document scaningCông ty VIAMI sẵn sàng phục vụ quý khách với dịch vụ số hóa tất cả các loại tài liệu, ấn phẩm dưới mọi hình thức. Dịch vụ số hóa tài liệu của VIAMI sử dụng giải pháp xử lý hình ảnh cao cấp, tối ưu hóa cao độ để số hóa và lưu trữ một khối tài liệu lớn, đa dạng về hình thức và chất liệu. Với đội ngũ kỹ sư giỏi, VIAMI có thể giúp quý khách hàng có được những hình ảnh và nội dung tài liệu hoàn hảo nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp, kể cả khi cần phải xử lý các trường hợp đặc biệt.

Những tài liệu có thể số hóa bao gồm:

  • Tài liệu công văn, giấy tờ lưu trữ của các tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp…;
  • Các loại tài liệu giấy các cỡ khác nhau từ cỡ thẻ đến A0 hoặc lớn hơn;
  • Bản đồ các cỡ;
  • Báo rời, hoặc đóng tập;
  • Tạp chí rời, hoặc đóng tập;
  • Sách (tất cả các khổ và không phải tháo rời);
  • Các loại ảnh, bưu phẩm, bộ sưu tập cá nhân…;
  • Các tài liệu cổ, quý hiếm…

Các dịch vụ có thể thực hiện:

  • Scan màu, xám, đen trắng, các khổ: từ A0, A1, A2, A3, A4, A5, thẻ…
  • Xử lý: căn chỉnh độ sáng, độ nét, nghiêng, tẩy trắng, cắt…
  • Nhận dạng chữ quang học (OCR) bằng phần mềm hiện đại, chuyển sang dạng text toàn bộ hoặc từng phần…
  • Biên mục siêu dữ liệu: cập nhật chỉ mục siêu dữ liệu theo định dạng của quý khách, siêu dữ liệu mô tả (chuẩn Dublin Core), siêu dữ liệu cấu trúc, siêu dữ liệu tùy chọn…

Các sản phẩm đầu ra:

  • Định dạng ảnh: RAW, TIFF, JPEG, PNG, PDF…
  • Ảnh màu (color 24 bit), ảnh xám (gray-scale 8 bit), ảnh đen trắng (B/W 2 bit).
  • Dạng text: RTF, Word, PDF…
  • Định dạng tài liệu điện tử: PDF, TIFF (multipage)
  • Siêu dữ liệu (metadata): XML

Chuyển tải tài liệu:

  • Lưu tài liệu trên các media do quý khách hàng lựa chọn: CD ROM, DVD ROM, FLASH Card, ổ cứng di động…
  • Đưa các tài liệu đã số hoá lên kho lưu trữ do quý khách hàng lựa chọn qua mạng Internet bằng giao thức FTP (public hoặc thông qua VPN bảo mật).

Cam kết chất lượng:

  • Sử dụng thiết bị hiện đại (máy scan và máy ảnh kỹ thuật số chất lượng cao).
  • Sản phẩm có độ phân giải tùy chọn, có thể đạt được rất cao, chất lượng tốt, đáp ứng mọi mục đích bảo quản và phổ biến tài liệu qua mạng.
  • Bảo đảm giữ an toàn cao nhất cho tài liệu, theo tiêu chuẩn ISO 27001.
  • Xử lý hình ảnh, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao như: tẩy trắng ảnh, chỉnh thẳng, xóa các vết nhiễu, tăng chất lượng ảnh…
  • Nhận diện quang học (OCR) tiếng Việt với độ chính xác cao.

Tùy vào đặc thù của công việc và yêu cầu của quý khách hàng mà chúng tôi sẽ thực hiện gói dịch vụ số hóa phù hợp, bao gồm: số hóa tại địa điểm của quý khách hàng (Onsite) và số hóa tại VIAMI (Offsite).

Số hóa Onsite

Nhân viên VIAMI sẽ mang các thiết bị cần thiết đến và thực hiện scan ngay tại văn phòng hoặc địa điểm nào đó do quý khách hàng chỉ định. Quy trình scan của chúng tôi thường thực hiện qua những bước sau:

  1. Nhận tài liệu: nhân viên VIAMI tiếp nhận tài liệu từ quý khách hàng sau khi người phụ trách ký cam kết bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO 27001:2005.
  2. Chuẩn bị tài liệu: các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp có thể được lấy ra khỏi tài liệu nếu thấy cần thiết (chúng tôi có công nghệ scan mà không cần tháo rời). Sau đó, tài liệu được phân loại và sắp xếp theo tập rồi kiểm tra chất lượng để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.
  3. Scan: toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị chuyên dụng. Ảnh scan sẽ được đặt tên tự động bởi phần mềm V-Scan theo đúng yêu cầu của quý khách hàng và được định dạng cần thiết. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng có thể thực hiện việc phân vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để lưu sang dạng text.
  4. Kiểm tra chất lượng: nhân viên VIAMI tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật. Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Số hóa Offsite

Nhân viên VIAMI sẽ đến địa điểm của quý khách hàng nhận tài liệu cần scan để đem về phòng scan sau khi đã ký cam kết bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn của hệ thống an ninh thông tin ISO 27001:2005. Quy trình số hóa tại VIAMI cũng sẽ được thực hiện tương tự như scan tại địa điểm của quý khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối. Sau khi các bước của quy trình số hóa hoàn tất, VIAMI sẽ thực hiện giao trả vật chứa sản phẩm (CDR, DVDR, SD card, ỏ cứng di động…) cùng tài liệu giấy tận địa điểm của quý khách hàng. Ngoài ra, chúng tôi có thể giao trả bằng phương thức tải sản phẩm số hóa lên bằng giao thức FTP. Quý khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với sự chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của chúng tôi.

doc_scanHiện nay nhu cầu số hóa và lập kho dữ liệu lưu trữ điện tử ngày càng cao mà khả năng đáp ứng của các tổ chức và doanh nghiệp thì có hạn. Nhiều doanh nghiệp tính toán sát sao đến hiệu quả nên hình thức gia công thuê ngoài là phù hợp nhất và ít rủi ro nhất. Ngay cả các cơ quan Nhà nước cũng đã có chủ trương đưa nhiều dịch vụ ra thuê ngoài.

Việc gia công thuê ngoài quá trình số hóa có nhiều lợi ích như không phải đầu tư ban đầu một lượng tiền lớn mà vẫn nhận được dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ phải đảm bảo theo yêu cầu thì mới trả tiền, thanh toán sau khi nhận dịch vụ, hoạch định được các chi phí, v.v… Tuy nhiên công việc số hóa cũng có nhiều đặc thù riêng như được phép tiếp xúc với những văn bản giấy tờ với nhiều mức độ bảo mật khác nhau nên vấn đề an ninh thông tin được cho là nhạy cảm, sau đó là việc đảm bảo tính nguyên vẹn của các tài liệu được số hóa…

Quy trình số hóa V-ScanV-Archive có thể khắc phục được các hạn chế trong những vấn đề nhạy cảm trên, khách hàng có thể yên tâm hơn về dịch vụ gia công số hóa chuyên nghiệp.

main-TEL-spaceTrong trường hợp này, server V-Archive được đặt tại trụ sở của khách hàng, các máy trạm V-Scan được nối mạng trực tiếp đến server và đặt trong phòng riêng phục vụ cho việc scan chụp. Mọi công việc có thể được theo dõi và kiểm soát nghiêm ngặt. Mỗi tài liệu sau khi được scan sẽ tự động chuyển tải về server để quản lý và trên máy trạm không hề lưu bất cứ một file hình ảnh nào. Mọi việc xử lý đóng gói, index, lưu trữ… đều được thực hiện trên server V-Archive và được bảo mật nghiêm ngặt. Khách hàng có thể kiểm soát chất lượng và nghiệm thu ngay trên server V-Archive. Sau đó là quá trình đồng bộ hóa (synchronization) dữ liệu sẽ được triển khai tùy thuộc vào hạ tầng và hệ thống của khách hàng. Ngoài ra việc kiểm soát ra/vào của công nhân thực hiện là một biện pháp tăng cường và cần thiết. Như vậy tất cả các quá trình thực hiện dịch vụ trên đều được khép kín, hay người ta còn gọi là nằm trong “sandbox”.

VIAMI sẵn sàng cung cấp mọi dịch vụ số hóa và lưu trữ điện tử cho các tổ chức và doanh nghiệp trong nước. Hơn nữa, VIAMI cũng có thể cung cấp giải pháp này cho các nhà dịch vụ chuyên nghiệp khác.

Xin tham khảo thêm tại đây.

Hệ thống hạ tầng cho ứng dụng

1. Tầng ứng dụng (phần mềm)ung dung

  • Phải có bộ lõi (lớp core) để làm nền phát triển để đảm bảo tính tập trung và lan tỏa;

  • Tầng ứng dụng phải được tách biệt hoàn toàn với dữ liệu và CSDL để đảm bảo an toàn dữ liệu là tài sản cốt lõi của cơ quan lưu trữ.

2. Tầng cơ sở dữ liệu

  • CSDL có thể quản lý và tìm kiếm được hàng chục tỷ bản ghi, tiến tới là hàng trăm tỷ.

  • databaseCSDL phải đạt tiêu chí lớn vô tận và tìm kiếm nhanh V-Archive sử dụng CSDL “NoSQL” để tìm nhanh đồng thời mọi tiêu chí như Google;

  • Tầng CSDL dễ dàng backup và có thể khôi phục dễ dàng hơn so với tầng dữ liệu, nếu có sự cố hoặc thảm họa xảy ra.

  • Để có thể khai thác nhanh chóng tại các địa phương, tỉnh thành một cách bình thường cần tổ chức CSDL phân tán.

3. Tầng dữ liệu phân tán

  • Là tầng có sức chứa lớn nhất và cần được phát triển theo hướng “nở dần” để đạt đến mức sức chứa vô tận (hàng ngàn, chục ngàn TB) nhất là với tình trạng hiện nay, khi tốc độ nở ra của kho dữ liệu sẽ lên theo cấp số nhân.

  • distribute dataTổ chức, doanh nghiệp có thể đầu tư để phát triển hạ tầng này theo tiến độ từng năm bằng phương pháp rẻ tiền để có thể phục vụ cho nhu cầu lưu trữ lớn.

  • Dữ liệu được lưu một cách thân tán phân tán (distributed data) và những dữ liệu tầng dưới (chi nhánh) nằm gần ở nơi người dùng thường xuyên nhiều nhất để có được tốc độ khai thác nhanh nhất và chiều ngược lại thì cấp cao lại ít truy cập dữ liệu ở tầng này. Chúng ta có thể hiểu như là 1 “hình tháp dữ liệu” và người dùng cấp nào thì ở gần dữ liệu cấp đó nhất.large data

  • Những dự liệu tầng dưới sẽ được tự động di cư (theo nhu cầu sử dụng) lên các tầng trên (ví dụ như cụm tỉnh/thành hoặc trung tâm) hoặc xuống dưới theo 1 số tiêu chí định sẵn để lưu trữ cấp cao và cứ như thế lên cao hơn nữa.

4. Đám mây riêng

  • Điện toán đám mây hiện nay có thể cho phép cấu hình những đám mây riêng (đám mây lưu trữ) có hiệu quả cao và có thể chia sẻ đám mây.

  • private cloud

    Đám mây có thể được phát triển từng bước, nở dần trên chiều ngang theo nhu cầu và dung lượng có thể đạt tới hàng ngàn TB một cách bình thường với chi phí không cao và có thể đầu tư theo tiến độ.