Như một xu thế bắt buộc, điện tử hóa để lưu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trường mạng internet đang là chủ đề được bàn luận và nghiên cứu rất nhiều trong khối cơ quan Nhà nước và các tổ chức lớn.

Trong những năm qua, việc điều hành, trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giữa các đơn vị với nhau, hay giữa cá nhân và tổ chức đã được điện tử hóa rất nhiều, đây là tín hiệu tốt và mang lại hiệu quả cao trong quản lý, điều hành.

Tuy nhiên do nhiều điều kiện khác nhau như ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng đều, trình độ sử dụng chưa cao, mức độ đầu tư chưa đủ lớn, nên việc tồn tại một khối lượng khổng lồ văn bản, tài liệu, sách báo bằng giấy vẫn còn là một thực tế.

Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu giấy gây ra nhiều điều bất tiện từ bảo quản, quản lý, khai thác cho đến truy xuất, sử dụng tài liệu … Tất cả các khâu đều gây ra sự tốn kém, khó khăn, chậm trễ và lãng phí.

Một số cơ quan đã thực hiện việc “file hóa” tài liệu bằng máy quét và triển khai mô hình lưu trữ, quản lý điện tử. Những hệ thống kiểu này đã giải quyết được nhiều vấn đề như chuyển kho tài liệu giấy thành kho tài liệu ảnh để lưu trữ và quản lý trên mạng máy tính, bảo quản tài liệu tốt hơn, tiết kiệm chi phí, có cơ chế quản lý khoa học và đặc biệt việc khai thác của người dùng cũng đã trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhưng nếu đơn thuần chỉ “file hóa” tài liệu mà không chuyển đổi chúng thành dạng tài liệu số thực sự thì ý nghĩa của lưu trữ và quản lý điện tử cũng bị mất đi. Với kho tài liệu là ảnh quét, người dùng không thể thực hiện việc tìm kiếm toàn văn hay việc biên tập lại hoặc trích xuất các thông tin từ văn bản dạng ảnh cũng rất khó khăn và mất thời gian, hoàn toàn là việc gõ lại… Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp số hóa các kho tài liệu này đã trở nên thiết thực.

Theo khảo sát, hiện nay trên thị trường giải pháp số hóa tài liệu với công nghệ nhận dạng của hãng ABBYY được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng bài toán số hóa với các khả năng như nhận dạng tiếng Việt và 190 ngôn ngữ khác, độ chính xác đạt đến 97 – 98%, giữ nguyên giàn trang của văn bản, cho phép lưu tài liệu ra nhiều định dạng khác nhau như Doc, Excel, và PDF/A (định dạng file tối ưu nhất cho lưu trữ), có cơ chế làm việc tự động không cần giám sát, tính mở cao – dễ tích hợp vào các hệ thống khác để xây dựng nên các dây chuyền số hóa hoàn chỉnh.

Ngoài khả năng số hóa tài liệu mạnh, phần mềm nhận dạng của ABBYY còn cung cấp cơ chế bóc tách thông tin tự động, phân tích và trích xuất các thông tin nhất định trên các biểu mẫu và tài liệu, từ đó kết xuất các dữ liệu này tới các hệ thống quản lý – lưu trữ, thay thế cho việc nhập liệu thủ công như trước đây.

Có thể kể đến một số ứng dụng cụ thể của bóc tách thông tin tự động như: Nhập số liệu từ các loại báo cáo để đưa vào phân tích, nhập thông tin metadata của văn bản pháp qui để đưa vào quản lý, nhập thông tin từ các bộ phiếu survey, nhập thông tin khách hàng từ các application form… Việc ứng dụng bóc tách thông tin tự động mang lại nhiều ý nghĩa như giúp các tổ chức giảm chi phí nhập liệu, tăng tốc độ xử lý công việc, hiện đại hóa qui trình làm việc.

Đánh giá được khả năng làm việc và tính hiệu quả của các phần mềm số hóa tài liệu do ABBYY sản xuất, nhiều cơ quan đã đầu tư và triển khai giải pháp này nhằm số hóa các kho tài liệu khổng lồ hoặc ứng dụng vào việc hỗ trợ vào các công tác nghiệp vụ.

Để đáp ứng tốt nhất cho thị trường, ABBYY đã thiết lập đại diện chính thức và duy nhất tại Việt Nam để cung cấp các thông tin tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và thực hiện các hoạt động thương mại trực tiếp. Đặc biệt, người dùng có thể tham khảo thêm các thông tin chi tiết hoặc dùng thử sản phẩm tại địa chỉ trang web www.sohoa.com.vn.

(Nguồn: Công ty Đông Kinh)

braun-novamat-slide-projector-963946Việc trình diễn bằng máy chiếu đã trở thành thói quen và không thể thiếu trong các buổi giới thiệu, giảng dạy và đào tạo. Tuy nhiên mọi trình chiếu mới dừng lại ở các Slides Powerpoint đã được soạn thảo trước. Một số nơi có thể được trang bị “bảng thông minh” với “bút điện tử” kết hợp với trình chiếu làm cho buổi trình diễn thêm sinh động, phong phú nhưng chỉ những đơn vị chuyên nghiệp mới có thể sở hữu được những thứ này.Overhead Projector

Nếu chúng ta đi ngược lại dòng thời gian, từ “slide projector” chỉ máy chiếu “phim diapositive” thời những năm 60-80 để trình chiếu như ở hình ảnh trên. Sau đó là phiên bản “máy chiếu vượt đầu” (overhead projector) như ở hình bên mà ở đó người ta đặt phim trong suốt lên mặt máy phát sáng và viết vẽ bằng bút đặc biệt (như bút viết bảng ngày nay) có thể viết lên phim nhựa để trình chiếu, phục vụ các công tác giảng dạy và đào tạo. Loại máy chiếu này giúp các nhà đào tạo hiển thị những ý tưởng cần truyền đạt ngay lập tức, trả lời các câu hỏi tại chỗ bằng máy chiếu và thể hiện một cách sống động bài giảng hoặc trong việc bảo vệ luận án…

Ngày nay những thiết bị này đã biến mất, nhưng nhu cầu thể hiện sống động trong giáo dục và đào tạo không mất đi. Người ta phải khắc phục bằng bảng viết, giấy viết khổ to… nhưng thực chất vẫn chưa đủ to như màn chiếu, còn việc biểu hiện đồ vật cho khán phòng thì hầu như không thể được mà phải thay bằng hình ảnh, clip để chiếu lên màn chiếu, chưa đủ tính thuyết phục nếu phải thực hiện sự thay đổi nào đó.

Scanner-standaloneVới Camscanner V-Scan, công việc “live show” bằng máy chiếu có thể được thực hiện dễ dàng. Bất cứ máy camscanner nào cũng đều có thể chiếu hình ảnh nó thu được ngay trước ống kính lên màn chiếu. Đào tạo viên có thể sử dụng những tài liệu giấy đang có trong tay như sách vở, tạp chí hoặc/và viết vẽ trên một trang giấy… đặt lên trên bàn và chiếu lên màn chiếu. Ngoài ra còn có thể đặt một số vật thể nhỏ để trình chiếu, vật thể có thể đang hoạt động (ví dụ như đồng hồ), kể cả việc phải vận hành hoặc can thiệp bằng tay, v.v… Trong thời gian trình chiếu có thể lưu lại ngay các hỉnh ảnh, kể cả quay phim để làm tài liệu.

Một thiết bị camscanner đặc biệt dành cho công việc này, đó là máy độc lập (A5MPA4AF), thiết bị này có 2 camera và có thể hoạt động độc lập mà không cần phải kết nối với máy tính (nhưng vẫn có thể kết nối được với máy tính như các thiết bị khác khi cần).

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể trang bị một vài máy camscanner V-Scan một cách dễ dàng (giá như một máy scan đơn giản), nhưng lại có thể sử dụng vào việc giới thiệu sản phẩm hoặc đào tạo…

Chủ để này đề cập đến vấn đề bản quyền đối với tài liệu được số hoá dùng trong thư viện số, tại đây chúng tôi trích dẫn một số điều trong Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam liên quan đến bản quyền đối với tài liệu và cũng so sánh với một số hệ thống luật bản quyền của thế giới để làm rõ vấn đề bản quyền đối với tài liệu xuất xứ từ nước ngoài.

Về vấn đề bản quyền, tài liệu được chia làm hai loại:

  • Tài liệu nằm ngoài bản quyền (Out-of-copyright)

+ Tài liệu xuất bản bởi chính phủ: vd.,văn bản pháp quy, số liệu thống kê, tài liệu thuộc lĩnh vực tư pháp

– Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam; Chương I, Mục 1, Điều 15 “Các đối tượng không thuộc phạm vi bảo hộ quyền tác giả: 1. Tin tức thời sự thuần tuý đưa tin. 2. Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản khác thuộc lĩnh vực tư pháp và bản dịch chính thức của văn bản đó. 3. Quy trình, hệ thống, phương pháp hoạt động, khái niệm, nguyên lý, số liệu”

– Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003 (US Copyright 2003) – DMCA 1998: §105 “Copyright protection under this title is not available for any work of the United State Government, …”

+ Tài liệu đã thuộc về công chúng (Public domain): tài liệu có bản quyền nhưng đã hết thời gian bảo hộ.

– Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005: Điều 27, khoản (a), (b) “…Tác phẩm không thuộc loại hình quy định tại điểm a khoản này có thời hạn bảo hộ là suốt cuộc đời tác giả và năm mươi năm tiếp theo năm tác giả chết; trong trường hợp tác phẩm có đồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào năm thứ năm mươi sau năm đồng tác giả cuối cùng chết”

– Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003: §302, Khoản (a) “In general – Copyright in a work created on or after January 1, 1978 subsists from its creation and, except as provided by the following subsections, endures for a term consisting of the life of author and 70 years after the author’s death”

(Những tác phẩm xuất bản trước năm 1923 thường sẽ thuộc về công chúng)

  • Tài liệu được bảo vệ theo luật bản quyền

+ Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005: Điều 25: Các trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao , khoản (a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cá nhân, (d) “Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu”

+ Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003 (DMCA 1998): §107 … the fair use of a copyrighted work, including such use by reproduction in copies or phonorecords or by any other means specified by that section, for purposes such as criticism, comments, news reporting, teaching (including multi copies for classroom use), scholarship, or research, is not an infringement of copyright”

+ Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003 (DMCA 1998):§108 Khoản (a) it is not an infringement of copyright for a library or archives,or any of its employees acting within the scope of their employment, to reproduce no more than one copy or phonorecord of a work, except as provided in subsections (b) and (c), or to distribute such copy or phonorecord, under the conditions specified by this section, if

(1) the reproduction or distribution is made without any purpose of direct or indirect commercial advantage;

(2) the collections of the library or archives are (i) open to the public, or (ii) available not only to researchers affiliated with the library or archives or with the institution of which it is a part, but also to other persons doing research in a specialized field; and

(3) the reproduction or distribution of the work includes a notice of copyright that appears on the copy or phonorecord that is reproduced under the provisions of this section, or includes a legend stating that the work may be protected by copyright if no such notice can be found on the copy or phonorecord that is reproduced under the provisions of this section.

+ Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003 (DMCA 1998):§108 Khoản (c) “The rights of reproduction and distribution under this section apply to three copies or phonorecords of an unpublished work duplicated solely for purposes of preservation and security or for deposit for research use in another library or archives of the type described by clause (2) of subsection (a), if

(1) the copy or phonorecord reproduced is currently in the collections of the library or archives; and

(2) any such copy or phonorecord that is reproduced in digital format is not otherwise distributed in that format and is not made available to the public in that format outside the premises of the library or archives.

+ Tham khảo Luật bản quyền Hoa Kỳ 2003 (DMCA 1998):§108 Khoản (c) The right of reproduction under this section applies to three copies or phonorecords of a published work duplicated solely for the purpose of replacement of a copy or phonorecord that is damaged, deteriorating, lost, or stolen, or if the existing format in which the work is stored has become obsolete, if

(1) the library or archives has, after a reasonable effort, determined that an unused replacement cannot be obtained at a fair price; and

(2) any such copy or phonorecord that is reproduced in digital format is not made available to the public in that format outside the premises of the library or archives in lawful possession of such copy.

Kết luận:

+ Luật sở hữu trí tuệ VN 2005 và US DMCA 1998 và US copyright 2003 được tạo ra phù hợp với TRIP Agreement-WTO, WIPO Copyright Treaty, Bern Convention 1979. Về cơ bản thì Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam phù hợp với các hệ thống luật bản quyền trên thế giới tuy nhiên luật của thế giới chi tiết hơn nên các thư viện Việt Nam phải lưu ý tuân thủ các điểm chi tiết này trong trường hợp sử dụng các tài liệu có xuất xứ từ nước ngoài.

+ Việc số hoá tài liệu cho thư viện số là không vi phạm bản quyền nếu:

– Tài liệu nằm ngoài bản quyền

– Tài liệu được bảo hộ bản quyền nhưng số hoá để sử dụng với mục đích phi thương mại trong phạm vi hạn chế của thư viện, trường học, viện nghiên cứu.

Bản thân việc số hoá tài liệu không vi phạm bản quyền, việc vi phạm hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng (chẳng hạn dùng với mục đích thương mại làm ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của người nắm giữ bản quyền là vi phạm) và phạm vi sử dụng (ví dụ nếu phổ biến rộng rãi ra công chúng, ngoài phạm vi thư viện là vi phạm).

Tham khảo thêm toàn văn Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam trên trang web của Cục bản quyền tác giả.

(Theo http://www.ted.com.vn/)

Tuỳ theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ tại trụ sở chính các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;

h) Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

Thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật, tham khảo về thời hạn lưu trữ các tài liệu tại đây.

Riêng đối với chế độ lưu trữ tài liệu kế toán được thực hiện theo Luật Kế toán 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành như sau:

Điều 40 Luật Kế toán năm 2003 quy định:

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Kế toán về từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ như sau:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

1. Chứng từ kế toán;

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;

3. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị;

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệu quy định ở khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này, bao gồm: các loại hợp đồng, Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, Quyết định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu; biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán có thể thuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên.

2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy phép thành lập được cấp, phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Khi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam kết thúc hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sản được lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tại đơn vị kế toán là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.

5. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì phân chia và lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới chia, tách.

6. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.

7. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.

2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.

2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.

5. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

6. Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ chức kiểm toán độc lập.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

1. Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

2. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Lưu trữ chứng từ điện tử

Căn cứ Điều 18 và Điều 40 của Luật Kế toán, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

2. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

3. Thời điểm, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ điện tử thực hiện theo quy định như đối với lưu trữ chứng từ bằng bản giấy.

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 30, khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 31 và Điều 32 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

1. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.

2. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

5. Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 31 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại khoản 4 và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại khoản 6 Điều 31 của Nghị định số 129/2004/NĐ-CP được tính từ ngày kết thúc công việc.

Tiêu hủy tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu huỷ.

3. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán

Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:

1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.

2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

3. “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy./.

Sưu tầm

 vscan

V-SCANST Phần mềm scan tự động xử lý hình ảnh

V-SCANCS Phần mềm client scan tự động

V-SCANBK Phần mềm scan sách tự động xử lý hình ảnh

Giá V-SCANST: 2.400.000 VNĐGiá V-SCANCS: 3.600.000 VNĐGiá V-SCANBK: Liên hệ

Thông số kỹ thuật

Hệ điều hành:
Yêu cầu tối thiểu:
Cài đặt:
Bộ nhớ tiêu thụ:
Bản quyền:
Hoạt động:
Nâng cao:
Windows, Linux, MacOS, Android
1GB RAM, ổ đĩa 100 MB
USB hoặc qua mạng
100-300 MB
Thử miễn phí. Mua bản quyền vĩnh viễn
Độc lập trên máy tính cá nhân
Máy trạm trong hệ thống client/server
Chế độ màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Nhận dạng tài liệu:
Chỉnh xoay hình ảnh:
Chỉnh hình ảnh nghiêng:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Điều chỉnh độ sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
24 bits, 8 bits, 2 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
Viền giấy, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết
Xoay thẳng lại nếu giấy để lệch góc
Chỉnh lại góc độ hình ảnh để tài liệu thẳng thắn lại
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Cân bằng sáng tự động
Tiếng Anh, tiếng Việt
Đặt tên tài liệu:
Tên tệp:
Tên trang:
Định dạng các file đầu ra:
Định dạng các file đầu ra nhiều trang:
Đặt tên và chỉ định nơi lưu trữ
Tên các tệp trong tài liệu tự động theo thứ tự
Mỗi tệp có thể có nhiều trang trong 1 file và tự động theo thứ tự
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
TIFF, PDF
 Đặt hàng ngay

 DSC_0519

Máy quét tài liệu

Scan các tài liệu , giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,… khổ giấy scan có kích thước tối đa A4 (297 x 210 mm). Scan tập tài liệu có nhiều trang trong cùng 1 file và tự động theo thứ tự.

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc.

Giá: 4.550.000 VNĐ

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
Kích thước hộp:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2592×1944; 640×480
A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
11x11x27.6cm (gập), 11x26x27.6cm (sử dụng)
N.W: 540g, G.W: 747g
6cmx6cmx25cm
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Điều kiện chiếu sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét bằng tay, cân bằng sáng tự động
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
Tiếng Anh, tiếng Trung
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Trình chiếu mọi tài liệu hoặc vật thể
Quay phim
Gửi fax
Gửi e-mail
Phần mềm nâng cao V-Scan
Đặt hàng ngay

 DSC_0520

Scan các tài liệu , giấy, hóa đơn, CMND, ảnh,… khổ giấy scan có kích thước tối đa A3 (420 x 297 mm). Scan tập tài liệu có nhiều trang trong cùng 1 file và tự động theo thứ tự.

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc.

Giá: 5.018.000 VNĐ

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
Kích thước hộp:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2592×1944; 640×480
A3, A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
11x11x32cm (gập), 11x32x33cm (sử dụng)
N.W: 620g, G.W: 1460g
14cmx15cmx44cm
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Điều kiện chiếu sáng:
Nhận dạng chữ (OCR):
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét bằng tay, cân bằng sáng tự động
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
Tiếng Anh, tiếng Trung
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Trình chiếu mọi tài liệu hoặc vật thể
Quay phim
Gửi fax
Gửi e-mail
Phần mềm nâng cao V-Scan
Đặt mua ngay

 DSC_0458

Máy quét sách thông minh  02 camera

– 02 camera 5 megapixels (2544 x 1936) lấy nét bằng tay

Scan sách, tạp chí, tài liệu đóng quyển,  khổ giấy scan có kích thước tối đa A4 (hoặc A3)/mặt văn bản (297 x 210 mm). Scan tập tài liệu có nhiều trang trong cùng 1 file và tự động theo thứ tự. Tự động phân định trang theo số chẵn lẻ.

Tự động xử lý hình ảnh: Nhận dạng viền tài liệu, tự động định nghĩa nếu trang giấy bị khuyết, chỉnh lại góc độ hình ảnh xoay thẳng lại nếu tài liệu bị để lệch góc

Thông số kỹ thuật

Cảm biến hình ảnh:
Độ phân giải hình ảnh:
Khổ tài liệu có thể thu thập:
Kích thước máy:
Trọng lượng:
CMOS, 5.0 Mega Pixels
2592×1944; 640×480
A4, B5, A5, A6, A7, business card, ID card
36x46x48cm
N.W: 5000g, G.W: 5500g
Chiều sâu của màu:
Đối tượng scan chụp:
Tốc độ scan chụp:
Tốc độ truyền:
Định dạng hình ảnh:
Điều chỉnh hình ảnh:
Hiệu ứng (tiêu chuẩn) hình ảnh:
Kiểu lấy nét:
Lật trang:
Chế độ chụp sách:
Điều kiện chiếu sáng:
Giao thức:
Âm thanh:
Chiếu sáng:
Năng lượng tiêu thụ:
Định dạng đầu ra video:
Tiêu chuẩn:
24 bits
Tài liệu, giấy, hóa đơn, CMND, ảnh, vật thể…
Một nút bấm, scan trong 1 giây
30 Fps với phân giải 640×480(VGA)
JPEG, PNG, BMP, TIFF, PDF
Brightness, Exposure, Sharpness, Color, Gain,…
Màu, xám, trắng-đen
Chỉnh độ nét bằng tay, cân bằng sáng tự động
Bằng tay
2 camera cùng một lúc, tự động phân định trang chẵn/lẻ
Đèn LED có độ sáng tự nhiên
USB 2.0
Microphone cao cấp
>1Lux
<150mA
YUY2,MJPG
FCC, CE, ROHS
Các chức năng khác Thiết kế đặc biệt để chụp sách 
Phần mềm bắt buộc để chụp sách
Ứng dụng
V-Scan-book
Số hóa sách, thư viện điện tử
Đặt mua ngay
DSC_0459


 

V-Archive là giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ số lượng lớn cho đến rất lớn các tài liệu số hóa với mục đích tìm kiếm và khai thác nhanh chóng, đồng thời có khả năng tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp khác như ERP, văn phòng, quản trị nội dung… V-Archive sử dụng những chỉ mục (metadata) tự do định nghĩa bởi người dùng và có thể tìm kiếm theo từ khóa, ngữ cảnh, nội dung… một cách nhanh chóng.

1. Quy trình văn thư-lưu trữ

  1. Văn bản đến: Văn bản đến được trình lãnh đạo hoặc sơ lọc để quyết định lưu hành. Trước khi được lưu hành ở tổ chức thì mọi văn bản phải được số hóa và lưu trữ theo quy trình trên. Sau đó có thể phân công và lưu hành, chia sẻ… theo những quy trình được quy định trong nội bộ.
  2. Lưu chuyển nội bộ: Mọi văn bản và cả những file lưu hành trong nội bộ nhằm mục đích biên tập tại các phòng ban đều có thể thiết lập theo một quy trình đáp ứng với mọi quy trình lưu chuyển văn bản nội bộ.
  3. Văn bản đi: Mọi văn bản trước khi gửi đi (bằng thư tín, e-mail, fax…), dưới dạng nguyên bản đã được bút phê, ký và đóng dấu đều phải được số hóa và lưu trữ nhằm mục đích tìm kiếm và khai thác khi cần. Nếu gửi đi bằng fax hoặc e-mail thì có thể gửi ngay sau khi số hóa văn bản.
  4. Quy trình lưu trữ: Mỗi đơn vị có thể có một server độc lập (hoặc nằm trong hệ thống thống nhất) bao gồm không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa cho mọi tài liệu vào và ra. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm đáp ứng các nhu cầu của nghiệp vụ văn thư và nâng cao khả năng tìm kiếm đồng thời có thể mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác).quy trinh van phong

2. Quy trình quản lý và khai thác

  1. Phân quyền: Mỗi người dùng được phân quyền chi tiết và cụ thể theo từng nhóm.
  2. Tra cứu: Sau khi tìm được đúng hoặc gần đúng tài liệu mong muốn, người dùng có thể mở ra xem trước để xác định lại hoặc khai thác nếu đúng.
  3. Quản lý các giá trị của sản phẩm: 1 sản phẩm số hóa có thể có rất nhiều giá trị cần phải quản lý nhằm mục đích khai thác.
  4. Khai thác: Người dùng sẽ có quyền khai thác, chia sẻ… nếu được quyền.
  5. Khai thác có chọn lọc: Một số người dùng có thể có quyền chọn lọc nội dung (chọn một số trang, loại bỏ một số trang…) để tạo thành file PDF ngay tại chỗ nhằm mục đích chia sẻ/khai thác.gia tri tai lieu

3. Thuật toán tìm kiếm

Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa mà không cần phải chọn bất cứ trường siêu dữ liệu nào (giống như trên Google) hoặc tìm chọn theo tiêu chí trường mong muốn (ví dụ tác phẩm, tác giả, xuất bản, nội dung tóm tắt…). Tốc độ tìm kiếm rất cao kể cả đối với khối lượng dữ liệu rất lớn.

Công cụ tìm kiếm được chia thành 2 hoạt động chính bao gồm:

  1. Chỉ mục (index):

  • Dữ liệu đầu vào (thu thập được từ cơ sở dữ liệu, trang web, tập tin…);
  • Dữ liệu phi cấu trúc: không có phân định cấu trúc trường như tại các cơ sở dữ liệu SQL truyền thống;
  • Nội dung văn bản được tự động chuyển đổi thành những những đoạn văn “có thể tìm kiếm được” bằng phương pháp như sau: không phải mọi dữ liệu đều được kết thúc trong văn bản, chỉ những dữ liệu dùng để tìm kiếm được đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được đưa vào thành những trường linh động;
  • Xử lý việc sắp xếp từ ngữ tự động theo cấu trúc câu, ngữ pháp, cú pháp, từ đồng nghĩa với sự hỗ trợ của từ điển và từ vựng đặc trưng.
  • Văn bản được lưu lại với một cấu trúc và chỉ mục mới, index theo những từ riêng biệt. Mỗi index đều được lưu lại 1 số thông tin hỗ trợ như: tần suất từ, vị trí chữ, sự bù trừ…
  1. Tìm kiếm (search):

  • Xây dựng cách lọc và tìm kiếm: dựa trên những chuỗi hoặc dựa trên những luật định sẵn tại API (phần mềm lắp ghép);
  • Phân tích tìm kiếm: ứng dụng tương tự như index và cũng để cải tiến index;
  • Đọc và tìm lại thông tin chỉ số liên quan đến các từ phù hợp (tài liệu không phải nạp và thay đổi);
  • Các thông tin lấy ra sẽ được lọc và sắp xếp để xây dựng danh mục và tính toán giá trị cho từng tài liệu theo điểm số. Điểm số càng cao thì tài liệu càng được sắp xếp lên trên.
  • Kỹ thuật điểm: Vector mô hình không gian, TF-IDF (tần số hạn định – nghịch đảo tần số tài liệu)

4. Áp dụng chữ ký số

  • Chữ ký số đang được chấp nhận mặc định là chứng thực điện tử có giá trị tương đương như bản gốc và có giá trị pháp lý như bản gốc;
  • Chữ ký số vừa có giá trị pháp lý (chưa thấy có quy định về giá trị pháp lý trong lưu trữ tương đương với công chứng) vừa có giá trị kinh tế trong việc khai thác;
  • Cần khuyến cáo sử dụng các loại phần mềm soạn thảo có sẵn chức năng áp dụng chữ ký số;
  • Chữ ký số cho các file multimedia là một vấn đề khá khó khăn trong thời điểm hiện tại nhưng có thể giải quyết được.

5. Cấu trúc của phần mềm

5.1. Cốt lõi và động cơ

Giải pháp V-Archive là giải pháp phần mềm mã nguồn mở và dựa trên nền tảng của nhiều loại phần mềm nguồn mở khác nhau. Động cơ của giải pháp V-Archive bao gồm những phần sau đây:

  • Cơ sở dữ liệu phi cấu trúc
  • Phần mềm xử lý và chụp ảnh trực tuyến
  • Phần mềm index cơ sở dữ liệu
  • Phần mềm xử lý việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu
  • Phần mềm đọc và chuyển tải dữ liệu
  • Phần mềm quản lý người dùng

5.2. Giao diện của phần mềm

Hoàn toàn trên trình duyệt internet: khuyến cáo dùng Chromium hoặc Firefox.

5.3. Cài đặt và triển khai

  1. Công nghệ: Hệ thống sử dụng công nghệ lưu trữ, dữ liệu phân tán tiên tiến nhằm mục đích khai thác tối đa những lợi thế của điện toán đám mây khi cần, nhưng vẫn có thể khai thác riêng biệt mọi lúc mọi nơi.
  2. Đòi hỏi phần cứng: Mọi server (hoặc kể cả PC) đều có thể đáp ứng được công việc, tùy theo quy mô và đòi hỏi của khách hàng.
  3. Dung lượng: Trung bình 500KB cho 1 trang A4 (với tiêu chuẩn màu và chất lượng cao), như vậy với dung lượng 1 TB lưu trữ được 2 triệu trang A4. Dựa vào đó có thể tính được nhu cầu lưu trữ tối thiểu của tổ chức, doanh nghiệp theo từng năm để đáp ứng về dung lượng.
  4. Cài đặt: Chỉ cần cài đặt trên máy chủ. Bất cứ máy trạm nào với thiết bị scan-chụp cũng có thể tham gia công việc nếu được phân công và được phép, mà không cần phải cài bất cứ phần mềm nào.
  5. Triển khai: Chỉ cần triển khai một lần trên máy chủ và có thể ứng dụng được ngay trên bất cứ mạng nội bộ hoặc mạng riêng ảo nào.
  6. Hỗ trợ: Mọi sự hỗ trợ hoặc sửa chữa trên máy trạm có thể sử dụng “Team Viewer” để kết nối với 1 máy trạm trong mạng của đơn vị để truy cập, như vậy chủ nhân có thể nhìn thấy và kiểm soát mọi hành động của người hỗ trợ từ xa.

5.4. Khả năng triển khai

  • Rời rạc: triển khai tại các đơn vị một cách rời rạc, độc lập theo nhu cầu trước mắt. Sau này nếu có nhu cầu hợp nhất sẽ có phương án kỹ thuật phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu như mô hình trên. Mô hình này có thể triển khai tại các đơn vị nhỏ mà không cần đến bất cứ sự tích hợp nào về sau.
  • Đồng bộ: triển khai theo mô hình mạng lưới phân tán và đồng bộ hóa cho các điểm hoạt động khác nhau thành một khối thống nhất. Đây là mô hình của “đám mây riêng” cho từng doanh nghiệp/tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc điểm hoạt động.

5.5. Khả năng tích hợp

  • Làm kho dữ liệu cho các ứng dụng khác: V-Archive có thể cung cấp những giao thức cần thiết như API, webservice… để các ứng dụng khác (website, cổng thông tin, ERP, CRM…) khai thác an toàn và tiện lợi.
  • Tiếp nhận kho dữ liệu: V-Archive có khả năng tiếp nhận các kho dữ liệu sẵn có (kể cả chưa có siêu dữ liệu) và có thể được tăng cường một số chức năng nhằm cập nhật lại hoặc thêm siêu dữ liệu, một cách tự động hoặc bán tự động, giúp cho việc khai thác về sau.
  • Trao đổi 2 chiều: Có thể cung cấp hoặc tiếp nhận các API, webservce… với các ứng dụng khác nhằm trao đổi thông tin và dữ liệu giữa V-Archive và các giải pháp của doanh nghiệp.

5.6. Khả năng mở rộng của hệ thống V-Archive rời rạc

archive-networkNhững server rời rạc ban đầu vẫn có thể sẵn sàng cho sự kết nối với nhau nhằm mục đích khai thác tập trung khi cần tạo thành 1 khối dữ liệu lớn:

  • Cho phép khai thác lẫn nhau hoặc khai thác từ một khu vực tập trung.
  • Nếu không có nhu cầu kết nối thì server vẫn hoạt động độc lập, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ hiện tại của đơn vị.