document scaningCông ty VIAMI sẵn sàng phục vụ quý khách với dịch vụ số hóa tất cả các loại tài liệu, ấn phẩm dưới mọi hình thức. Dịch vụ số hóa tài liệu của VIAMI sử dụng giải pháp xử lý hình ảnh cao cấp, tối ưu hóa cao độ để số hóa và lưu trữ một khối tài liệu lớn, đa dạng về hình thức và chất liệu. Với đội ngũ kỹ sư giỏi, VIAMI có thể giúp quý khách hàng có được những hình ảnh và nội dung tài liệu hoàn hảo nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp, kể cả khi cần phải xử lý các trường hợp đặc biệt.

Những tài liệu có thể số hóa bao gồm:

  • Tài liệu công văn, giấy tờ lưu trữ của các tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp…;
  • Các loại tài liệu giấy các cỡ khác nhau từ cỡ thẻ đến A0 hoặc lớn hơn;
  • Bản đồ các cỡ;
  • Báo rời, hoặc đóng tập;
  • Tạp chí rời, hoặc đóng tập;
  • Sách (tất cả các khổ và không phải tháo rời);
  • Các loại ảnh, bưu phẩm, bộ sưu tập cá nhân…;
  • Các tài liệu cổ, quý hiếm…

Các dịch vụ có thể thực hiện:

  • Scan màu, xám, đen trắng, các khổ: từ A0, A1, A2, A3, A4, A5, thẻ…
  • Xử lý: căn chỉnh độ sáng, độ nét, nghiêng, tẩy trắng, cắt…
  • Nhận dạng chữ quang học (OCR) bằng phần mềm hiện đại, chuyển sang dạng text toàn bộ hoặc từng phần…
  • Biên mục siêu dữ liệu: cập nhật chỉ mục siêu dữ liệu theo định dạng của quý khách, siêu dữ liệu mô tả (chuẩn Dublin Core), siêu dữ liệu cấu trúc, siêu dữ liệu tùy chọn…

Các sản phẩm đầu ra:

  • Định dạng ảnh: RAW, TIFF, JPEG, PNG, PDF…
  • Ảnh màu (color 24 bit), ảnh xám (gray-scale 8 bit), ảnh đen trắng (B/W 2 bit).
  • Dạng text: RTF, Word, PDF…
  • Định dạng tài liệu điện tử: PDF, TIFF (multipage)
  • Siêu dữ liệu (metadata): XML

Chuyển tải tài liệu:

  • Lưu tài liệu trên các media do quý khách hàng lựa chọn: CD ROM, DVD ROM, FLASH Card, ổ cứng di động…
  • Đưa các tài liệu đã số hoá lên kho lưu trữ do quý khách hàng lựa chọn qua mạng Internet bằng giao thức FTP (public hoặc thông qua VPN bảo mật).

Cam kết chất lượng:

  • Sử dụng thiết bị hiện đại (máy scan và máy ảnh kỹ thuật số chất lượng cao).
  • Sản phẩm có độ phân giải tùy chọn, có thể đạt được rất cao, chất lượng tốt, đáp ứng mọi mục đích bảo quản và phổ biến tài liệu qua mạng.
  • Bảo đảm giữ an toàn cao nhất cho tài liệu, theo tiêu chuẩn ISO 27001.
  • Xử lý hình ảnh, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao như: tẩy trắng ảnh, chỉnh thẳng, xóa các vết nhiễu, tăng chất lượng ảnh…
  • Nhận diện quang học (OCR) tiếng Việt với độ chính xác cao.

Tùy vào đặc thù của công việc và yêu cầu của quý khách hàng mà chúng tôi sẽ thực hiện gói dịch vụ số hóa phù hợp, bao gồm: số hóa tại địa điểm của quý khách hàng (Onsite) và số hóa tại VIAMI (Offsite).

Số hóa Onsite

Nhân viên VIAMI sẽ mang các thiết bị cần thiết đến và thực hiện scan ngay tại văn phòng hoặc địa điểm nào đó do quý khách hàng chỉ định. Quy trình scan của chúng tôi thường thực hiện qua những bước sau:

  1. Nhận tài liệu: nhân viên VIAMI tiếp nhận tài liệu từ quý khách hàng sau khi người phụ trách ký cam kết bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO 27001:2005.
  2. Chuẩn bị tài liệu: các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp có thể được lấy ra khỏi tài liệu nếu thấy cần thiết (chúng tôi có công nghệ scan mà không cần tháo rời). Sau đó, tài liệu được phân loại và sắp xếp theo tập rồi kiểm tra chất lượng để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.
  3. Scan: toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị chuyên dụng. Ảnh scan sẽ được đặt tên tự động bởi phần mềm V-Scan theo đúng yêu cầu của quý khách hàng và được định dạng cần thiết. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng có thể thực hiện việc phân vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để lưu sang dạng text.
  4. Kiểm tra chất lượng: nhân viên VIAMI tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật. Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Số hóa Offsite

Nhân viên VIAMI sẽ đến địa điểm của quý khách hàng nhận tài liệu cần scan để đem về phòng scan sau khi đã ký cam kết bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO 27001:2005. Quy trình số hóa tại VIAMI cũng sẽ được thực hiện tương tự như scan tại địa điểm của quý khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối. Sau khi các bước của quy trình số hóa hoàn tất, VIAMI sẽ thực hiện giao trả vật chứa sản phẩm (CDR, DVDR, SD card, ỏ cứng di động…) cùng tài liệu giấy tận địa điểm của quý khách hàng. Ngoài ra, chúng tôi có thể giao trả bằng phương thức tải sản phẩm số hóa lên bằng giao thức FTP. Quý khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với sự chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của chúng tôi.

(VietQ.vn) – logoCác kỹ sư Việt Nam đã hoàn thiện phần mềm V-scan và thiết bị Photo-scanner có nhiều tính năng ưu việt hơn máy photocopy truyền thống.

Cách photocopy với máy truyền thống hiện nay vừa gây tốn thời gian, vừa bất tiện và gặp khó khăn khi muốn lưu trữ. Nếu trung bình 1 người 1 năm chỉ photo một bản A4 thì cả nước phải tốn khoảng 50 triệu tờ giấy A4, ứng với chi phí khoảng 50 tỷ đồng.

Chính vì vậy, các kỹ sư của công ty VIAMI của Việt Nam đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm số hóa và lưu trữ điện tử V-scan và V-Archive, thiết bị Photo-scanner. Giá chỉ khoảng 2 – 5 triệu đồng dùng cho mỗi công ty.

Thay thế cách photocopy truyền thống

Photo-scanner có thể chụp tài liệu với 1 camera, chụp từng trang rời; chụp sách 2 camera: chụp sách 2 trang liền (lẻ và chẵn); chụp sách 1 camera: chụp sách 2 trang dính hoặc rời (lẻ và chẵn).

Photoscanner chụp ảnh sách

Photoscanner chụp ảnh sách

Đặc điểm của thiết bị Photo-scanner là cơ động (bỏ túi được), chụp nhanh và thuận tiện, chụp ảnh vật thể, tự động điều chỉnh, có thể chỉnh sửa trước và sau khi chụp, có thể quay phim, camera cho các cuộc họp trực tuyến, có thể làm trình chiếu (qua máy chiếu), có thể sử dụng làm e-fax, có thể e-mail ngay…

Phần mềm V-Scan là phần mềm máy trạm động xử lý hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Photo-scanner như tự động cân bằng ánh sáng, cân bằng độ sắc nét và tự động cắt (crop) và xoay ảnh về hướng ngang/dọc theo chiều đặt của tài liệu (kể cả khi đặt giấy bị lệch). Tuy nhiên người dùng vẫn có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắt khung… bằng tay nếu cần.

Giao diện số hóa thực hiện cho từng tài liệu và mỗi tài liệu có thể có nhiều “cặp” (folder) và mỗi folder có thể được kèm theo một hoặc nhiều tệp (file) số hóa theo trang (có thể hàng trăm trang). Các tài liệu đều được đặt tên tự động hoặc theo ý muốn của người dùng và có thể được kèm theo rất nhiều thông tin hỗ trợ cho việc tìm kiếm về sau gọi là “siêu dữ liệu” hoặc metadata.

Phần mềm có thể tự động ứng dụng luật đặt tên và nhận biết thứ tự chẵn lẻ khi chụp sách với 2 hình ảnh cùng một lúc và sắp xếp theo thứ tự chụp. Sản phẩm đầu cuối của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc và/hoặc những file hình đã xử lý hay file tài liệu số dùng để chia sẻ và khai thác, tất cả những sản phẩm số hóa đều có thể được lựa chọn và định dạng sẵn nhằm những mục đích khai thác khác nhau.

So sánh giữa các phương pháp sao chép (photo-copy)
Vấn đề
Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)
Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao
Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao
Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng dùng lại Thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất) Khả thi

 

Như vậy, so với cách photocopy truyền thống, Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống cách làm này tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan. Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.

Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên… nên tăng năng suất lao động của mỗi người.

Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý… đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.

Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.

Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao. Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.

Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn. Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.

Mở ra “kỷ nguyên” học liệu mở

Với công nghệ này, nếu các trường ĐH đồng loạt “số hóa” giáo trình và sử dụng chung nguồn tài nguyên này thì sinh viên có thể đọc tài liệu của tất cả các cơ sở giáo dục. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong đào tạo trực tuyến, tiết kiệm chi phí,  xã hội hóa giáo dục.

Trả lời Chất lượng Việt Nam về vấn đề này, ông Lê Ngọc Quang, Tổng Giám đốc VIAMI cho biết, nếu Bộ Giáo dục và Đào tạo có chủ trương này thì công ty sẵn sàng giúp các trường số hóa và chia sẻ dữ liệu, với chi phí hợp lý.

Phương Đông

Báo VietQ.vn

nganhangmb512-02beeNgân hàng là nới phát sinh ra số lượng giao dịch rất lớn và cũng là nơi phải lưu trữ rất nhiều chứng từ giao dịch cũng như những tài liệu khác liên quan đến giao dịch như bản sao CMND, hợp đồng khách hàng, thế chấp, v.v… Chúng ta thường quen với việc nhân viên ngân hàng yêu cầu CMND và đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Theo khảo sát sơ bộ thì một ngân hàng cỡ trung bình phải lưu trữ hàng trăm triệu chứng từ, giấy tờ mỗi năm. Nghĩa là trên 1 tỷ tờ giấy trong vòng 10 năm, nếu được đóng hộp và xếp theo tiêu chuẩn lưu trữ thì số tài liệu này có bề dày trên 100 km. Như vậy việc lưu trữ giấy tờ sẽ hết sức tốn kém và việc khai thác còn tốn kém gấp bội mà hiệu quả rất thấp vì rất khó tìm kiếm và chia sẻ.

Nhu cầu lưu trữ điện tử đã thực sự cấp thiết đối với ngân hàng, nhưng đa số đi theo hướng tư duy kiểu “chuyên nghiệp”, nghĩa là lại sinh ra bộ phận chuyên nghiệp scan tất cả hàng đống giấy tờ và lưu trữ. Đây là một đầu tư rất lớn nhưng mang lại hiệu quả không cao vì các bản lưu trữ như vậy vẫn tách rời với nghiệp vụ phát sinh, vì vậy khâu tìm kiếm lại phải tìm cách “chắp nối” rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

v-archiveĐề xuất của VIAMI là các nghiệp vụ ngân hàng có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:

  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng ngân hàng, được trang bị trên bàn làm việc 1 máy camscanner V-Scan, chỉ cần bấm thêm 1 nút (phần mềm V-ScanV-Archive có thể được tích hợp với hệ thống ngân hàng) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và như vậy là tạo ngay được sự liên kết với giao dịch đã thực hiện.
  • Khi cần tham khảo tài liệu lưu trữ lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra từ V-Archive sẵn sàng cho việc khai thác.

Mỗi đơn vị (chi nhánh) có một server độc lập bao gồm CSDL quản lý và không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm nâng cao khả năng và tốc độ tìm kiếm đồng thời có mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm thư mục các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác). Về tổng thể, ngân hàng có ngay được các dữ liệu lưu trữ theo thời gian thực và có thể quản lý toàn bộ các tài liệu lưu trữ của các chi nhánh.

Như vậy công việc được chia đều cho mọi người và thực hiện ngay lúc phát sinh ra nghiệp vụ, số thao tác không tăng lên nhiều, nghiệp vụ có ngay liên kết với lưu trữ điện tử mà vừa có thể làm ngay cả “photocopy điện tử” khi cần. Về tổng thể nếu áp dụng quy trình này thì ngân hàng có thể tiết kiệm đáng kể các chi phí từ đầu tư đến các chi phí khai thác và quản lý, đồng thời tăng hiệu quả khai thác lên gấp bội.

V-Archive là giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ số lượng lớn cho đến rất lớn các tài liệu số hóa với mục đích tìm kiếm và khai thác nhanh chóng, đồng thời có khả năng tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp khác như ERP, văn phòng, quản trị nội dung… V-Archive sử dụng những chỉ mục (metadata) tự do định nghĩa bởi người dùng và có thể tìm kiếm theo từ khóa, ngữ cảnh, nội dung… một cách nhanh chóng.

1. Quy trình văn thư-lưu trữ

  1. Văn bản đến: Văn bản đến được trình lãnh đạo hoặc sơ lọc để quyết định lưu hành. Trước khi được lưu hành ở tổ chức thì mọi văn bản phải được số hóa và lưu trữ theo quy trình trên. Sau đó có thể phân công và lưu hành, chia sẻ… theo những quy trình được quy định trong nội bộ.
  2. Lưu chuyển nội bộ: Mọi văn bản và cả những file lưu hành trong nội bộ nhằm mục đích biên tập tại các phòng ban đều có thể thiết lập theo một quy trình đáp ứng với mọi quy trình lưu chuyển văn bản nội bộ.
  3. Văn bản đi: Mọi văn bản trước khi gửi đi (bằng thư tín, e-mail, fax…), dưới dạng nguyên bản đã được bút phê, ký và đóng dấu đều phải được số hóa và lưu trữ nhằm mục đích tìm kiếm và khai thác khi cần. Nếu gửi đi bằng fax hoặc e-mail thì có thể gửi ngay sau khi số hóa văn bản.
  4. Quy trình lưu trữ: Mỗi đơn vị có thể có một server độc lập (hoặc nằm trong hệ thống thống nhất) bao gồm không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa cho mọi tài liệu vào và ra. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm đáp ứng các nhu cầu của nghiệp vụ văn thư và nâng cao khả năng tìm kiếm đồng thời có thể mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác).quy trinh van phong

2. Quy trình quản lý và khai thác

  1. Phân quyền: Mỗi người dùng được phân quyền chi tiết và cụ thể theo từng nhóm.
  2. Tra cứu: Sau khi tìm được đúng hoặc gần đúng tài liệu mong muốn, người dùng có thể mở ra xem trước để xác định lại hoặc khai thác nếu đúng.
  3. Quản lý các giá trị của sản phẩm: 1 sản phẩm số hóa có thể có rất nhiều giá trị cần phải quản lý nhằm mục đích khai thác.
  4. Khai thác: Người dùng sẽ có quyền khai thác, chia sẻ… nếu được quyền.
  5. Khai thác có chọn lọc: Một số người dùng có thể có quyền chọn lọc nội dung (chọn một số trang, loại bỏ một số trang…) để tạo thành file PDF ngay tại chỗ nhằm mục đích chia sẻ/khai thác.gia tri tai lieu

3. Thuật toán tìm kiếm

Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa mà không cần phải chọn bất cứ trường siêu dữ liệu nào (giống như trên Google) hoặc tìm chọn theo tiêu chí trường mong muốn (ví dụ tác phẩm, tác giả, xuất bản, nội dung tóm tắt…). Tốc độ tìm kiếm rất cao kể cả đối với khối lượng dữ liệu rất lớn.

Công cụ tìm kiếm được chia thành 2 hoạt động chính bao gồm:

  1. Chỉ mục (index):

  • Dữ liệu đầu vào (thu thập được từ cơ sở dữ liệu, trang web, tập tin…);
  • Dữ liệu phi cấu trúc: không có phân định cấu trúc trường như tại các cơ sở dữ liệu SQL truyền thống;
  • Nội dung văn bản được tự động chuyển đổi thành những những đoạn văn “có thể tìm kiếm được” bằng phương pháp như sau: không phải mọi dữ liệu đều được kết thúc trong văn bản, chỉ những dữ liệu dùng để tìm kiếm được đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được đưa vào thành những trường linh động;
  • Xử lý việc sắp xếp từ ngữ tự động theo cấu trúc câu, ngữ pháp, cú pháp, từ đồng nghĩa với sự hỗ trợ của từ điển và từ vựng đặc trưng.
  • Văn bản được lưu lại với một cấu trúc và chỉ mục mới, index theo những từ riêng biệt. Mỗi index đều được lưu lại 1 số thông tin hỗ trợ như: tần suất từ, vị trí chữ, sự bù trừ…
  1. Tìm kiếm (search):

  • Xây dựng cách lọc và tìm kiếm: dựa trên những chuỗi hoặc dựa trên những luật định sẵn tại API (phần mềm lắp ghép);
  • Phân tích tìm kiếm: ứng dụng tương tự như index và cũng để cải tiến index;
  • Đọc và tìm lại thông tin chỉ số liên quan đến các từ phù hợp (tài liệu không phải nạp và thay đổi);
  • Các thông tin lấy ra sẽ được lọc và sắp xếp để xây dựng danh mục và tính toán giá trị cho từng tài liệu theo điểm số. Điểm số càng cao thì tài liệu càng được sắp xếp lên trên.
  • Kỹ thuật điểm: Vector mô hình không gian, TF-IDF (tần số hạn định – nghịch đảo tần số tài liệu)

4. Áp dụng chữ ký số

  • Chữ ký số đang được chấp nhận mặc định là chứng thực điện tử có giá trị tương đương như bản gốc và có giá trị pháp lý như bản gốc;
  • Chữ ký số vừa có giá trị pháp lý (chưa thấy có quy định về giá trị pháp lý trong lưu trữ tương đương với công chứng) vừa có giá trị kinh tế trong việc khai thác;
  • Cần khuyến cáo sử dụng các loại phần mềm soạn thảo có sẵn chức năng áp dụng chữ ký số;
  • Chữ ký số cho các file multimedia là một vấn đề khá khó khăn trong thời điểm hiện tại nhưng có thể giải quyết được.

5. Cấu trúc của phần mềm

5.1. Cốt lõi và động cơ

Giải pháp V-Archive là giải pháp phần mềm mã nguồn mở và dựa trên nền tảng của nhiều loại phần mềm nguồn mở khác nhau. Động cơ của giải pháp V-Archive bao gồm những phần sau đây:

  • Cơ sở dữ liệu phi cấu trúc
  • Phần mềm xử lý và chụp ảnh trực tuyến
  • Phần mềm index cơ sở dữ liệu
  • Phần mềm xử lý việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu
  • Phần mềm đọc và chuyển tải dữ liệu
  • Phần mềm quản lý người dùng

5.2. Giao diện của phần mềm

Hoàn toàn trên trình duyệt internet: khuyến cáo dùng Chromium hoặc Firefox.

5.3. Cài đặt và triển khai

  1. Công nghệ: Hệ thống sử dụng công nghệ lưu trữ, dữ liệu phân tán tiên tiến nhằm mục đích khai thác tối đa những lợi thế của điện toán đám mây khi cần, nhưng vẫn có thể khai thác riêng biệt mọi lúc mọi nơi.
  2. Đòi hỏi phần cứng: Mọi server (hoặc kể cả PC) đều có thể đáp ứng được công việc, tùy theo quy mô và đòi hỏi của khách hàng.
  3. Dung lượng: Trung bình 500KB cho 1 trang A4 (với tiêu chuẩn màu và chất lượng cao), như vậy với dung lượng 1 TB lưu trữ được 2 triệu trang A4. Dựa vào đó có thể tính được nhu cầu lưu trữ tối thiểu của tổ chức, doanh nghiệp theo từng năm để đáp ứng về dung lượng.
  4. Cài đặt: Chỉ cần cài đặt trên máy chủ. Bất cứ máy trạm nào với thiết bị scan-chụp cũng có thể tham gia công việc nếu được phân công và được phép, mà không cần phải cài bất cứ phần mềm nào.
  5. Triển khai: Chỉ cần triển khai một lần trên máy chủ và có thể ứng dụng được ngay trên bất cứ mạng nội bộ hoặc mạng riêng ảo nào.
  6. Hỗ trợ: Mọi sự hỗ trợ hoặc sửa chữa trên máy trạm có thể sử dụng “Team Viewer” để kết nối với 1 máy trạm trong mạng của đơn vị để truy cập, như vậy chủ nhân có thể nhìn thấy và kiểm soát mọi hành động của người hỗ trợ từ xa.

5.4. Khả năng triển khai

  • Rời rạc: triển khai tại các đơn vị một cách rời rạc, độc lập theo nhu cầu trước mắt. Sau này nếu có nhu cầu hợp nhất sẽ có phương án kỹ thuật phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu như mô hình trên. Mô hình này có thể triển khai tại các đơn vị nhỏ mà không cần đến bất cứ sự tích hợp nào về sau.
  • Đồng bộ: triển khai theo mô hình mạng lưới phân tán và đồng bộ hóa cho các điểm hoạt động khác nhau thành một khối thống nhất. Đây là mô hình của “đám mây riêng” cho từng doanh nghiệp/tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc điểm hoạt động.

5.5. Khả năng tích hợp

  • Làm kho dữ liệu cho các ứng dụng khác: V-Archive có thể cung cấp những giao thức cần thiết như API, webservice… để các ứng dụng khác (website, cổng thông tin, ERP, CRM…) khai thác an toàn và tiện lợi.
  • Tiếp nhận kho dữ liệu: V-Archive có khả năng tiếp nhận các kho dữ liệu sẵn có (kể cả chưa có siêu dữ liệu) và có thể được tăng cường một số chức năng nhằm cập nhật lại hoặc thêm siêu dữ liệu, một cách tự động hoặc bán tự động, giúp cho việc khai thác về sau.
  • Trao đổi 2 chiều: Có thể cung cấp hoặc tiếp nhận các API, webservce… với các ứng dụng khác nhằm trao đổi thông tin và dữ liệu giữa V-Archive và các giải pháp của doanh nghiệp.

5.6. Khả năng mở rộng của hệ thống V-Archive rời rạc

archive-networkNhững server rời rạc ban đầu vẫn có thể sẵn sàng cho sự kết nối với nhau nhằm mục đích khai thác tập trung khi cần tạo thành 1 khối dữ liệu lớn:

  • Cho phép khai thác lẫn nhau hoặc khai thác từ một khu vực tập trung.
  • Nếu không có nhu cầu kết nối thì server vẫn hoạt động độc lập, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hiện tại của đơn vị.