letanBộ phận văn thư, văn phòng đều là đầu mối của mọi văn bản, giấy tờ vào và ra của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Số lượng công văn ra vào tùy thuộc vào từng tổ chức nhưng thực tế là số lượng tích lũy ngày càng tăng.

Thông thường thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu vuông vào công văn, giấy tờ đến, điền số công văn và vào sổ rồi giao cho các bộ phận chịu trách nhiệm; nếu là công văn đi thì cũng đóng dấu vuông ghi sổ công văn đi. Những công việc này vẫn được diễn ra hàng ngày và đã trở thành lệ thường.

Có điều là rất khó quản lý từ quá trình đánh số và vào sổ đến các khâu tiếp theo, ngoài những sai sót do vô tình thì còn có thể xảy ra những sai phạm cố ý mà cũng rất khó phát hiện do văn phòng có quá nhiều việc phải làm hoặc ít để ý đến việc kiểm soát. Ngoài ra nếu những công văn này không được chia sẻ một cách có khoa học thì cũng là một điều rất khó khăn trong điều phối các công việc. Thế rồi đống giấy tờ, văn bản và cả tư liệu lưu trữ ngày một nhiều lên và rất khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần đến, nhiều khi vì ngại tìm mà người ta bỏ qua công việc này luôn.

v-archiveCác giải pháp “văn phòng điện tử” ngày càng có nhiều chức năng nhằm giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp tăng hiệu quả đáng kể trong việc quản lý các luồng công văn giấy tờ, phân công, phân quyền người dùng, một số có chức năng số hóa và quản lý và lưu trữ những tài liệu/tư liệu được số hóa, chia sẻ các tài liệu số và số hóa, v.v…

Tuy nhiên nhiều giải pháp vẫn còn vấp phải một số rào cản, đó là nhiều giải pháp còn cứng nhắc, phức tạp gây khó khăn cho người sử dụng và còn khá nhiều công đoạn cho quá trình số hóa, chính vì vậy người dùng ngại không thực hiện tất cả các chức năng của nó, nên kết quả còn thấp so với kỳ vọng.

Tại những văn phòng không quá lớn, ít khi được trang bị máy scan chuyên nghiệp, năng suất cao vì lý do đơn giản là không được sử dụng cường độ cao một cách liên tục, hơn nữa các loại giấy tờ sử dụng rất đa dạng nên máy scan tự động không thực hiện được. Nếu được trang bị máy scan chuyên nghiệp thì hiệu quả không cao và là sự lãng phí, chính vì vậy nên thường được trang bị máy scan để bàn là đủ. Với những máy này người dùng phải thao tác khá vất vả từ khâu chuẩn bị (preview), đến khâu scan và sau đó là đóng gói thành file số hóa theo tiêu chuẩn.

quy trinh van phongVới Camscanner V-Scan, việc số hóa hàng ngày có thể được thực hiện tại bất cứ nơi nào trong văn phòng, trở thành công việc hết sức đơn giản và nhanh chóng mà không chiếm không gian như một máy scan truyền thống. Nhân viên văn phòng chỉ cần đặt công văn đến/đi vào bàn và bấm cho từng trang rồi ghi lại tóm tắt chỉ mục để tiện cho việc tìm kiếm và bấm kết thúc là server V-Archive đã nhận được toàn bộ tài liệu số hóa mà không phải có thao tác “upload” nào. Với việc lưu trữ điện tử này, mọi dấu tích pháp lý như chữ ký, dấu và bút phê của lãnh đạo đều được lưu lại như những bản photocopy điện tử.

Sau đó là các công đoạn chuyển giao tài liệu bằng những chức năng của ứng dụng văn phòng như đã nêu trên. Ngoài ra những ứng dụng này còn có khả năng quản lý những tài liệu hoặc tư liệu soạn thảo nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm và quản lý tiến độ công việc.

Một chức năng quan trọng trong cả quá trình số hóa và lưu trữ là việc tích hợp và gắn những tài liệu lưu trữ tới những ứng dụng khác của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những tài liệu lưu trữ điện tử bởi V-Archive có thể được tìm kiếm nhanh chóng và được “gọi” ra từ các ứng dụng khác như ứng dụng văn phòng, ERP, cổng thông tin điện tử… và ngược lại những ứng dụng này cũng có thể “gọi” ứng dụng lưu trữ V-Archive đến để “cất giữ” tài liệu nhằm mục đích khai thác về sau.

photocopy1Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến các công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Với cách truyền thống này, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc người dân phải đi “photocopy” cho đến việc cơ quan phải lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa. Nhiều ngân hàng lại còn “photocopy” ra giấy rồi sau đó có công đoạn scan để lưu trữ điện tử từ bản photocopy trắng-đen đó, vừa nhiêu khê vừa tốn kém.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản” hoặc đơn giản hơn có thể gọi là “photocopy điện tử”.

v-archive“Photocopy điện tử” là quá trình sao chép bằng những thiết bị sao chụp tài liệu như máy scanner hoặc camscanner V-Scan rồi lưu trữ thẳng trên máy chủ hoặc máy tính mà không cần qua khâu “in ra giấy”. Khi chúng ta cần sao lưu bất cứ loại giấy tờ gì (công văn, văn bản, CMND…) trong quy trình công việc, thì chỉ cần lấy giấy tờ đó, giải phápđặt vào bàn của camscanner và bấm nút rồi V-Scan sẽ xử lý ngay để bạn có được bản số hóa hoàn chỉnh kể cả việc nhận dạng chữ và sau đó V-Archive sẽ giúp công việc lưu trữ, sắp xếp thuận tiện cho việc khai thác về sau. Việc lưu trữ điện tử hết sức cần thiết cho việc lưu lại toàn bộ tài liệu đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ một cách đáng kể.

Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

Online library conceptHiện nay nhu cầu thiết lập “thư viện điện tử” ngày càng cao, vừa để đáp ứng với xu hướng sử dụng hiện tại vừa để tăng năng suất khai thác và chia sẻ thông tin trong thời đại kỹ thuật số. Ngoài ra chúng ta còn rất nhiều thư viện cổ quý giá cần được xã hội biết tới và khai thác mà khả năng tiếp cận bản gốc quá hạn hẹp, hơn nữa nguy cơ bị phá hủy theo thời gian cũng không phải là nhỏ.

Số hóa số lượng lớn những sách hiện có là bước đầu tiên của công tác xây dựng thư viện điện tử. Nhiều nơi thực hiện bằng cách tháo sách ra và scan từng trang một, như vậy vừa lâu vừa không bảo tồn được giá trị thật của quyển sách, nhất là những sách cổ. Trên thế giới đã xuất hiện nhiều công nghệ từ thô sơ đến hiện đại như robot đọc sách để phục vụ cho công đoạn này.

bildeChúng ta vẫn đang kỳ vọng vào những máy chụp sách tự động như robot tự lật trang để tối giảm công sức của con người. Nhưng nếu phân tích rạch ròi về những khoản đầu tư và hiệu quả của nó thì còn nhiều thứ phải bàn. Thứ nhất là những máy sản xuất tại nước ngoài có giá rất cao cộng với các chi phí nhập khẩu thì giá thành tại Việt Nam sẽ đội lên đến mức khó có thể đáp ứng. Ví dụ như máy Copibook Onyx có thể cân bằng bề dày của sách nhưng hoàn toàn vẫn phải lật bằng tay có giá của nhà sản xuất là 32.000 USD, hoặc máy BookDrive Pro, cũng lật trang bằng tay có giá của nhà sản xuất lên đến trên 50.000 USD. Còn máy robot chụp tự động có giá đến hàng trăm ngàn USD. Nếu mỗi máy như vậy chụp hàng triệu cuốn sách thì hoàn toàn xứng đáng với mức độ đầu tư, nhưng trên thực tế chúng ta không đạt được số lượng đó. Thứ hai là rất nhiều máy hiện đại và đắt tiền trên thế giới vẫn dùng biện pháp lật bằng tay vì tay có cảm giác nên chính xác hơn và con người còn phải theo dõi kết quả chụp của trang sách nữa.

DSC_0469DSC_0459Dựa trên những nghiên cứu về nhiều sản phẩm trên thế giới, VIAMI đã quyết định phát triển mô hình máy chụp sách riêng, sử dụng camscanner V-Scan với cơ chế bán tự động. Máy bao gồm 2 phần chính, phần chụp sách có thể úp quyển sách và sức nặng của sách sẽ làm cho trang giấy thẳng ra, đây là phương pháp “chụp úp”. Phần thứ hai là bộ phận cơ học để nâng sách lên, áp vào máy chụp, đây là phương pháp “chụp ngủa” vì quyển sách được để ngửa. Với cả 2 phương pháp trên, khi đặt lệnh chụp (có thể bằng “bàn đạp chân”, hoặc “cú hích đầu gối” hay “nút bấm tay”…) máy sẽ chụp 2 trang cùng một lúc và sau đó người dùng sẽ lật trang bằng tay. Với phương pháp “chụp úp” thì phải nhấc sách lên lật trang và úp trở lại mỗi lần sang trang. Với phương pháp “chụp ngửa” thì chỉ cần một tay sang trang và một tay ấn tay cầm xuống để quyển sách hất lên là chụp được ngay. Cứ như vậy cho đến khi kết thúc quyển sách, mỗi công đoạn này có thể thực hiên trong vòng 2-5 giây cho từng 2 trang.

DSC_0466Ngoài ra nếu có nhu cầu chụp sách mỏng hoặc vở thì người dùng có thể sử dụng công nghệ “máy chụp sách 1 camera”, VIAMI cũng có giải pháp để tách 1 hình ảnh chụp được thành 2 trang rời (như ở hình bên).

Trong mọi trường hợp kể trên, người thực hiện có thể đặt sách ở bất cứ vị trí nào trong khung đã định mà không cần phải căn chỉnh vì phần mềm V-Scan-book sẽ giúp cho việc căn chỉnh tự động.

Sau đó phần mềm V-Scan-book sẽ xử lý toàn bộ những khâu còn lại và đóng gói thành một quyển sách điện tử khi kết thúc công việc. Tất cả đều hết sức đơn giản như lật những trang sách với giá thành hết sức thấp và kết quả không kém gì những máy hiện đại trên thế giới.

Với ứng dụng thư viện điện tử như vậy, chúng ta đang dần chuyển kho tàng trí tuệ khổng lồ của nhân loại vào bộ nhớ máy tính. Nhưng như vậy mới chỉ đóng vai trò lưu giữ những tài sản một cách an toàn hơn mà chưa có đủ công cụ để khai thác một cách có hiệu quả nhất nếu chưa có giải pháp “sao chép nội dung”. Trên nguyên tắc “không phát minh lại bánh xe” (don’t reinvent the wheel), người ta khuyến khích việc thừa kế trí tuệ của nhân loại để sáng tạo và phát triển ra nhiều sự mới mẻ.

V-Scan và V-Archive giúp người dùng có được văn bản dạng text sau khi có bản lưu trữ số hóa. Những nội dung dạng text này được người dùng chỉnh sửa và lưu lại nhằm “huấn luyện” cho phần mềm “hiểu” tốt hơn và cứ như vậy càng về sau càng có được tỷ lệ “dịch thành công” cao hơn.

braun-novamat-slide-projector-963946Việc trình diễn bằng máy chiếu đã trở thành thói quen và không thể thiếu trong các buổi giới thiệu, giảng dạy và đào tạo. Tuy nhiên mọi trình chiếu mới dừng lại ở các Slides Powerpoint đã được soạn thảo trước. Một số nơi có thể được trang bị “bảng thông minh” với “bút điện tử” kết hợp với trình chiếu làm cho buổi trình diễn thêm sinh động, phong phú nhưng chỉ những đơn vị chuyên nghiệp mới có thể sở hữu được những thứ này.Overhead Projector

Nếu chúng ta đi ngược lại dòng thời gian, từ “slide projector” chỉ máy chiếu “phim diapositive” thời những năm 60-80 để trình chiếu như ở hình ảnh trên. Sau đó là phiên bản “máy chiếu vượt đầu” (overhead projector) như ở hình bên mà ở đó người ta đặt phim trong suốt lên mặt máy phát sáng và viết vẽ bằng bút đặc biệt (như bút viết bảng ngày nay) có thể viết lên phim nhựa để trình chiếu, phục vụ các công tác giảng dạy và đào tạo. Loại máy chiếu này giúp các nhà đào tạo hiển thị những ý tưởng cần truyền đạt ngay lập tức, trả lời các câu hỏi tại chỗ bằng máy chiếu và thể hiện một cách sống động bài giảng hoặc trong việc bảo vệ luận án…

Ngày nay những thiết bị này đã biến mất, nhưng nhu cầu thể hiện sống động trong giáo dục và đào tạo không mất đi. Người ta phải khắc phục bằng bảng viết, giấy viết khổ to… nhưng thực chất vẫn chưa đủ to như màn chiếu, còn việc biểu hiện đồ vật cho khán phòng thì hầu như không thể được mà phải thay bằng hình ảnh, clip để chiếu lên màn chiếu, chưa đủ tính thuyết phục nếu phải thực hiện sự thay đổi nào đó.

Scanner-standaloneVới Camscanner V-Scan, công việc “live show” bằng máy chiếu có thể được thực hiện dễ dàng. Bất cứ máy camscanner nào cũng đều có thể chiếu hình ảnh nó thu được ngay trước ống kính lên màn chiếu. Đào tạo viên có thể sử dụng những tài liệu giấy đang có trong tay như sách vở, tạp chí hoặc/và viết vẽ trên một trang giấy… đặt lên trên bàn và chiếu lên màn chiếu. Ngoài ra còn có thể đặt một số vật thể nhỏ để trình chiếu, vật thể có thể đang hoạt động (ví dụ như đồng hồ), kể cả việc phải vận hành hoặc can thiệp bằng tay, v.v… Trong thời gian trình chiếu có thể lưu lại ngay các hỉnh ảnh, kể cả quay phim để làm tài liệu.

Một thiết bị camscanner đặc biệt dành cho công việc này, đó là máy độc lập (A5MPA4AF), thiết bị này có 2 camera và có thể hoạt động độc lập mà không cần phải kết nối với máy tính (nhưng vẫn có thể kết nối được với máy tính như các thiết bị khác khi cần).

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể trang bị một vài máy camscanner V-Scan một cách dễ dàng (giá như một máy scan đơn giản), nhưng lại có thể sử dụng vào việc giới thiệu sản phẩm hoặc đào tạo…

nganhangmb512-02beeNgân hàng là nới phát sinh ra số lượng giao dịch rất lớn và cũng là nơi phải lưu trữ rất nhiều chứng từ giao dịch cũng như những tài liệu khác liên quan đến giao dịch như bản sao CMND, hợp đồng khách hàng, thế chấp, v.v… Chúng ta thường quen với việc nhân viên ngân hàng yêu cầu CMND và đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Theo khảo sát sơ bộ thì một ngân hàng cỡ trung bình phải lưu trữ hàng trăm triệu chứng từ, giấy tờ mỗi năm. Nghĩa là trên 1 tỷ tờ giấy trong vòng 10 năm, nếu được đóng hộp và xếp theo tiêu chuẩn lưu trữ thì số tài liệu này có bề dày trên 100 km. Như vậy việc lưu trữ giấy tờ sẽ hết sức tốn kém và việc khai thác còn tốn kém gấp bội mà hiệu quả rất thấp vì rất khó tìm kiếm và chia sẻ.

Nhu cầu lưu trữ điện tử đã thực sự cấp thiết đối với ngân hàng, nhưng đa số đi theo hướng tư duy kiểu “chuyên nghiệp”, nghĩa là lại sinh ra bộ phận chuyên nghiệp scan tất cả hàng đống giấy tờ và lưu trữ. Đây là một đầu tư rất lớn nhưng mang lại hiệu quả không cao vì các bản lưu trữ như vậy vẫn tách rời với nghiệp vụ phát sinh, vì vậy khâu tìm kiếm lại phải tìm cách “chắp nối” rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

v-archiveĐề xuất của VIAMI là các nghiệp vụ ngân hàng có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:

  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng ngân hàng, được trang bị trên bàn làm việc 1 máy camscanner V-Scan, chỉ cần bấm thêm 1 nút (phần mềm V-ScanV-Archive có thể được tích hợp với hệ thống ngân hàng) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và như vậy là tạo ngay được sự liên kết với giao dịch đã thực hiện.
  • Khi cần tham khảo tài liệu lưu trữ lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra từ V-Archive sẵn sàng cho việc khai thác.

Mỗi đơn vị (chi nhánh) có một server độc lập bao gồm CSDL quản lý và không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm nâng cao khả năng và tốc độ tìm kiếm đồng thời có mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm thư mục các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác). Về tổng thể, ngân hàng có ngay được các dữ liệu lưu trữ theo thời gian thực và có thể quản lý toàn bộ các tài liệu lưu trữ của các chi nhánh.

Như vậy công việc được chia đều cho mọi người và thực hiện ngay lúc phát sinh ra nghiệp vụ, số thao tác không tăng lên nhiều, nghiệp vụ có ngay liên kết với lưu trữ điện tử mà vừa có thể làm ngay cả “photocopy điện tử” khi cần. Về tổng thể nếu áp dụng quy trình này thì ngân hàng có thể tiết kiệm đáng kể các chi phí từ đầu tư đến các chi phí khai thác và quản lý, đồng thời tăng hiệu quả khai thác lên gấp bội.

doc_scanHiện nay nhu cầu số hóa và lập kho dữ liệu lưu trữ điện tử ngày càng cao mà khả năng đáp ứng của các tổ chức và doanh nghiệp thì có hạn. Nhiều doanh nghiệp tính toán sát sao đến hiệu quả nên hình thức gia công thuê ngoài là phù hợp nhất và ít rủi ro nhất. Ngay cả các cơ quan Nhà nước cũng đã có chủ trương đưa nhiều dịch vụ ra thuê ngoài.

Việc gia công thuê ngoài quá trình số hóa có nhiều lợi ích như không phải đầu tư ban đầu một lượng tiền lớn mà vẫn nhận được dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ phải đảm bảo theo yêu cầu thì mới trả tiền, thanh toán sau khi nhận dịch vụ, hoạch định được các chi phí, v.v… Tuy nhiên công việc số hóa cũng có nhiều đặc thù riêng như được phép tiếp xúc với những văn bản giấy tờ với nhiều mức độ bảo mật khác nhau nên vấn đề an ninh thông tin được cho là nhạy cảm, sau đó là việc đảm bảo tính nguyên vẹn của các tài liệu được số hóa…

Quy trình số hóa V-ScanV-Archive có thể khắc phục được các hạn chế trong những vấn đề nhạy cảm trên, khách hàng có thể yên tâm hơn về dịch vụ gia công số hóa chuyên nghiệp.

main-TEL-spaceTrong trường hợp này, server V-Archive được đặt tại trụ sở của khách hàng, các máy trạm V-Scan được nối mạng trực tiếp đến server và đặt trong phòng riêng phục vụ cho việc scan chụp. Mọi công việc có thể được theo dõi và kiểm soát nghiêm ngặt. Mỗi tài liệu sau khi được scan sẽ tự động chuyển tải về server để quản lý và trên máy trạm không hề lưu bất cứ một file hình ảnh nào. Mọi việc xử lý đóng gói, index, lưu trữ… đều được thực hiện trên server V-Archive và được bảo mật nghiêm ngặt. Khách hàng có thể kiểm soát chất lượng và nghiệm thu ngay trên server V-Archive. Sau đó là quá trình đồng bộ hóa (synchronization) dữ liệu sẽ được triển khai tùy thuộc vào hạ tầng và hệ thống của khách hàng. Ngoài ra việc kiểm soát ra/vào của công nhân thực hiện là một biện pháp tăng cường và cần thiết. Như vậy tất cả các quá trình thực hiện dịch vụ trên đều được khép kín, hay người ta còn gọi là nằm trong “sandbox”.

VIAMI sẵn sàng cung cấp mọi dịch vụ số hóa và lưu trữ điện tử cho các tổ chức và doanh nghiệp trong nước. Hơn nữa, VIAMI cũng có thể cung cấp giải pháp này cho các nhà dịch vụ chuyên nghiệp khác.

Xin tham khảo thêm tại đây.

1. Khả năng ứng dụngapplications

V-Scan và V-Archive có thể được ứng dụng rộng rãi tại bất kỳ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nào trên toàn quốc.

Giải pháp V-Archive hết sức thân thiện với người dùng, không cần phải đào tạo và cũng không cần phải chú ý gì khi khai thác lại có giá thành rất rẻ. V-Archive rất linh hoạt và có khả năng ứng dụng rất rộng rãi với nhiều phương pháp và môi trường khác nhau.

1.1. Ứng dụng độc lập

  • V-Scan có thể được cài trên một laptop hoặc cài sẵn trên 1 USB để mang đi cùng các thiết bị camscanner V-Scan rất nhỏ gọn và sau đó có thể sử dụng với bất kỳ máy tính nào. Người dùng có thể sử dụng ở mọi môi trường như phòng làm việc, nhà kho, phòng lưu trữ… Các sản phẩm số hóa được lưu ngay trong máy tính hoặc USB có chứa phần mềm.
  • V-Scan cũng có thể ứng dụng như trên với thiết bị không chuyên như webcam, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy điện thoại di động có khả năng kết nối với má tính… tuy nhiên chất lượng sẽ không được toàn diện như máy camscanner V-Scan chuyên nghiệp.

1.2. Ứng dụng trên hệ thống mạng

  • Client/server trong hệ thống V-Archive: V-Scan có thể thực hiện mọi thao tác như khi ứng dụng độc lập nhưng đã được kết nối với server V-Archive và tự động chuyển tải các sản phẩm số hóa lên server để xử lý việc lưu trữ cũng như các nghiệp vụ khác theo yêu cầu đặc biệt của tổ chức như đã nêu trên.
  • Client/server ngoài hệ thống V-Archive: V-Scan có thể có thêm chế độ kết nối bất kỳ server nào và tự động upload (hoặc đồng bộ dữ liệu) qua các giao thức FTP, SFTP tới địa chỉ lưu trữ cần thiết, một cách trong suốt và người sử không cần phải can thiệp.
  • V-Archive có chế độ hoạt động hoàn toàn trên web-base, không phụ thuộc vào bất cứ client nào. Có thể chụp ảnh tài liệu qua web-base nhưng có hạn chế về việc tự động xử lý như không tự động cắt ảnh, xoay ảnh như trong trường hợp V-Scan.

1.3. Ứng dụng tích hợp

  • V-Archive là kho lưu trữ các sản phẩm số hóa và có thể đạt được khả năng lưu trữ khổng lồ. V-Archive đã được phát triển với những thư viện cao cấp bao gồm những API và webservice để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng khác như ERP, ứng dụng ngân hàng, ứng dụng văn phòng… để có thể:
    • Scan-chụp để lưu trữ và đồng thời lưu lại các thông tin để gọi nhanh;
    • Tìm kiếm, gọi các sản phẩm số hóa đã được lưu trữ để đưa tới các ứng dụng khác.
  • Sẵn sàng tiếp nhận những yêu cầu tích hợp khác của các nhà phát triển khác nếu có.

2. Tính tương thích

  • V-Scan có thể chạy trên Windows mà không cần cài thêm bất cứ thư viện hay phần mềm nào kèm theo (có thể phát triển cho Linux và Mac nếu có nhu cầu);
  • V-Scan chấp nhận mọi camera khi kết nối vào máy tính mà không cần driver;
  • V-Archive có thể được cài đặt trên server Linux hoặc Windows;
  • V-Archive chấp nhận mọi trình duyệt Internet để truy cập, cập nhật và khai thác.

3. Khả năng triển khai

  • Rời rạc: triển khai tại các đơn vị một cách rời rạc, độc lập theo nhu cầu trước mắt. Sau này nếu có nhu cầu hợp nhất sẽ có phương án kỹ thuật phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu như mô hình trên. Mô hình này có thể triển khai tại các đơn vị nhỏ mà không cần đến bất cứ sự tích hợp nào về sau.
  • Đồng bộ: triển khai theo mô hình mạng lưới phân tán và đồng bộ hóa cho các điểm hoạt động khác nhau thành một khối thống nhất. Đây là mô hình của “đám mây riêng” cho từng doanh nghiệp/tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc điểm hoạt động.

4. Khả năng tích hợp

  • Làm kho dữ liệu cho các ứng dụng khác: V-Archive có thể cung cấp những giao thức cần thiết như API, webservice… để các ứng dụng khác (website, cổng thông tin, ERP, CRM…) khai thác an toàn và tiện lợi.
  • Tiếp nhận kho dữ liệu: V-Archive có khả năng tiếp nhận các kho dữ liệu sẵn có (kể cả chưa có siêu dữ liệu) và có thể được tăng cường một số chức năng nhằm cập nhật lại hoặc thêm siêu dữ liệu, một cách tự động hoặc bán tự động, giúp cho việc khai thác về sau.
  • Trao đổi 2 chiều: Có thể cung cấp hoặc tiếp nhận các API, webservce… với các ứng dụng khác nhằm trao đổi thông tin và dữ liệu giữa V-Archive và các giải pháp của doanh nghiệp.