braun-novamat-slide-projector-963946Việc trình diễn bằng máy chiếu đã trở thành thói quen và không thể thiếu trong các buổi giới thiệu, giảng dạy và đào tạo. Tuy nhiên mọi trình chiếu mới dừng lại ở các Slides Powerpoint đã được soạn thảo trước. Một số nơi có thể được trang bị “bảng thông minh” với “bút điện tử” kết hợp với trình chiếu làm cho buổi trình diễn thêm sinh động, phong phú nhưng chỉ những đơn vị chuyên nghiệp mới có thể sở hữu được những thứ này.Overhead Projector

Nếu chúng ta đi ngược lại dòng thời gian, từ “slide projector” chỉ máy chiếu “phim diapositive” thời những năm 60-80 để trình chiếu như ở hình ảnh trên. Sau đó là phiên bản “máy chiếu vượt đầu” (overhead projector) như ở hình bên mà ở đó người ta đặt phim trong suốt lên mặt máy phát sáng và viết vẽ bằng bút đặc biệt (như bút viết bảng ngày nay) có thể viết lên phim nhựa để trình chiếu, phục vụ các công tác giảng dạy và đào tạo. Loại máy chiếu này giúp các nhà đào tạo hiển thị những ý tưởng cần truyền đạt ngay lập tức, trả lời các câu hỏi tại chỗ bằng máy chiếu và thể hiện một cách sống động bài giảng hoặc trong việc bảo vệ luận án…

Ngày nay những thiết bị này đã biến mất, nhưng nhu cầu thể hiện sống động trong giáo dục và đào tạo không mất đi. Người ta phải khắc phục bằng bảng viết, giấy viết khổ to… nhưng thực chất vẫn chưa đủ to như màn chiếu, còn việc biểu hiện đồ vật cho khán phòng thì hầu như không thể được mà phải thay bằng hình ảnh, clip để chiếu lên màn chiếu, chưa đủ tính thuyết phục nếu phải thực hiện sự thay đổi nào đó.

Scanner-standaloneVới Camscanner V-Scan, công việc “live show” bằng máy chiếu có thể được thực hiện dễ dàng. Bất cứ máy camscanner nào cũng đều có thể chiếu hình ảnh nó thu được ngay trước ống kính lên màn chiếu. Đào tạo viên có thể sử dụng những tài liệu giấy đang có trong tay như sách vở, tạp chí hoặc/và viết vẽ trên một trang giấy… đặt lên trên bàn và chiếu lên màn chiếu. Ngoài ra còn có thể đặt một số vật thể nhỏ để trình chiếu, vật thể có thể đang hoạt động (ví dụ như đồng hồ), kể cả việc phải vận hành hoặc can thiệp bằng tay, v.v… Trong thời gian trình chiếu có thể lưu lại ngay các hỉnh ảnh, kể cả quay phim để làm tài liệu.

Một thiết bị camscanner đặc biệt dành cho công việc này, đó là máy độc lập (A5MPA4AF), thiết bị này có 2 camera và có thể hoạt động độc lập mà không cần phải kết nối với máy tính (nhưng vẫn có thể kết nối được với máy tính như các thiết bị khác khi cần).

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể trang bị một vài máy camscanner V-Scan một cách dễ dàng (giá như một máy scan đơn giản), nhưng lại có thể sử dụng vào việc giới thiệu sản phẩm hoặc đào tạo…

(VietQ.vn) – logoCác kỹ sư Việt Nam đã hoàn thiện phần mềm V-scan và thiết bị Photo-scanner có nhiều tính năng ưu việt hơn máy photocopy truyền thống.

Cách photocopy với máy truyền thống hiện nay vừa gây tốn thời gian, vừa bất tiện và gặp khó khăn khi muốn lưu trữ. Nếu trung bình 1 người 1 năm chỉ photo một bản A4 thì cả nước phải tốn khoảng 50 triệu tờ giấy A4, ứng với chi phí khoảng 50 tỷ đồng.

Chính vì vậy, các kỹ sư của công ty VIAMI của Việt Nam đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm số hóa và lưu trữ điện tử V-scan và V-Archive, thiết bị Photo-scanner. Giá chỉ khoảng 2 – 5 triệu đồng dùng cho mỗi công ty.

Thay thế cách photocopy truyền thống

Photo-scanner có thể chụp tài liệu với 1 camera, chụp từng trang rời; chụp sách 2 camera: chụp sách 2 trang liền (lẻ và chẵn); chụp sách 1 camera: chụp sách 2 trang dính hoặc rời (lẻ và chẵn).

Photoscanner chụp ảnh sách

Photoscanner chụp ảnh sách

Đặc điểm của thiết bị Photo-scanner là cơ động (bỏ túi được), chụp nhanh và thuận tiện, chụp ảnh vật thể, tự động điều chỉnh, có thể chỉnh sửa trước và sau khi chụp, có thể quay phim, camera cho các cuộc họp trực tuyến, có thể làm trình chiếu (qua máy chiếu), có thể sử dụng làm e-fax, có thể e-mail ngay…

Phần mềm V-Scan là phần mềm máy trạm động xử lý hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Photo-scanner như tự động cân bằng ánh sáng, cân bằng độ sắc nét và tự động cắt (crop) và xoay ảnh về hướng ngang/dọc theo chiều đặt của tài liệu (kể cả khi đặt giấy bị lệch). Tuy nhiên người dùng vẫn có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắt khung… bằng tay nếu cần.

Giao diện số hóa thực hiện cho từng tài liệu và mỗi tài liệu có thể có nhiều “cặp” (folder) và mỗi folder có thể được kèm theo một hoặc nhiều tệp (file) số hóa theo trang (có thể hàng trăm trang). Các tài liệu đều được đặt tên tự động hoặc theo ý muốn của người dùng và có thể được kèm theo rất nhiều thông tin hỗ trợ cho việc tìm kiếm về sau gọi là “siêu dữ liệu” hoặc metadata.

Phần mềm có thể tự động ứng dụng luật đặt tên và nhận biết thứ tự chẵn lẻ khi chụp sách với 2 hình ảnh cùng một lúc và sắp xếp theo thứ tự chụp. Sản phẩm đầu cuối của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc và/hoặc những file hình đã xử lý hay file tài liệu số dùng để chia sẻ và khai thác, tất cả những sản phẩm số hóa đều có thể được lựa chọn và định dạng sẵn nhằm những mục đích khai thác khác nhau.

So sánh giữa các phương pháp sao chép (photo-copy)
Vấn đề
Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)
Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao
Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao
Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng dùng lại Thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất) Khả thi

 

Như vậy, so với cách photocopy truyền thống, Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống cách làm này tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan. Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.

Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên… nên tăng năng suất lao động của mỗi người.

Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý… đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.

Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.

Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao. Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.

Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn. Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.

Mở ra “kỷ nguyên” học liệu mở

Với công nghệ này, nếu các trường ĐH đồng loạt “số hóa” giáo trình và sử dụng chung nguồn tài nguyên này thì sinh viên có thể đọc tài liệu của tất cả các cơ sở giáo dục. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong đào tạo trực tuyến, tiết kiệm chi phí,  xã hội hóa giáo dục.

Trả lời Chất lượng Việt Nam về vấn đề này, ông Lê Ngọc Quang, Tổng Giám đốc VIAMI cho biết, nếu Bộ Giáo dục và Đào tạo có chủ trương này thì công ty sẵn sàng giúp các trường số hóa và chia sẻ dữ liệu, với chi phí hợp lý.

Phương Đông

Báo VietQ.vn

SỐ HÓA
TỪ CHUYỆN THƯỜNG NGÀY ĐẾN ĐẠI SỰ

Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Thiết nghĩ chỉ là 1 bản sao thường để sử dụng lưu nội bộ, hãy làm thử phép tính đơn giản, nếu trung bình mỗi người lớn phải dùng 1 bản photocopy CMND/năm thì xã hội cần đến 50 triệu tờ giấy A4, riêng giá trị tiền giấy đã là 10 tỷ VNĐ, còn tổng giá trị lên đến 50 tỷ VNĐ. Với cách truyền thống, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc “photo” cho đến việc lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa.

Theo nhiều quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp và cơ quan tổ chức bắt buộc phải lưu trữ những tài liệu, giấy tờ liên quan đến hoạt động trong vòng 10 năm và có thể lâu hơn nữa. Lưu trữ còn giúp tổ chức, doanh nghiệp đỡ nhiều oan ức nếu gặp phải những rắc rối pháp lý nếu xảy ra. Tuy nhiên công việc này cũng hết sức khó khăn và tốn kém đối với mọi tổ chức.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản”.

Tưởng chừng như vậy đã đủ để thay thế kiểu truyền thống vì đã tiết kiệm được đủ thứ, nhưng cái thực sự được chính là ở các khâu sau đó. Thời gian khai thác sử dụng có thể giảm xuống hàng trăm thậm chí hàng ngàn lần. Ngoài ra còn các chức năng tiên tiến khác như tự động nhận dạng chữ (OCR) cũng giúp chúng ta có ngay được nội dung số. Với công nghệ quản lý tập trung, chúng ta còn có thể xác lập các chế độ bảo mật cao như quản lý người dùng, phân cấp/quyền, backup, quản trị rủi ro…

Để có hình ảnh cụ thể hơn, chúng ta có thể làm phép so sánh đơn giản giữa 2 phương pháp photocopy (sao đơn thuần) như sau:

So sánh giữa các phương pháp sao chép ( photo-copy)

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)

Tính toàn vẹn

Thấp

Cao → rất cao

Tính sẵn sàng

Thấp

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Trung bình

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Thấp, ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng dùng lại

Thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Khả thi

Và giữa 2 phương pháp lưu trữ:

So sánh giữa các phương pháp lưu trữ

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Mặc định

Theo NĐ 01/2013/NĐ-CP

Tính toàn vẹn

Rất cao

Cao

Tính sẵn sàng

Cao

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Cao

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng khôi phục

Rất thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Rất cao

Với những so sánh đơn giản trên, chúng ta có thể nhận thấy tính ưu việt hơn hẳn của việc số hóa các văn bản từ khâu photocopy cho đến những công tác văn thư-lưu trữ. Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Lưu trữ điện tử sẽ mặc nhiên được phát triển khi các nhu cầu photocopy điện tử tăng cao.

Lê Ngọc Quang

Ngày 20/03/2014, Công ty Cổ phần Phần mềm đã tổ chức lễ ra mắt sản phẩm Số hóa và Văn thư lưu trữ tại Học viện Doanh nhân LP.

DSC_0501

Sau đây là slide trình bày và demo sản phẩm.

Và video clip bài trình bày của ông Lê Ngọc Quang, giám đốc công ty.

VTV2 đưa tin

VTC đưa tin

Hanoi TV đưa tin

Báo VietQ đưa tin

inovationNhững đột phá và sáng tạo về công năng của sản phẩm

  • Đặt giấy là chụp ngay;
  • Tự động chỉnh ảnh và cân bằng sáng;
  • Chụp xong chuyển thẳng lên server, không lưu file trên máy trạm.

Những đột phá và sáng tạo về công nghệ của sản phẩm

  • Tự động cắt: sử dụng thuật toán xác định góc giấy;
  • Tự động chỉnh nghiêng: tự động tính độ xiên (perspective) thông qua giá trị kích thước tuyệt đối và tương đối của khung và hình ảnh để chỉnh phẳng hình ảnh;
  • Tự động xoay: tính góc nghiêng so với khung chụp để tự động xoay thẳng hình ảnh lại;
  • Tự động đo sáng từng vùng để điều chỉnh xóa bỏ nhiễu ánh sáng khi chụp.

Những đột phá và sáng tạo trên các lĩnh vực khác

  • Kết hợp được các chức năng tự động với tất cả các máy chụp tài liệu chuyên nghiệp lẫn các máy không chuyên;
  • Các máy camscanner V-Scan còn có thể sử dụng cho các chức năng văn phòng khác như trình chiếu, chụp ảnh thẻ, chụp vật thể, v.v…