photocopy1Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến các công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Với cách truyền thống này, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc người dân phải đi “photocopy” cho đến việc cơ quan phải lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa. Nhiều ngân hàng lại còn “photocopy” ra giấy rồi sau đó có công đoạn scan để lưu trữ điện tử từ bản photocopy trắng-đen đó, vừa nhiêu khê vừa tốn kém.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản” hoặc đơn giản hơn có thể gọi là “photocopy điện tử”.

v-archive“Photocopy điện tử” là quá trình sao chép bằng những thiết bị sao chụp tài liệu như máy scanner hoặc camscanner V-Scan rồi lưu trữ thẳng trên máy chủ hoặc máy tính mà không cần qua khâu “in ra giấy”. Khi chúng ta cần sao lưu bất cứ loại giấy tờ gì (công văn, văn bản, CMND…) trong quy trình công việc, thì chỉ cần lấy giấy tờ đó, giải phápđặt vào bàn của camscanner và bấm nút rồi V-Scan sẽ xử lý ngay để bạn có được bản số hóa hoàn chỉnh kể cả việc nhận dạng chữ và sau đó V-Archive sẽ giúp công việc lưu trữ, sắp xếp thuận tiện cho việc khai thác về sau. Việc lưu trữ điện tử hết sức cần thiết cho việc lưu lại toàn bộ tài liệu đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ một cách đáng kể.

Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

nganhangmb512-02beeNgân hàng là nới phát sinh ra số lượng giao dịch rất lớn và cũng là nơi phải lưu trữ rất nhiều chứng từ giao dịch cũng như những tài liệu khác liên quan đến giao dịch như bản sao CMND, hợp đồng khách hàng, thế chấp, v.v… Chúng ta thường quen với việc nhân viên ngân hàng yêu cầu CMND và đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Theo khảo sát sơ bộ thì một ngân hàng cỡ trung bình phải lưu trữ hàng trăm triệu chứng từ, giấy tờ mỗi năm. Nghĩa là trên 1 tỷ tờ giấy trong vòng 10 năm, nếu được đóng hộp và xếp theo tiêu chuẩn lưu trữ thì số tài liệu này có bề dày trên 100 km. Như vậy việc lưu trữ giấy tờ sẽ hết sức tốn kém và việc khai thác còn tốn kém gấp bội mà hiệu quả rất thấp vì rất khó tìm kiếm và chia sẻ.

Nhu cầu lưu trữ điện tử đã thực sự cấp thiết đối với ngân hàng, nhưng đa số đi theo hướng tư duy kiểu “chuyên nghiệp”, nghĩa là lại sinh ra bộ phận chuyên nghiệp scan tất cả hàng đống giấy tờ và lưu trữ. Đây là một đầu tư rất lớn nhưng mang lại hiệu quả không cao vì các bản lưu trữ như vậy vẫn tách rời với nghiệp vụ phát sinh, vì vậy khâu tìm kiếm lại phải tìm cách “chắp nối” rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

v-archiveĐề xuất của VIAMI là các nghiệp vụ ngân hàng có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:

  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng ngân hàng, được trang bị trên bàn làm việc 1 máy camscanner V-Scan, chỉ cần bấm thêm 1 nút (phần mềm V-ScanV-Archive có thể được tích hợp với hệ thống ngân hàng) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và như vậy là tạo ngay được sự liên kết với giao dịch đã thực hiện.
  • Khi cần tham khảo tài liệu lưu trữ lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra từ V-Archive sẵn sàng cho việc khai thác.

Mỗi đơn vị (chi nhánh) có một server độc lập bao gồm CSDL quản lý và không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm nâng cao khả năng và tốc độ tìm kiếm đồng thời có mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm thư mục các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác). Về tổng thể, ngân hàng có ngay được các dữ liệu lưu trữ theo thời gian thực và có thể quản lý toàn bộ các tài liệu lưu trữ của các chi nhánh.

Như vậy công việc được chia đều cho mọi người và thực hiện ngay lúc phát sinh ra nghiệp vụ, số thao tác không tăng lên nhiều, nghiệp vụ có ngay liên kết với lưu trữ điện tử mà vừa có thể làm ngay cả “photocopy điện tử” khi cần. Về tổng thể nếu áp dụng quy trình này thì ngân hàng có thể tiết kiệm đáng kể các chi phí từ đầu tư đến các chi phí khai thác và quản lý, đồng thời tăng hiệu quả khai thác lên gấp bội.

Ngày 20/03/2014, Công ty Cổ phần Phần mềm đã tổ chức lễ ra mắt sản phẩm Số hóa và Văn thư lưu trữ tại Học viện Doanh nhân LP.

DSC_0501

Sau đây là slide trình bày và demo sản phẩm.

Và video clip bài trình bày của ông Lê Ngọc Quang, giám đốc công ty.

VTV2 đưa tin

VTC đưa tin

Hanoi TV đưa tin

Báo VietQ đưa tin

hieu-qua1. Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống

  • Việc lưu trữ bản cứng vẫn bắt buộc theo luật và theo quy định nội bộ. Nhưng nếu những kho lưu trữ giấy ít khi phải dùng đến thì có thể lưu trữ nén vào được và như vậy sẽ tiết liệm được ít nhất 30% chi phí kho lưu trữ hiện nay, do việc giảm thiểu sự khai thác các bản cứng.
  • Nhiều phân loại giấy tờ có thể được phép hủy sau 1-2 năm thì vẫn có thể giữ bản số hóa và hủy bản cứng để tiết kiệm chi phí lưu kho.
  • Theo kinh nghiệm nhiều nước phát triển như Singapore họ ứng dụng chữ ký số cho các bản lưu trữ điện tử (có tính pháp lý tương đương với bản cứng) thì có thể hủy được ngay một số loại bản giấy mà không cần lưu trữ nữa. Việc này chúng ta cần xây dựng cơ chế cho nó theo tinh thần của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

2. Tiết kiệm công lao động

Có thể tính toán cho sự tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan.

  • Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

3. Hiệu quả khai thác

  • Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.
  • Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên… nên tăng năng suất lao động của mỗi người.
  • Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý… đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.
  • Các nghiệp vụ chuyên ngành có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:
  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng chuyên ngành (ERP, ngân hàng, bảo hiểm…), chỉ cần bấm thêm 1 nút (tích hợp với hệ thống chuyên ngành bằng lệnh webservice) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và đã tạo sự liên kết với giao dịch chuyên ngành đã qua.
  • Khi cần tham khảo lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra sẵn sàng cho việc khai thác.

4. Hiệu quả quản lý

  • Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.
  • Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao.

5. Hiệu quả an ninh thông tin

  • Tính sẵn sàng: Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.
  • Tính toàn vẹn: Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn.
  • Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.