com; sohoa.com.vn

letanBộ phận văn thư, văn phòng đều là đầu mối của mọi văn bản, giấy tờ vào và ra của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Số lượng công văn ra vào tùy thuộc vào từng tổ chức nhưng thực tế là số lượng tích lũy ngày càng tăng.

Thông thường thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu vuông vào công văn, giấy tờ đến, điền số công văn và vào sổ rồi giao cho các bộ phận chịu trách nhiệm; nếu là công văn đi thì cũng đóng dấu vuông ghi sổ công văn đi. Những công việc này vẫn được diễn ra hàng ngày và đã trở thành lệ thường.

Có điều là rất khó quản lý từ quá trình đánh số và vào sổ đến các khâu tiếp theo, ngoài những sai sót do vô tình thì còn có thể xảy ra những sai phạm cố ý mà cũng rất khó phát hiện do văn phòng có quá nhiều việc phải làm hoặc ít để ý đến việc kiểm soát. Ngoài ra nếu những công văn này không được chia sẻ một cách có khoa học thì cũng là một điều rất khó khăn trong điều phối các công việc. Thế rồi đống giấy tờ, văn bản và cả tư liệu lưu trữ ngày một nhiều lên và rất khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần đến, nhiều khi vì ngại tìm mà người ta bỏ qua công việc này luôn.

v-archiveCác giải pháp “văn phòng điện tử” ngày càng có nhiều chức năng nhằm giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp tăng hiệu quả đáng kể trong việc quản lý các luồng công văn giấy tờ, phân công, phân quyền người dùng, một số có chức năng số hóa và quản lý và lưu trữ những tài liệu/tư liệu được số hóa, chia sẻ các tài liệu số và số hóa, v.v…

Tuy nhiên nhiều giải pháp vẫn còn vấp phải một số rào cản, đó là nhiều giải pháp còn cứng nhắc, phức tạp gây khó khăn cho người sử dụng và còn khá nhiều công đoạn cho quá trình số hóa, chính vì vậy người dùng ngại không thực hiện tất cả các chức năng của nó, nên kết quả còn thấp so với kỳ vọng.

Tại những văn phòng không quá lớn, ít khi được trang bị máy scan chuyên nghiệp, năng suất cao vì lý do đơn giản là không được sử dụng cường độ cao một cách liên tục, hơn nữa các loại giấy tờ sử dụng rất đa dạng nên máy scan tự động không thực hiện được. Nếu được trang bị máy scan chuyên nghiệp thì hiệu quả không cao và là sự lãng phí, chính vì vậy nên thường được trang bị máy scan để bàn là đủ. Với những máy này người dùng phải thao tác khá vất vả từ khâu chuẩn bị (preview), đến khâu scan và sau đó là đóng gói thành file số hóa theo tiêu chuẩn.

quy trinh van phongVới Camscanner V-Scan, việc số hóa hàng ngày có thể được thực hiện tại bất cứ nơi nào trong văn phòng, trở thành công việc hết sức đơn giản và nhanh chóng mà không chiếm không gian như một máy scan truyền thống. Nhân viên văn phòng chỉ cần đặt công văn đến/đi vào bàn và bấm cho từng trang rồi ghi lại tóm tắt chỉ mục để tiện cho việc tìm kiếm và bấm kết thúc là server V-Archive đã nhận được toàn bộ tài liệu số hóa mà không phải có thao tác “upload” nào. Với việc lưu trữ điện tử này, mọi dấu tích pháp lý như chữ ký, dấu và bút phê của lãnh đạo đều được lưu lại như những bản photocopy điện tử.

Sau đó là các công đoạn chuyển giao tài liệu bằng những chức năng của ứng dụng văn phòng như đã nêu trên. Ngoài ra những ứng dụng này còn có khả năng quản lý những tài liệu hoặc tư liệu soạn thảo nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm và quản lý tiến độ công việc.

Một chức năng quan trọng trong cả quá trình số hóa và lưu trữ là việc tích hợp và gắn những tài liệu lưu trữ tới những ứng dụng khác của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những tài liệu lưu trữ điện tử bởi V-Archive có thể được tìm kiếm nhanh chóng và được “gọi” ra từ các ứng dụng khác như ứng dụng văn phòng, ERP, cổng thông tin điện tử… và ngược lại những ứng dụng này cũng có thể “gọi” ứng dụng lưu trữ V-Archive đến để “cất giữ” tài liệu nhằm mục đích khai thác về sau.

Xây dựng nguồn tài nguyên số là một trong những mục tiêu quan trọng của tất cả các loại hình thư viện trên thế giới, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian. Quá trình xây dựng thư viện số, thư viện ảo, thư viện điện tử …đã được phát triển ở các nước phương Tây từ những năm 90 của thế kỉ XX. Nhưng ở Việt Nam, thư viện số, thư viện điện tử mới chỉ được quan tâm từ 6-7 năm trở lại đây. Và rất nhiều các cơ quan thông tin, thư viện hiện nay mới quan tâm tìm hiểu xem thư viện số là gì, xây dựng thư viện số thì cần những yếu tố gì? Trong phạm vi bài tham luận này, chúng tôi đưa ra một số kinh nghiệm triển khai dự án thư viện số để thảo luận.

I. Xây dựng một kế hoạch tổng thể về phát triển bộ sưu tập số

Xây dựng mục tiêu

Việc xây dựng thư viện số là nhằm đáp ứng năm (5) yêu cầu sau [1,13]:

  • Societies – Thoả mãn nhu cầu thông tin
  • Scenarios – Cung cấp dịch vụ thông tin
  • Spaces – Hiển thị đa phương tiện
  • Structures – Tổ chức cấu trúc thông tin
  • Streams – Truyền đạt thông tin

Xác định nguồn tin số hoá/cần số hoá:

2.1. Loại hình văn bản cần số hoá

  • Văn bản & Tài liệu: Sách, tạp chí, bài viết, báo cáo, luận văn, …
  • Âm thanh & Video: Bài nói chuyện, bài giảng, âm nhạc, phim ảnh, …
  • Thông tin địa lý: Hình ảnh, bản đồ, …
  • Thông tin sinh học: con người, động vật, thực vật, gen, …
  • Hình ảnh & Đồ hoạ: Hình ảnh 2D, 3D, bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ, …
  • Phần mềm & dữ liệu: chương trình, hình mẫu (model), mô phỏng (simulation), vv…

2.2. Xác định các nguồn/kho tài liệu đã được máy tính hoá

– Tài nguyên trong thư viện: tài liệu dạng truyền thống (sách, báo…), tài liệu đã được máy tính hoá (file âm thanh, file văn bản, các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn (luận văn, luận án, hình ảnh…)…

– Các hệ thống liên thông: thư viện khác, bảo tàng, trung tâm thông tin, …

3. Đánh giá cơ sở hạ tầng

–  Cơ sở hạ tầng CNTT: máy tính, máy chủ, hệ thống mạng và các hệ thống lưu trữ dữ liệu. Đánh giá khả năng có kho tài nguyên tại chỗ mang tính tập trung cùng với các hệ thống thư viện liên thông mang tính phân tán. Việc tổ chức liên thông và giao diện sử dụng hiệu quả là nhu cầu chỉ có cổng thông tin có thể giải quyết được
– Con người: kế hoạch yêu cầu có bao nhiêu nguồn nhân lực tham gia, trong đó có bao nhiêu nhân viên cơ hữu có đủ trình độ có thể tham gia dự án ngay, bao nhiêu nhân viên bên ngoài có thể thuê theo sự vụ, bao nhiêu nhân viên cần phải đào tạo để có thể thực hiện được công việc…?
– Nguồn lực tài chính: xác định ngân sách và kế hoạch giải ngân sát với thực tế để đảm bảo tiến độ triển khai dự án/ kế hoạch đề ra.
4. Những yêu cầu về quản lý tài liệu số hoá

  • Đối tượng là các chuỗi dữ liệu (ví dụ các biểu ghi thư tịch, các chuỗi hình ảnh) có cấu trúc (ví dụ Dublin Core hoặc video MPEG-7) kèm theo phương thức sử dụng (không chỉ đơn thuần biểu ghi hoặc nội dung văn bản)
  • Đa ngôn ngữ (Việt, Anh, Pháp, …):
  • Loại hình thông tin: toàn văn (full-text), tóm tắt, siêu dữ liệu
  • Đa phương tiện (multimedia): cấu trúc, chất lượng, tìm kiếm
  • Cấu trúc dựa trên chuẩn XML: DC, MODS, MARC 21 XML, …
  • Bộ sưu tập phân tán: Kleisli, CIMI, Z39.50, …
  • Tìm kiếm tổng quát: thu thập đa nguồn, chọn lọc tự động theo kinh nghiệm, tìm kiếm song song, hoà trộn kết quả
  • Truy cập: Phân quyền, phân cấp, IPR, tính phí, bảo mật và cá nhân hoá
  • Đối với tài liệu trên giấy:
  • Đối với những tài liệu không nhận dạng quang (gọi tắt là OCR) là những tài liệu xuất bản bằng hình thức in roneo, đánh máy chữ và chất liệu giấy rất xấu thì dung lượng sản phẩm phải nhỏ nhưng vẫn giữ được độ sắc nét của chữ, hình ảnh trong tài liệu.
  • Đối với tài liệu OCR (thường là những tài liệu in sau này có chất lượng tốt) thì sản phẩm phải có chức năng tìm kiếm toàn văn nội dung tài liệu (Searchable fulltext). Định dạng của sản phẩm đầu ra phong phú, bao gồm nhiều định dạng: doc, xls, txt, pdf…
  1. Phần mềm quản lý thư viện số và mô hình thư viện số

Phần mềm quản lý thư viện số là một phần không thể thiếu để quản lý nguồn tài nguyên số nói riêng và quản lý khai thác thư viện số nói chung. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý thư viện số từ những phần mềm thương mại của các công ty tin học như phần mềm thư viện số của Công ty CMC, Công ty Tinh Vân, Công ty lạc Việt…, cho đến các phần mềm mã nguồn mở như Dspace, Greenstone… Dưới đây là một mô hình thư viện số cơ bản trên thế giới:
Mô hình thư viện số cơ bản [2]
6. Vấn đề bản quyền tài liệu số hoá
Vấn đề bản quyền là vấn đề rất quan trọng đối với các thư viện hiện nay. Theo Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam, những tài liệu dưới đây không được bảo hộ bản quyền:

  • Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005; Chương I, Mục 1, Điều 15 “Các đối tượng không thuộc phạm vi bảo hộ quyền tác giả: 1. Tin tức thời sự thuần tuý đưa tin. 2. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản khác thuộc lĩnh vực tư pháp và bản dịch chính thức của văn bản đó. 3. Quy trình, hệ thống, phương pháp hoạt động, khái niệm, nguyên lý, số liệu”
  • Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005: Điều 27, khoản (a), (b) “…Tác phẩm không thuộc loại hình quy định tại điểm a khoản này có thời hạn bảo hộ là suốt cuộc đời tác giả và năm mươi năm tiếp theo năm tác giả chết; trong trường hợp tác phẩm có đồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào năm thứ năm mươi sau năm đồng tác giả cuối cùng chết”
Việc số hoá tài liệu cho thư viện số là không vi phạm bản quyền nếu: Tài liệu nằm ngoài bản quyền hoặc tài liệu được bảo hộ bản quyền nhưng số hoá để sử dụng với mục đích phi thương mại trong phạm vi hạn chế của thư viện, trường học, viện nghiên cứu.

Bản thân việc số hoá tài liệu không vi phạm bản quyền, việc vi phạm hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng (chẳng hạn dùng với mục đích thương mại làm ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của người nắm giữ bản quyền là vi phạm) và phạm vi sử dụng (ví dụ nếu phổ biến rộng rãi ra công chúng, ngoài phạm vi thư viện là vi phạm).
Việc download, phát tán tài liệu số hiện nay đang rất phổ biến ở Việt Nam đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của tác giả và các nhà xuất bản mà Nhà nước cần có những quy chế quản lý và xử phạt để bảo hộ quyền lợi chính đáng của tác giả và nhà xuất bản.

II. Giải pháp số hóa tài liệu tài liệu trên giấy
1. Quy trình số hóa tài liệu

 

2. Giải pháp số hóa tài liệu
Đối với loại hình tài liệu không OCR: Tài liệu sau khi scan có thể sử dụng một số phần mềm xử lý ảnh như: Photoshop, OmiPage, … để chỉnh sửa và chuyển đổi sang định dạng pdf. Đối với giải pháp này Công ty Đông Kinh đề xuất sử dụng phần mềm xử lý do công ty nghiên cứu và phát triểnSản phẩm sau khi số hóa:
Ảnh sau khi quét có dung lượng 95MB Ảnh sau khi xử lý dung lượng 115 KB
Sản phẩm đầu ra của phần mềm do Đông Kinh phát triển đạt được các yêu cầu:
  • Dung lượng nhỏ.
  • Độ sắc nét của tài liệu cao.
Giải pháp này có thể áp dụng cho các đơn vị có nguồn lực kinh tế hạn chế, hạ tầng kỹ thuật không cao. Yêu cầu cho giải pháp: Máy scan văn phòng, phần mềm xử lý của công ty Đông Kinh phát triển. Tổng chi phí cho giải pháp chưa đến một ngàn đô la Mỹ.
Sản phẩm đầu ra có thể được quản lý bằng các phần mềm mã nguồn mở sẵn có như: GreenStone, DSpace … Biên mục theo chuẩn Dublincore, XML …
Đối với loại hình tài liệu OCR: sử dụng phần mềm FineReader Engine của hãng ABBYY. Phần mềm này có một số ưu điểm nổi trội so với các giải pháp khác, đó là:
  • Xử lý hoàn hảo đối dữ liệu tiếng Việt: Mặc dù Kofax, Captiva đều là những giải pháp hàng đầu về số hóa và bóc tách thông tin trên thế giới, nhưng tại thời điểm này mới chỉ duy nhất ABBYY FineReader Engine có khả năng làm việc được với các tài liệu tiếng Việt.
  • Độ chính xác: Qua kiểm nghiệm và đánh giá, kết quả nhận dạng và bóc tách thông tin từ Báo cáo tài chính và Giấy yêu cầu mở thư tín dụng đạt trên 99%. Với tổ chức kiểm soát lỗi nhiều mức, kiểm soát lỗi do quá trình nhận dạng cho phép kiểm soát và hạn chế tối đa lỗi.
  • Tính linh hoạt: Với kiến trúc mở và mềm dẻo, ABBYY FineReader Engine cho phép đáp ứng các mô hình triển khai khác nhau, xử lý tập trung, xử lý tại các chi nhánh tùy theo yêu cầu của khách hàng.
  • Khả năng tích hợp: Với khả năng xử lý tất cả các định dạng ảnh phổ biến, làm việc được với tất cả các máy quét thông dụng trên thị trường, cho phép kết xuất kết quả ra nhiều định dạng file (Excel, XML, …) cho phép ABBYY FineReader Engine có thể tích hợp với hầu hết các hệ thống Back Office đã triển khai tại khách hàng.
  • Giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc:  ADRT (Adaptive Document Recognition Technology) là một bước tiến lớn trong công nghệ nhận dạng tài liệu; là một phần quan trọng và chỉ có trong công nghệ nhận dạng của ABBYY. ADRT được dùng để nhận dạng các cấu trúc logic, cách dàn trang cũng như các định dạng khác nhau trong tài liệu nhiều trang, ví dụ như: mục lục, đầu trang, chân trang, chú thích, chú thích bảng, chú thích ảnh, số trang v..v…Khi kết quả nhận dạng được lưu dưới dạng Microsoft Word, các định dạng trên được nhìn nhận như những đối tượng tương ứng trong Word chứ không đơn thuần chỉ là các khối văn bản. Để đạt được tính chính xác trong việc phân tích dàn trang, cấu trúc logic cũng như các định dạng trong tài liệu là do ADRT xem xét và xử lý các tài liệu nhiều trang như là một đối tượng tổng thể chứ không phải là tập hợp các trang riêng biệt. Với công nghệ ADRT, người dùng sẽ không mất, hoặc mất rất ít thời gian cho việc biên tập lại kết quả nhận dạng.
  • Kết xuất kết quả nhận dạng: FineReader Engine có khả năng chuyển đổi khối lượng lớn tài liệu giấy sang tài liệu số dưới các định dạng có thể tìm kiếm và biên tập được như MSWord, MSExcel, PDF, PDF/A. Đặc biệt là định dạng PDF/A, là định dạng được coi là định dạng lý tưởng để lưu trữ kết quả số hóa tài liệu hiện nay. Định dạng PDF/A gồm 2 lớp, lớp trên là ảnh quét, lớp dưới là text nhận dạng được.
    • Lớp ảnh quét là hình ảnh trung thực của tài liệu gốc nên nó mang đến cho người đọc tính chính xác của thông tin cũng như hình thức thể hiện.
    • Lớp dưới là text nhận dạng được, là cơ sở để các máy tìm kiếm có thể lập chỉ mục nội dung của tài liệu và qua đó người dùng có thể tìm kiếm nội dung trong tài liệu số.
    • Định dạng PDF/A có một điểm đặc biệt là: lớp text nhận dạng được dàn trùng khớp về vị trí với ảnh gốc. Bởi vậy, cho dù là đang đọc trên lớp ảnh nhưng người đọc có thể sao chép một cách chuẩn xác nội dung số của tài liệu gốc.
– Một số kết quả nhận dạng của tài liệu OCR:
+ Nhận dạng trang sách
+ Định dạng PDF hai lớp
Kết luận
Có rất nhiều các vấn đề mà các nhà thư viện hiện nay cần quan tâm khi xây dựng một kế hoạch/dự án phát triển thư viện số như: phát triển bộ sưu tập số, phát hiện và tổ chức nguồn tin, tìm tin/truy cập, tương tác người – máy/người sử dụng, hạ tầng thông tin-quản trị tri thức, lưu trữ số, dịch vụ số, ứng dụng mạng xã hội, sở hữu trí tuệ, an ninh mạng, các vấn đề văn hoá và luật pháp… Việc xây dựng, phát triển bộ sưu tập tài liệu số cho mỗi thư viện sẽ được tiến hành ở quy mô và mức độ khác nhau dựa trên thực lực của đơn vị cụ thể. Chúng tôi sẽ đi sâu phân tích những yêu cầu cụ thể ở những nghiên cứu tiếp theo.

Tuỳ theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ tại trụ sở chính các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;

h) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

Thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật, tham khảo về thời hạn lưu trữ các tài liệu tại đây.

Riêng đối với chế độ lưu trữ tài liệu kế toán được thực hiện theo Luật Kế toán 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành như sau:

Điều 40 Luật Kế toán năm 2003 quy định:

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Kế toán về từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ như sau:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

1. Chứng từ kế toán;

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị;

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệu quy định ở khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này, bao gồm: các loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên.

2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy phép thành lập được cấp, phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Khi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam kết thúc hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại đơn vị kế toán là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.

5. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì phân chia và lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới chia, tách.

6. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.

7. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.

2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.

5. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

6. Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

1. Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

2. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Lưu trữ chứng từ điện tử

Căn cứ Điều 18 và Điều 40 của Luật Kế toán, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

2. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

3. Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định như đối với lưu trữ chứng từ bằng bản giấy.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 30, khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 31 và Điều 32 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.

2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

5. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 31 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại khoản 4 và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại khoản 6 Điều 31 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc công việc.

Tiêu hủy tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu huỷ.

3. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.

2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

3. “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy./.

Sưu tầm

QUỐC HỘI

__________

Luật số: 03/2003/QH11

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

__________________

LUẬT

KẾ TOÁN

 

Để thống nhất quản lý kế toán, bảo đảm kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân;

Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khóa X, kỳ họp thứ 10;

Luật này quy định về kế toán.

 

CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Luật này quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Đối tượng áp dụng của Luật này bao gồm:

a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

b) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

c) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam ;

d) Hợp tác xã;

đ) Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác;

e) Người làm kế toán, người khác có liên quan đến kế toán.

2. Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hộ kinh doanh cá thể và tổ hợp tác, Chính phủ quy định cụ thể nội dung công tác kế toán theo những nguyên tắc cơ bản của Luật này.

Điều 3. Áp dụng điều ước quốc tế

Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định về kế toán khác với quy định của Luật này thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

2. Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.

3. Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

4. Nghiệp vụ kinh tế, tài chính là những hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán.

5. Đơn vị kế toán là đối tượng quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản 1 Điều 2 của Luật này có lập báo cáo tài chính.

6. Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính.

7. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

8. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

9. Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành.

10. Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.

11. Hành nghề kế toán là hoạt động cung cấp dịch vụ kế toán của doanh nghiệp hoặc cá nhân có đủ tiêu chuẩn, điều kiện thực hiện dịch vụ kế toán.

12. Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán.

13. Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán.

Điều 5. Nhiệm vụ kế toán

1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Yêu cầu kế toán

1. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.

2. Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.

3. Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

4. Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

5. Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

6. Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

Điều 7. Nguyên tắc kế toán

1. Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đơn vị kế toán không được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã ghi sổ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm; trường hợp có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.

3. Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

4. Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định tại Điều 32 của Luật này.

5. Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

6. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.

Điều 8. Chuẩn mực kế toán

1. Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Bộ Tài chính quy định chuẩn mực kế toán trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và theo quy định của Luật này.

Điều 9. Đối tượng kế toán

1. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Tiền, vật tư và tài sản cố định;

b) Nguồn kinh phí, quỹ;

c) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;

d) Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;

đ) Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước;

e) Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;

g) Nợ và xử lý nợ của Nhà nước;

h) Tài sản quốc gia;

i) Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.

2. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm các tài sản, nguồn hình thành tài sản theo quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1 Điều này.

3. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Tài sản cố định, tài sản lưu động;

b) Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

c) Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập;

d) Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;

đ) Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;

e) Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.

4. Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính, ngoài quy định tại khoản 3 Điều này còn có:

a) Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;

b) Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;

c) Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá.

Điều 10. Kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết

1. Kế toán ở đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị.

2. Khi thực hiện công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết như sau:

a) Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;

b) Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán. Kế toán chi tiết minh họa cho kế toán tổng hợp. Số liệu kế toán chi tiết phải khớp đúng với số liệu kế toán tổng hợp trong một kỳ kế toán.

3. Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động.

Điều 11. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán

Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:

1. Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”). Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ, phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam.

Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ để kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng tại Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đo�i do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Điều 12. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán

1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Điều 13. Kỳ kế toán

1. Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:

a) Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là mười hai tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết;

b) Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý;

c) Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.

2. Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới được thành lập được quy định như sau:

a) Kỳ kế toán đầu tiên của doanh nghiệp mới được thành lập tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán khác tính từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực.

4. Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn chín mươi ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng (+) với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng.

Điều 14. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Giả mạo, khai man, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa tài liệu kế toán.

2. Cố ý, thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật.

3. Để ngoài sổ kế toán tài sản của đơn vị kế toán hoặc tài sản liên quan đến đơn vị kế toán.

4. Huỷ bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ quy định tại Điều 40 của Luật này.

5. Ban hành, công bố chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán không đúng thẩm quyền.

6. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn đe dọa, trù dập người làm kế toán trong việc thực hiện công việc kế toán.

7. Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ hoặc mua, bán tài sản, trừ doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể.

8. Bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 50 và Điều 53 của Luật này.

9. Các hành vi khác về kế toán mà pháp luật nghiêm cấm.

Điều 15. Giá trị của tài liệu, số liệu kế toán

1. Tài liệu, số liệu kế toán có giá trị pháp lý về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật.

2. Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.

Điều 16. Trách nhiệm quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

1. Đơn vị kế toán có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.

2. Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

 

CHƯƠNG II
NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

 

MỤC 1
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 

Điều 17. Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Điều 18. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử.

Điều 19. Lập chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

5. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

Điều 20. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Hóa đơn bán hàng

1. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng. Trường hợp bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà người mua hàng không yêu cầu thì không phải lập hóa đơn bán hàng. Chính phủ quy định cụ thể các trường hợp bán hàng và mức tiền bán hàng không phải lập hóa đơn bán hàng.

2. Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ lập, giao hóa đơn bán hàng cho mình.

3. Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:

a) Hóa đơn theo mẫu in sẵn;

b) Hóa đơn in từ máy;

c) Hóa đơn điện tử;

d) Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán.

4. Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng. Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn bán hàng thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

5. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hóa đơn bán hàng hoặc lập hóa đơn bán hàng không đúng quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này và các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 22. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

1.Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

 

MỤC 2
TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ SỔ KẾ TOÁN

 

Điều 23. Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán

1. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.

2. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán.

3. Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán.

Điều 24. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán

1. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị.

2. Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Điều 25. Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán

1. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

2. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

3. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày, tháng ghi sổ;

b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;

đ) Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

4. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

5. Bộ Tài chính quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán.

Điều 26. Lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán

1. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị.

3. Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

Điều 27. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán

1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

3. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

7. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 25, Điều 26 của Luật này và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Điều 28. Sửa chữa sổ kế toán

1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau:

a) Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

b) Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

c) Ghi bổ sung bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.

2. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

3. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

4. Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính:

a) Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

b) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

c) Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản 1 Điều này.

 

MỤC 3
BÁO CÁO TÀI CHÍNH

 

Điều 29. Báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

2. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Bảng cân đối tài khoản;

b) Báo cáo thu, chi;

c) Bản thuyết minh báo cáo tài chính;

d) Các báo cáo khác theo quy định của pháp luật.

3. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Bảng cân đối kế toán;

b) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;

d) Bản thuyết minh báo cáo tài chính.

4. Bộ Tài chính quy định cụ thể về báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động.

Điều 30. Lập báo cáo tài chính

1. Đơn vị kế toán phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó.

2. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên.

3. Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.

4. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.

Điều 31. Thời hạn nộp báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật; đối với báo cáo quyết toán ngân sách thì thời hạn nộp báo cáo được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chính phủ quy định cụ thể thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách cho từng lĩnh vực hoạt động và từng cấp quản lý.

Điều 32. Nội dung công khai báo cáo tài chính

1. Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm;

b) Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước năm và các khoản thu, chi tài chính khác;

c) Đơn vị kế toán là đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi tài chính năm;

d) Đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân công khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đóng góp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết toán thu, chi từng khoản đóng góp.

2. Nội dung công khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:

a) Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;

b) Kết quả hoạt động kinh doanh;

c) Trích lập và sử dụng các quỹ;

d) Thu nhập của người lao động.

3. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán.

Điều 33. Hình thức và thời hạn công khai báo cáo tài chính

1. Việc công khai báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức:

a) Phát hành ấn phẩm;

b) Thông báo bằng văn bản;

c) Niêm yết;

d) Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.

2. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn sáu mươi ngày, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền duyệt.

3. Đơn vị kế toán là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán có sử dụng các khoản đóng góp của nhân dân phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền duyệt.

4. Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn một trăm hai mươi ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Điều 34. Kiểm toán báo cáo tài chính

1. Báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán thì phải được kiểm toán trước khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và trước khi công khai.

2. Đơn vị kế toán khi được kiểm toán phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về kiểm toán.

3. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán khi nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 31 của Luật này phải có báo cáo kiểm toán đính kèm.

 

MỤC 4
KIỂM TRA KẾ TOÁN

Điều 35. Kiểm tra kế toán

Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Nội dung kiểm tra kế toán

1. Nội dung kiểm tra kế toán gồm:

a) Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;

b) Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;

c) Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;

d) Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.

2. Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.

Điều 37. Quyền và trách nhiệm của đoàn kiểm tra kế toán

1. Khi kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải xuất trình quyết định kiểm tra kế toán. Đoàn kiểm tra kế toán có quyền yêu cầu đơn vị kế toán được kiểm tra cung cấp tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra kế toán và giải trình khi cần thiết.

2. Khi kết thúc kiểm tra kế toán, đoàn kiểm tra kế toán phải lập biên bản kiểm tra kế toán và giao cho đơn vị kế toán được kiểm tra một bản; nếu phát hiện có vi phạm pháp luật về kế toán thì xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về các kết luận kiểm tra.

4. Đoàn kiểm tra kế toán phải tuân thủ trình tự, nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra, không được làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường và không được sách nhiễu đơn vị kế toán được kiểm tra.

Điều 38. Trách nhiệm và quyền của đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán

1. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm:

a) Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra;

b) Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán.

2. Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có quyền:

a) Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định tại Điều 36 của Luật này;

b) Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

 

MỤC 5
KIỂM KÊ TÀI SẢN, BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

 

Điều 39. Kiểm kê tài sản

1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

2. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;

c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;

d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

4. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Điều 40. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Điều 41. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

 

MỤC 6
CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRONG TRƯỜNG HỢP ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CHIA, TÁCH, HỢP NHẤT, SÁP NHẬP, CHUYỂN ĐỔI HÌNH THỨC SỞ HỮU, 
GIẢI THỂ, CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG, PHÁ SẢN

 

Điều 42. Công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.

2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 43. Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách;

b) Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới; đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 44. Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán

1. Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp nhất.

2. Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Căn cứ vào các biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán;

b) Tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hợp nhất.

Điều 45. Công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán

1. Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập.

2. Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 46. Công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu

1. Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;

c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới.

2. Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.

Điều 47. Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản

1. Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;

b) Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt động;

c) Bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.

2. Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Toà án tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán theo quy định tại khoản 1 Điều này.

 

CHƯƠNG III
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN

 

Điều 48. Tổ chức bộ máy kế toán

1. Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán.

2. Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng. Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng).

3. Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật.

Điều 49. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán

1. Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Luật này.

2. Quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng.

3. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra.

Điều 50. Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán

1. Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.

2. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

3. Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

Điều 51. Những người không được làm kế toán

1. Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính.

2. Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.

3. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

4. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

Điều 52. Kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định tại Điều 5 của Luật này.

2. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ quy định tại khoản 1 Điều này còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán.

3. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.

4. Trường hợp đơn vị kế toán cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng thì người phụ trách kế toán phải có các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật này và phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Điều 53. Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau đây:

a) Các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật này;

b) Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên;

c) Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp.

2. Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng.

3. Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng phù hợp với từng loại đơn vị kế toán.

Điều 54. Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng

1. Kế toán trưởng có trách nhiệm:

a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;

c) Lập báo cáo tài chính.

2. Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.

3. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, ngoài các quyền đã quy định tại khoản 2 Điều này còn có quyền:

a) Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ;

b) Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng;

c) Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định;

d) Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.

CHƯƠNG IV
HOẠT ĐỘNG NGHỀ NGHIỆP KẾ TOÁN

 

Điều 55. Hành nghề kế toán

1. Tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật có quyền hành nghề kế toán.

2. Tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán phải thành lập doanh nghiệp dịch vụ kế toán theo quy định của pháp luật. Người quản lý doanh nghiệp dịch vụ kế toán phải có chứng chỉ hành nghề kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo quy định tại Điều 57 của Luật này.

3. Cá nhân hành nghề kế toán phải có chứng chỉ hành nghề kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo quy định tại Điều 57 của Luật này và phải có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán.

Điều 56. Thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng

1. Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật.

2. Việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật.

3. Đơn vị kế toán thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Điều 53 của Luật này.

5. Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán và người được thuê làm kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Điều 57. Chứng chỉ hành nghề kế toán

1. Công dân Việt Nam được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; không thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 51 của Luật này;

b) Có chuyên môn, nghiệp vụ về tài chính, kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về tài chính, kế toán từ năm năm trở lên;

c) Đạt kỳ thi tuyển do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tổ chức.

2. Người nước ngoài được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

a) Được phép cư trú tại Việt Nam;

b) Có chứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kế toán do tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế về kế toán cấp được Bộ Tài chính Việt Nam thừa nhận;

c) Đạt kỳ thi sát hạch về pháp luật kinh tế, tài chính, kế toán Việt Nam do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tổ chức.

3. Bộ Tài chính quy định chương trình bồi dưỡng, hội đồng thi tuyển, thủ tục, thẩm quyền cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 58. Quyền tham gia tổ chức nghề nghiệp kế toán

Đơn vị kế toán và người làm kế toán có quyền tham gia Hội kế toán Việt Nam hoặc tổ chức nghề nghiệp kế toán khác nhằm mục đích phát triển nghề nghiệp kế toán, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của hội viên theo quy định của pháp luật.

 

CHƯƠNG V
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ KẾ TOÁN

 

Điều 59. Nội dung quản lý nhà nước về kế toán

Nội dung quản lý nhà nước về kế toán bao gồm:

1. Xây dựng, chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kế toán;

2. Ban hành, phổ biến, chỉ đạo và tổ chức thực hiện văn bản pháp luật về kế toán;

3. Kiểm tra kế toán; kiểm tra hoạt động dịch vụ kế toán;

4. Hướng dẫn hoạt động hành nghề kế toán, tổ chức thi tuyển, cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán;

5. Hướng dẫn và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghề nghiệp kế toán;

6. Tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu khoa học về kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán;

7. Hợp tác quốc tế về kế toán;

8. Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về kế toán.

Điều 60. Cơ quan quản lý nhà nước về kế toán

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về kế toán.

2. Bộ Tài chính chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế toán.

3. Các bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý nhà nước về kế toán trong ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách.

4. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý nhà nước về kế toán tại địa phương.

 

CHƯƠNG VI
KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

 

Điều 61. Khen thưởng

Tổ chức, cá nhân có thành tích trong hoạt động kế toán thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 62. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về kế toán thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

 

CHƯƠNG VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

Điều 63. Hiệu lực thi hành

1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2004.

2. Pháp lệnh kế toán và thống kê ngày 10 tháng 5 năm 1988 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực.

Điều 64. Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành

Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật này.

Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003.

CHỦ TỊCH QUỐC HỘI

(Đã ký)

Nguyễn Văn An

QUỐC HỘI
_____

Luật số: 01/2011/QH13

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
___________

 

LUẬT

LƯU TRỮ

Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10;

Quốc hội ban hành Luật lưu trữ,

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.

2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

6. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

7. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị – xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

8. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị – xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị – xã hội.

9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này.

10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

15. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ

1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.

Điều 4. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ

1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.

Điều 5. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

d) Công trình, bài viết về cá nhân;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:

a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;

c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.

4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;

b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.

Điều 6. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.

Điều 7. Người làm lưu trữ

1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.

3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.

CHƯƠNG II

THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1

LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.

Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 14. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.

2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Mục 2

CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 15. Chỉnh lý tài liệu

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 16. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

Điều 17. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này.

Mục 3

THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 19. Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:

a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 20. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.

2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:

a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;

b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.

3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.

Điều 21. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Điều 22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

Điều 23. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.

Điều 24. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản

Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định;

3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

CHƯƠNG III

BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ,

HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 25. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.

Điều 26. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm

1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:

a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế – xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;

b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;

c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.

2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.

3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.

Điều 27. Thống kê nhà nước về lưu trữ

1. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.

2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.

3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;

b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;

c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

CHƯƠNG IV

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

Điều 30. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;

c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.

Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế – xã hội từng thời kỳ.

Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;

c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.

5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.

6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

Điều 31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.

Điều 32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 33. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.

Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

Điều 34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.

3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.

4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

CHƯƠNG V

ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ,

HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Điều 35. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

1. Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.

Điều 36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;

b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

3. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;

b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

Điều 37. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

b) Có lý lịch rõ ràng;

c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;

d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;

đ) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.

2. Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;

c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.

3. Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

4. Chính phủ quy định thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

CHƯƠNG VI

QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ

Điều 38. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị – xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.

5. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.

Điều 39. Kinh phí cho công tác lưu trữ

1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

d) Chỉnh lý tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Điều 40. Hợp tác quốc tế về lưu trữ

1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi.

2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:

a) Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ;

b) Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế;

c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế;

d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ.

CHƯƠNG VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 41. Hiệu lực thi hành

Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực.

Điều 42. Quy định chi tiết

Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền quy định chi tiết các điều, khoản được giao trong Luật.

Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.

 

CHỦ TỊCH QUỐC HỘI

(Đã ký)

Nguyễn Sinh Hùng

 2013_hot_products_5_megapixel_USB_Scanner
Máy quét tài liệu lấy nét tự động 5 megapixels (2544 x 1936).

Scan các tài liệu , giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,… khổ giấy scan có kích thước tối đa A3 (420 x 297 mm). Scan tập tài liệu có nhiều trang trong cùng 1 file và tự động theo thứ tự.

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc.

Giá: 7.618.000 VNĐ

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
Kích thước hộp:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2544×1936; 640×480
A3, A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
12x5x57cm (gập), 12x28cmx57cm (sử dụng)
N.W: 800g, G.W: 1400g
15cmx15cmx60cm
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Điều kiện chiếu sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét tự động, cân bằng sáng tự động
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
Tiếng Anh, tiếng Trung
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Trình chiếu mọi tài liệu hoặc vật thể
Quay phim
Gửi fax
Gửi e-mail
Phần mềm nâng cao V-Scan
Đặt mua ngay

 Scanner-standalone1
Máy quét tài liệu độc lập dùng trong giảng dạy, scan tài liệu khổ giấy kích thước tối đa A4 02camera

– Camera chính (tài liệu): 5 megapixels (2544 x 1936)
– Camera phụ (người): 2 megapixels (1600 x 1200)
– Lấy nét tự động, hoạt động độc lập dùng trong giảng dạy.

Scan các tài liệu , giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,… khổ giấy scan có kích thước tối đa A4 (297 x 210 mm).

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc.

Giá: 9.035.000 VNĐ

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kết nối máy tính:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
Kích thước hộp:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2544×1936; 640×480
A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
Có thể hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính
12x5x50cm (gập), 12x28cmx50cm (sử dụng)
N.W: 1200g, G.W: 2000g
15cmx15cmx60cm
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Điều kiện chiếu sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét tự động, cân bằng sáng tự động
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
Tiếng Anh, tiếng Trung
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Trình chiếu mọi tài liệu hoặc vật thể
Quay phim
Gửi fax
Gửi e-mail
Phần mềm nâng cao V-Scan
Đặt mua ngay

 P02-A4 Photo – scanner 5 megapixel (Có camera phụ chụp chân dung)

– Camera chính (tài liệu): 5 megapixels (2544 x 1936)
– Camera phụ (người): 640 x 480
– Lấy nét tự động, có thêm chức năng chụp chân dung.

Scan các tài liệu , giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,… khổ giấy scan có kích thước tối đa A4 (297 x 210 mm).

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc

Giá: 7.618.000 VNĐ

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
Kích thước hộp:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2544×1936; 640×480
A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
12x5x50cm (gập), 12x28cmx50cm (sử dụng)
N.W: 800g, G.W: 1400g
15cmx15cmx60cm
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Điều kiện chiếu sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét tự động, cân bằng sáng tự động
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
Tiếng Anh, tiếng Trung
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Trình chiếu mọi tài liệu hoặc vật thể
Quay phim
Gửi fax
Gửi e-mail
Phần mềm nâng cao V-Scan
Đặt mua ngay

SỐ HÓA
TỪ CHUYỆN THƯỜNG NGÀY ĐẾN ĐẠI SỰ

Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Thiết nghĩ chỉ là 1 bản sao thường để sử dụng lưu nội bộ, hãy làm thử phép tính đơn giản, nếu trung bình mỗi người lớn phải dùng 1 bản photocopy CMND/năm thì xã hội cần đến 50 triệu tờ giấy A4, riêng giá trị tiền giấy đã là 10 tỷ VNĐ, còn tổng giá trị lên đến 50 tỷ VNĐ. Với cách truyền thống, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc “photo” cho đến việc lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa.

Theo nhiều quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp và cơ quan tổ chức bắt buộc phải lưu trữ những tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động trong vòng 10 năm và có thể lâu hơn nữa. Lưu trữ còn giúp tổ chức, doanh nghiệp đỡ nhiều oan ức nếu gặp phải những rắc rối pháp lý nếu xảy ra. Tuy nhiên công việc này cũng hết sức khó khăn và tốn kém đối với mọi tổ chức.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản”.

Tưởng chừng như vậy đã đủ để thay thế kiểu truyền thống vì đã tiết kiệm được đủ thứ, nhưng cái thực sự được chính là ở các khâu sau đó. Thời gian khai thác sử dụng có thể giảm xuống hàng trăm thậm chí hàng ngàn lần. Ngoài ra còn các chức năng tiên tiến khác như tự động nhận dạng chữ (OCR) cũng giúp chúng ta có ngay được nội dung số. Với công nghệ quản lý tập trung, chúng ta còn có thể xác lập các chế độ bảo mật cao như quản lý người dùng, phân cấp/quyền, backup, quản trị rủi ro…

Để có hình ảnh cụ thể hơn, chúng ta có thể làm phép so sánh đơn giản giữa 2 phương pháp photocopy (sao đơn thuần) như sau:

So sánh giữa các phương pháp sao chép ( photo-copy)

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)

Tính toàn vẹn

Thấp

Cao → rất cao

Tính sẵn sàng

Thấp

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Trung bình

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Thấp, ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng dùng lại

Thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Khả thi

Và giữa 2 phương pháp lưu trữ:

So sánh giữa các phương pháp lưu trữ

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Mặc định

Theo NĐ 01/2013/NĐ-CP

Tính toàn vẹn

Rất cao

Cao

Tính sẵn sàng

Cao

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Cao

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng khôi phục

Rất thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Rất cao

Với những so sánh đơn giản trên, chúng ta có thể nhận thấy tính ưu việt hơn hẳn của việc số hóa các văn bản từ khâu photocopy cho đến những công tác văn thư-lưu trữ. Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Lưu trữ điện tử sẽ mặc nhiên được phát triển khi các nhu cầu photocopy điện tử tăng cao.

Lê Ngọc Quang

hieu-qua1. Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống

  • Việc lưu trữ bản cứng vẫn bắt buộc theo luật và theo quy định nội bộ. Nhưng nếu những kho lưu trữ giấy ít khi phải dùng đến thì có thể lưu trữ nén vào được và như vậy sẽ tiết liệm được ít nhất 30% chi phí kho lưu trữ hiện nay, do việc giảm thiểu sự khai thác các bản cứng.
  • Nhiều phân loại giấy tờ có thể được phép hủy sau 1-2 năm thì vẫn có thể giữ bản số hóa và hủy bản cứng để tiết kiệm chi phí lưu kho.
  • Theo kinh nghiệm nhiều nước phát triển như Singapore họ ứng dụng chữ ký số cho các bản lưu trữ điện tử (có tính pháp lý tương đương với bản cứng) thì có thể hủy được ngay một số loại bản giấy mà không cần lưu trữ nữa. Việc này chúng ta cần xây dựng cơ chế cho nó theo tinh thần của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

2. Tiết kiệm công lao động

Có thể tính toán cho sự tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan.

  • Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

3. Hiệu quả khai thác

  • Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.
  • Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên… nên tăng năng suất lao động của mỗi người.
  • Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý… đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.
  • Các nghiệp vụ chuyên ngành có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:
  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng chuyên ngành (ERP, ngân hàng, bảo hiểm…), chỉ cần bấm thêm 1 nút (tích hợp với hệ thống chuyên ngành bằng lệnh webservice) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và đã tạo sự liên kết với giao dịch chuyên ngành đã qua.
  • Khi cần tham khảo lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra sẵn sàng cho việc khai thác.

4. Hiệu quả quản lý

  • Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.
  • Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao.

5. Hiệu quả an ninh thông tin

  • Tính sẵn sàng: Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.
  • Tính toàn vẹn: Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn.
  • Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.

  • Với các phần mềm client V-Scan: có thể nâng cấp bằng một phần mềm mới thông qua việc download và cài đặt để thay thế phiên bản cũ, mọi dữ liệu đều không bị ảnh hưởng;
  • Với hệ thống V-Archive: Có 3 tầng riêng biệt (lõi, ứng dụng và dữ liệu) nên có thể được nâng cấp bất kỳ lúc nào mà không bị ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm cũng như những dữ liệu đang sử dụng. Có thể được cập nhật bằng sao chép hoặc thông qua FTP archive-networkmột cách tự động.

Khả năng mở rộng của hệ thống V-Archive

Những server rời rạc ban đầu vẫn có thể sẵn sàng cho sự kết nối với nhau nhằm mục đích khai thác tập trung khi cần tạo thành 1 khối dữ liệu lớn:

  • Cho phép khai thác lẫn nhau hoặc khai thác từ một khu vực tập trung.
  • Nếu không có nhu cầu kết nối thì server vẫn hoạt động độc lập, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hiện tại của đơn vị.