Ngày 20/03/2014, Công ty Cổ phần Phần mềm đã tổ chức lễ ra mắt sản phẩm Số hóa và Văn thư lưu trữ tại Học viện Doanh nhân LP.

DSC_0501

Sau đây là slide trình bày và demo sản phẩm.

Và video clip bài trình bày của ông Lê Ngọc Quang, giám đốc công ty.

VTV2 đưa tin

VTC đưa tin

Hanoi TV đưa tin

Báo VietQ đưa tin

comparisonDưới đây là bảng so sánh giữa phương pháp scan truyền thống và phương pháp ứng dụng V-Scan.

Bảng so sánh các phương pháp scan chụp

Scan truyền thống

Phương pháp V-Scan

Thời gian chụp+lưu 1 trang

2 phút

10”

Tập tài liệu có nhiều cỡ giấy

Máy tự động không thể cuộn nhiều cỡ và cắt nhiều khổ. Phải thay đổi cỡ bằng tay.

Tự động cắt mọi khổ giấy

Giấy đặt lệch

Kết quả lệch

Tự động xoay thẳng

Giấy mỏng, nhão

Scan tự động không thể cuốn

Có thể chụp bình thường

Giấy mỏng hoặc lằn 2 mặt

Rất khó xử lý

Dễ dàng xử lý

Giấy xoăn, vênh

Không thể cuộn tự động.

Có thể chụp bình thường

Tài liệu sách

Phải tháo gỡ, mất giá trị sách

Có thể chụp bình thường

Phương pháp hiệu chỉnh

Trước khi chụp hoặc chỉnh cho từng trang

Trước khi chụp: nhanh, công nghiệp và trực quan

Kết quả hiệu chỉnh

Chất lượng giấy khác nhau ra kết quả khác nhau

Tự động hiệu chỉnh ra kết quả đồng đều

Phương pháp đặt tên file

Phụ thuộc con người, lâu

Tự động theo thuật toán

Phương pháp lưu trữ

Upload từ máy trạm

Upload từ máy trạm hoặc trực tuyến ngay sau khi chụp

Files gốc và files khai thác

Không phân biệt

Lưu ở vùng khác nhau

Sản phẩm số hóa (đầu ra)

Các files rời rạc

Tập trung

Khả năng gắn chữ ký số

Có thể nhưng khó và đắt

Tự động hoặc theo yêu cầu

Khai thác theo nhu cầu

Khó khăn vì rời rạc

Tự động hóa

Để có hình ảnh cụ thể hơn, chúng ta có thể làm phép so sánh đơn giản giữa 2 phương pháp photocopy (sao chép đơn thuần) như sau:

Bảng so sánh giữa các phương pháp sao chép ( photo-copy)

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử V-Scan

Tính pháp lý

Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)

Tính toàn vẹn

Thấp

Cao → rất cao

Tính sẵn sàng

Thấp

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Trung bình

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Thấp, ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng dùng lại

Thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Khả thi

Và so sánh giữa 2 phương pháp lưu trữ:

Bảng so sánh giữa các phương pháp lưu trữ

Vấn đề

Truyền thống

Điện tử

Tính pháp lý

Mặc định

Theo NĐ 01/2013/NĐ-CP

Tính toàn vẹn

Rất cao

Cao

Tính sẵn sàng

Cao

Cao → rất cao

Tính bảo mật

Cao

Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ

Thấp

Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm

Rất cao

Ngay lập tức

Giá thành lưu trữ

Rất cao

Trung bình

Khả năng khôi phục

Rất thấp

Rất cao

Khả năng chia sẻ

Rất thấp

Cao

Phòng chống thảm họa

Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất)

Rất cao

1. Khả năng ứng dụngapplications

V-Scan và V-Archive có thể được ứng dụng rộng rãi tại bất kỳ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nào trên toàn quốc.

Giải pháp V-Archive hết sức thân thiện với người dùng, không cần phải đào tạo và cũng không cần phải chú ý gì khi khai thác lại có giá thành rất rẻ. V-Archive rất linh hoạt và có khả năng ứng dụng rất rộng rãi với nhiều phương pháp và môi trường khác nhau.

1.1. Ứng dụng độc lập

  • V-Scan có thể được cài trên một laptop hoặc cài sẵn trên 1 USB để mang đi cùng các thiết bị camscanner V-Scan rất nhỏ gọn và sau đó có thể sử dụng với bất kỳ máy tính nào. Người dùng có thể sử dụng ở mọi môi trường như phòng làm việc, nhà kho, phòng lưu trữ… Các sản phẩm số hóa được lưu ngay trong máy tính hoặc USB có chứa phần mềm.
  • V-Scan cũng có thể ứng dụng như trên với thiết bị không chuyên như webcam, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy điện thoại di động có khả năng kết nối với má tính… tuy nhiên chất lượng sẽ không được toàn diện như máy camscanner V-Scan chuyên nghiệp.

1.2. Ứng dụng trên hệ thống mạng

  • Client/server trong hệ thống V-Archive: V-Scan có thể thực hiện mọi thao tác như khi ứng dụng độc lập nhưng đã được kết nối với server V-Archive và tự động chuyển tải các sản phẩm số hóa lên server để xử lý việc lưu trữ cũng như các nghiệp vụ khác theo yêu cầu đặc biệt của tổ chức như đã nêu trên.
  • Client/server ngoài hệ thống V-Archive: V-Scan có thể có thêm chế độ kết nối bất kỳ server nào và tự động upload (hoặc đồng bộ dữ liệu) qua các giao thức FTP, SFTP tới địa chỉ lưu trữ cần thiết, một cách trong suốt và người sử không cần phải can thiệp.
  • V-Archive có chế độ hoạt động hoàn toàn trên web-base, không phụ thuộc vào bất cứ client nào. Có thể chụp ảnh tài liệu qua web-base nhưng có hạn chế về việc tự động xử lý như không tự động cắt ảnh, xoay ảnh như trong trường hợp V-Scan.

1.3. Ứng dụng tích hợp

  • V-Archive là kho lưu trữ các sản phẩm số hóa và có thể đạt được khả năng lưu trữ khổng lồ. V-Archive đã được phát triển với những thư viện cao cấp bao gồm những API và webservice để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng khác như ERP, ứng dụng ngân hàng, ứng dụng văn phòng… để có thể:
    • Scan-chụp để lưu trữ và đồng thời lưu lại các thông tin để gọi nhanh;
    • Tìm kiếm, gọi các sản phẩm số hóa đã được lưu trữ để đưa tới các ứng dụng khác.
  • Sẵn sàng tiếp nhận những yêu cầu tích hợp khác của các nhà phát triển khác nếu có.

2. Tính tương thích

  • V-Scan có thể chạy trên Windows mà không cần cài thêm bất cứ thư viện hay phần mềm nào kèm theo (có thể phát triển cho Linux và Mac nếu có nhu cầu);
  • V-Scan chấp nhận mọi camera khi kết nối vào máy tính mà không cần driver;
  • V-Archive có thể được cài đặt trên server Linux hoặc Windows;
  • V-Archive chấp nhận mọi trình duyệt Internet để truy cập, cập nhật và khai thác.

3. Khả năng triển khai

  • Rời rạc: triển khai tại các đơn vị một cách rời rạc, độc lập theo nhu cầu trước mắt. Sau này nếu có nhu cầu hợp nhất sẽ có phương án kỹ thuật phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu như mô hình trên. Mô hình này có thể triển khai tại các đơn vị nhỏ mà không cần đến bất cứ sự tích hợp nào về sau.
  • Đồng bộ: triển khai theo mô hình mạng lưới phân tán và đồng bộ hóa cho các điểm hoạt động khác nhau thành một khối thống nhất. Đây là mô hình của “đám mây riêng” cho từng doanh nghiệp/tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc điểm hoạt động.

4. Khả năng tích hợp

  • Làm kho dữ liệu cho các ứng dụng khác: V-Archive có thể cung cấp những giao thức cần thiết như API, webservice… để các ứng dụng khác (website, cổng thông tin, ERP, CRM…) khai thác an toàn và tiện lợi.
  • Tiếp nhận kho dữ liệu: V-Archive có khả năng tiếp nhận các kho dữ liệu sẵn có (kể cả chưa có siêu dữ liệu) và có thể được tăng cường một số chức năng nhằm cập nhật lại hoặc thêm siêu dữ liệu, một cách tự động hoặc bán tự động, giúp cho việc khai thác về sau.
  • Trao đổi 2 chiều: Có thể cung cấp hoặc tiếp nhận các API, webservce… với các ứng dụng khác nhằm trao đổi thông tin và dữ liệu giữa V-Archive và các giải pháp của doanh nghiệp.