alfresco_functiesHệ quản trị nội dung, cũng được gọi là hệ thống quản lý nội dung hay CMS (từ Content Management System của tiếng Anh) là phần mềm để tổ chức và tạo môi trường cộng tác thuận lợi nhằm mục đích xây dựng một hệ thống tài liệu và các loại nội dung khác một cách thống nhất. Mới đây thuật ngữ này liên kết với chương trình quản lý nội dung của website. Quản lý nội dung web (web content management) cũng đồng nghĩa như vậy.

Chức năng

Quản trị những nội dung tài liệu điện tử (bao gồm những tài liệu, văn bản số và đã được số hoá) của tổ chức. Những chức năng bao gồm:

  • Tạo lập nội dung;
  • Lưu trữ nội dung;
  • Chỉnh sửa nội dung;
  • Chuyển tải nội dung;
  • Chia sẻ nội dung;
  • Tìm kiếm nội dung;
  • Phân quyền người dùng và nội dung…

Đặc điểm

Các đặc điểm cơ bản của CMS bao gồm:

  • Phê chuẩn việc tạo hoặc thay đổi nội dung trực tuyến
  • Chế độ Soạn thảo “Nhìn là biết” WYSIWYG
  • Quản lý người dùng
  • Tìm kiếm và lập chỉ mục
  • Lưu trữ
  • Tùy biến giao diện
  • Quản lý ảnh và các liên kết (URL)

Phân loại

Có nhiều kiểu CMS:

  • W-CMS (Web CMS)
  • E-CMS (Enterprise CMS)
  • T-CMS (Transactional CMS): Hỗ trợ việc quản lý các giao dịch thương mại điện tử.
  • P-CMS (Publications CMS): Hỗ trợ việc quản lý các loại ấn phẩm trực tuyến (sổ tay, sách, trợ giúp, tham khảo…).
  • L-CMS/LCMS (Learning CMS): Hỗ trợ việc quản lý đào tạo dựa trên nền Web.
  • BCMS (Billing CMS): Hỗ trợ việc quản lý Thu chi dựa trên nền Web.

Một số CMS tiêu biểu

Theo WikiPedia

Chương trình Nhà sáng chế là cuộc thi trên truyền hình dành cho những nhà sáng chế và những phát kiến của họ. Mới đây, GĐ Công ty cổ phần Phần mềm Viami – ông Lê Ngọc Quang đã tham gia chương trình cùng với sản phẩm của công ty – Máy scan tài liệu. Chương trình được phát sóng trên kênh VTV2 ngày 22/7/2014 – số thứ 10.

“Hãy nhớ, bạn của tôi, rằng tri thức mạnh hơn trí nhớ, và chúng ta không nên tin thứ yếu hơn”. Tri thức là nền tảng cho mọi sự phát triển. Xuất phát từ mong muốn lưu trữ kho tri thức cho các thế hệ tương lai, đồng thời vận dụng sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong thời kỳ số hóa hiện nay, ông Lê Ngọc Quang đã cho ra đời sản phẩm phần mềm V-Scan, ứng dụng trong máy scan tài liệu Camscanner.

Phần mềm V-Scan là phần mềm cao cấp hoạt động trên máy tính cá nhân có tác dụng xử lý cao cấp các hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Camscanner V-Scan như: tự động cắt hình, tự động chỉnh góc độ, tự động xoay thẳng ảnh, lựa chọn về chế độ màu, điều chỉnh độ sắc nét, chế độ hiệu chỉnh bằng tay. V-Scan có 3 loại: V-Scan độc lập (V-SCANST), V-Scan chụp sách (V-SCANBK) và V-Scan client-server (V-SCANCS).

V-Scan sử dụng các thiết bị camscanner chụp tài liệu trong vòng 1 giây/trang và xử lý tức thì các hình ảnh thu được nhằm mang đến cho người dùng những tài liệu số hóa chỉnh chu và có chất lượng tốt nhất. V-Scan có thể cung cấp ngay các sản phẩm số hóa trên các máy tính cá nhân hoặc cung cấp gián tiếp cho V-Archive để xử lý và lưu trữ. V-Scan có thể được coi là “phần mềm photocopy điện tử”.

Mời các bạn xem thông tin chi tiết tại website và bình chọn tại đây.

cut-and-paste1Ngày nay, trong giao diện tương tác của con người với máy tính, các lệnh “cắt”-“dán” và “sao chép”-“dán” đã trở thành quen thuộc với mọi người dùng trên các hệ điều hành cũng như các phần mềm xử lý văn bản, dữ liệu, tập tin để di chuyển bất kỳ đối tượng nào, từ phía nguồn tới phía đích. Đâu đâu, người dùng cũng đòi hỏi khả năng cắt-dán các phần của văn bản một cách đơn giản nhất. Lệnh “cắt” giúp người ta loại bỏ các dữ liệu được chọn từ vị trí ban đầu của nó, trong khi lệnh “sao” để lại dữ liệu nguyên chỗ cũ; trong cả hai trường hợp trên dữ liệu đã chọn được đặt trong một bộ nhớ đệm (clipboard). Các dữ liệu trong clipboard sau đó được đặt vào vị trí nơi lệnh “dán” được tiến hành.

Tên của lệnh thực chất là một phép toán ẩn dụ giao diện dựa trên các thủ tục vật lý được sử dụng trong chỉnh sửa các đoạn bản thảo để tạo ra một bản chính thức.

Kỹ thuật tương tác này liên quan chặt chẽ với các kỹ thuật đồ hoạ cho người dùng như các thiết bị như chuột máy tính (ví dụ như cách kéo và thả).

Khả năng tái tạo thông tin một cách dễ dàng, thay đổi cuộc sống của chúng ta trong bối cảnh và các ứng dụng, liên quan đến quyền riêng tư vì các nguy cơ tiết lộ khi xử lý thông tin nhạy cảm. Các thuật ngữ như “nhân bản”, “sao chép”, “chuyển tiếp”, hoặc “tái sử dụng”… thông tin hoặc tài liệu có thể bị các quy định hành chính hoặc luật pháp ngăn cản.

Nguồn gốc

Thuật ngữ “cắt và dán” xuất phát từ tập quán làm các bản thảo truyền thống, theo đó người ta cắt một đoạn văn, theo đúng nghĩa đen, từ một trang bằng kéo và dán nó vào chỗ khác hoặc trang khác bằng hồ dán (paste nghĩa là hồ dán đồng thời là động từ dán). Việc này vẫn còn được thực hiện trên thực tế cho đến những năm 1980. Các cửa hàng văn phòng phẩm trước đây thường bán “kéo chỉnh sửa” với lưỡi đủ dài để cắt trang khổ A4, ngoài ra còn bán cả dao nhỏ mũi sắc để có thể cắt những dòng chữ một cách chính xác. Sau này, với sự xuất hiện của máy photocopy có thể thực hiện dễ dàng và linh hoạt hơn, nên các công cụ này cũng dần biến mất.

Hành vi sao chép/ chuyển một phần của một tài liệu trên máy tính từ một vị trí này đến vị trí khác hoặc từ tài liệu này đến tài liệu khác ngay lập tức được xuất hiện. Ngay sau thời kỳ nhập dữ liệu máy tính bằng thẻ đục lỗ kết thúc và chuyển sang thế hệ “bàn phím” (khi chưa có PC) đã bắt đầu có “lệnh” để thực hiện hành vi này. Cơ chế này thường được sử dụng để chuyển các lệnh thường xuyên sử dụng hoặc các đoạn văn bản từ bộ nhớ đệm vào tài liệu, như là trường hợp với trình soạn thảo QED.

Thời sơ khai

Với những trình soạn thảo ban đầu, người ta đã thiết kế ra những thiết bị “bản sao cứng”, có lệnh trên bàn phím để phân định khu vực tiếp giáp của đoạn văn, loại bỏ những vùng này, hoặc di chuyển chúng đến một số vị trí khác. Từ khi có thể chuyển một vùng văn bản, đầu tiên cần loại bỏ nó từ vị trí ban đầu rồi sau đó chèn nó vào vị trí mới là cả một chặng đường cho những phát minh để cho phép thực hiện quá trình phức tạp này. Song song thời đó, đã xuất hiện máy chữ điện tử có bộ nhớ đã giúp cho công việc đánh máy khá thuận tiện.

Thường thì điều này đã được thực hiện bằng cách thực hiện lệnh ‘di chuyển’, nhưng một số trình soạn thảo văn bản đòi hỏi đặt đoạn văn ở một vị trí tạm thời, sau đó phải tìm lại và thay thế. Đến năm 1983, Apple Lisa đã trở thành trình soạn thảo văn bản đầu tiên gọi vị trí tạm thời đó là “clipboard”.

Những hệ thống sơ khai khác như NLS (oN-Line System từ những năm 1960) sử dụng một cơ cấu “động từ – đối tượng”, ở đó tên lệnh được cung cấp trước sau đó đối tượng được sao chép hoặc di chuyển sau. Sự đảo ngược từ “động từ – đối tượng” sang “đối tượng – động từ” mà ở đó người ta sử dụng việc chọn đối tượng trước khi chỉ định hoạt động, là bước ngoặt quan trọng dẫn tới sự thành công sau này của máy tính để bàn vì nó cho phép sao chép và di chuyển các hành động dựa trên thao tác trực tiếp .

Phổ biến

Bắt nguồn từ dòng và ký tự ban đầu, trình soạn thảo đã chia việc di chuyển và sao chép thành hai bước – giữa lúc người dùng có thể chuẩn bị như duyệt menu – Lawrence G. Tesler (Larry Tesler) đề xuất tên “cắt” và “sao” cho bước đầu tiên và “dán” cho bước thứ hai. Bắt đầu từ năm 1974, ông và các đồng nghiệp tại Tập đoàn Xerox Palo Alto Research Center (PARC) đã phát triển một số trình soạn thảo văn bản có sử dụng lệnh cắt/ sao chép và dán để di chuyển/ sao chép đoạn văn.

Apple Computer đã có công phổ biến rộng rãi máy tính dựa trên mô hình cắt/ sao chép và dán thông qua hệ điều hành và các ứng dụng của Lisa (1983) và Macintosh (1984). Apple đã ánh xạ các chức năng với tổ hợp phím bao gồm các phím Command (đặc biệt quan trọng), giữ phím Command rồi gõ các chữ X (để cắt), C (để sao), và V (để dán), lựa chọn một số phím dễ bấm để kiểm soát các hoạt động chỉnh sửa cơ bản. Các phím liên quan thành cụm với nhau ở phía bên trái và các dòng dưới cùng của bàn phím QWERTY, và mỗi phím được kết hợp với một phím chức năng để thực hiện các hoạt động mong muốn:

Z để hoàn tác
X để cắt
C để sao chép
V để dán
Control-V lần đầu tiên được sử dụng để dán trong trình soạn thảo QED.

Tiêu chuẩn của IBM (Common User Access – CUA) cũng sử dụng sự kết hợp các phím Insert, Del, Shift và Control. Phiên bản đầu của của Windows cũng sử dụng tiêu chuẩn IBM. Microsoft sau này đã sử dụng các phương pháp kết hợp bàn phím của Apple khi cho ra đời Windows, lựa chọn phím Control như nút chỉnh sửa mà trước đó họ đã phải dùng các ký tự kiểm soát.

Mô hình tương tự của những tổ hợp phím, sau đó được sao chép lẫn nhau, được lưu truyền phổ biến rộng rãi cho đến nay trong hầu hết các trình soạn thảo bằng đồ hoạ, trình xử lý văn bản, và các trình duyệt hệ thống tập tin…

Cắt và dán

Chỉnh sửa trên máy tính có thể liên quan đến việc sử dụng rất thường xuyên của hoạt động cắt và dán. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm có những biện pháp để thực hiện nhiệm vụ đó, và điều này có thể liên quan đến tổ hợp các phím, các menu thả, menu pop-up, hoặc thanh nút công cụ.

  1. Người sử dụng có thể chọn (tô) hoặc “làm sáng” đoạn văn hoặc file để di chuyển bằng phương pháp nào đó, thông thường bằng cách kéo thả trên văn bản hoặc tập tin tên với thiết bị con trỏ (chuột) hoặc giữ phím Shift đồng thời với các phím mũi tên để di chuyển;
  2. Người dùng thực hiện hoạt động “cắt” thông qua tổ hợp phím Ctrl+x ( ⌘+x trong Macintosh), menu, hoặc các phương tiện khác;
  3. Trực quan, đoạn văn được “cắt” biến mất ngay lập tức khỏi vị trí của nó. Các tập tin được “cắt” thường thay đổi màu sắc để cho biết rằng chúng sẽ được di chuyển đi.
  4. Thông tin được chuyển đến một chỗ mới được gọi từ bộ nhớ đệm (clipboard). Clipboard thường là vô hình. Trên hầu hết các hệ thống chỉ tồn tại một clipboard, do đó sẽ không bị xáo trộn với các thông tin trước đó. Một số trình soạn thảo văn bản UNIX cung cấp nhiều clipboard, cũng như một số chương trình Macintosh dùng Clipboard Master, và Windows dùng quản lý clipboard trong các chương trình như Microsoft Office;
  5. Người sử dụng chọn một vị trí để chèn bằng một số phương pháp, thường bằng cách nhấn chuột tại điểm chèn mong muốn;
  6. Hành động dán diễn ra một cách trực quan như chèn đoạn văn từ clipboard vào điểm cần chèn. (Các hoạt động dán thường không phá hủy clipboard mà giữ lại sẵn sàng cho người dùng để chèn thêm vào các điểm khác).

Trong khi cắt và dán thường xảy ra với chuột hoặc tương đương trong Windows, cũng giống như trong các môi trường giao diện đồ họa khác, nó cũng có thể được thực hiện hoàn toàn bằng bàn phím, đặc biệt là trong các trình soạn thảo UNIX, chẳng hạn như Pico hoặc Vi… phổ biến nhất không dùng chuột mà vẫn dùng cắt và dán.

Khi môi trường phần mềm cung cấp chức năng cắt và dán, hoạt động không phá hủy được gọi là bản sao thường được kèm theo, đặt một bản sao đã chọn trong clipboard mà không cần loại bỏ nó khỏi vị trí ban đầu.

Sao chép và dán

Thuật ngữ “sao chép và dán” được đề cập khá phổ biến, phương pháp đơn giản tái tạo đoạn văn hoặc các dữ liệu từ một nguồn tới một đích. Nó khác với cắt và dán là trong các đoạn văn hoặc dữ liệu gốc không được xóa hoặc gỡ bỏ. Sự phổ biến của phương pháp này xuất phát từ sự đơn giản và dễ dàng mà người dùng có thể sao chép dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau một cách trực quan – mà không cần đến sự sắp xếp lại của lưu trữ vĩnh viễn.

Sao chép thường được thực hiện trên các hệ thống giao diện đồ họa thông qua việc sử dụng các tổ hợp phím Ctrl+C, hoặc bằng cách sử dụng một số phương pháp khác, chẳng hạn như menu hoặc thanh công cụ. Một khi đã sao chép dữ liệu vào bộ nhớ đệm, người ta có thể dán nội dung đó vào điểm đến bằng cách sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V, hoặc các phương pháp khác phụ thuộc vào hệ thống như máy tính Macintosh sử dụng các tổ hợp phím ⌘+C và ⌘+V.

Các hệ thống “X Windows” còn duy trì thêm một bộ nhớ đệm luôn chứa các đoạn văn gần nhất và khi nhấn nút chuột giữa thì nó dán clipboard vào bất cứ điểm nào của con trỏ.

Hầu hết các thiết bị đầu cuối và ứng dụng khác nhau đều hỗ trợ các tổ hợp phím Ctrl-Insert để sao chép và Shift-Insert để dán. Điều này phù hợp với người dùng quen với tiêu chuẩn IBM (CUA).

Một số chương trình không chỉ sao chép và dán đoạn văn, mà còn chỉnh sửa trong quá trình, chẳng hạn như PureText (được thiết kế bởi Steve Miller) có thể sao văn bản từ một bảng và loại bỏ bảng trong quá trình dán.

 

Theo Wikipedia

letanBộ phận văn thư, văn phòng đều là đầu mối của mọi văn bản, giấy tờ vào và ra của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Số lượng công văn ra vào tùy thuộc vào từng tổ chức nhưng thực tế là số lượng tích lũy ngày càng tăng.

Thông thường thì bộ phận văn thư sẽ đóng dấu vuông vào công văn, giấy tờ đến, điền số công văn và vào sổ rồi giao cho các bộ phận chịu trách nhiệm; nếu là công văn đi thì cũng đóng dấu vuông ghi sổ công văn đi. Những công việc này vẫn được diễn ra hàng ngày và đã trở thành lệ thường.

Có điều là rất khó quản lý từ quá trình đánh số và vào sổ đến các khâu tiếp theo, ngoài những sai sót do vô tình thì còn có thể xảy ra những sai phạm cố ý mà cũng rất khó phát hiện do văn phòng có quá nhiều việc phải làm hoặc ít để ý đến việc kiểm soát. Ngoài ra nếu những công văn này không được chia sẻ một cách có khoa học thì cũng là một điều rất khó khăn trong điều phối các công việc. Thế rồi đống giấy tờ, văn bản và cả tư liệu lưu trữ ngày một nhiều lên và rất khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần đến, nhiều khi vì ngại tìm mà người ta bỏ qua công việc này luôn.

v-archiveCác giải pháp “văn phòng điện tử” ngày càng có nhiều chức năng nhằm giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp tăng hiệu quả đáng kể trong việc quản lý các luồng công văn giấy tờ, phân công, phân quyền người dùng, một số có chức năng số hóa và quản lý và lưu trữ những tài liệu/tư liệu được số hóa, chia sẻ các tài liệu số và số hóa, v.v…

Tuy nhiên nhiều giải pháp vẫn còn vấp phải một số rào cản, đó là nhiều giải pháp còn cứng nhắc, phức tạp gây khó khăn cho người sử dụng và còn khá nhiều công đoạn cho quá trình số hóa, chính vì vậy người dùng ngại không thực hiện tất cả các chức năng của nó, nên kết quả còn thấp so với kỳ vọng.

Tại những văn phòng không quá lớn, ít khi được trang bị máy scan chuyên nghiệp, năng suất cao vì lý do đơn giản là không được sử dụng cường độ cao một cách liên tục, hơn nữa các loại giấy tờ sử dụng rất đa dạng nên máy scan tự động không thực hiện được. Nếu được trang bị máy scan chuyên nghiệp thì hiệu quả không cao và là sự lãng phí, chính vì vậy nên thường được trang bị máy scan để bàn là đủ. Với những máy này người dùng phải thao tác khá vất vả từ khâu chuẩn bị (preview), đến khâu scan và sau đó là đóng gói thành file số hóa theo tiêu chuẩn.

quy trinh van phongVới Camscanner V-Scan, việc số hóa hàng ngày có thể được thực hiện tại bất cứ nơi nào trong văn phòng, trở thành công việc hết sức đơn giản và nhanh chóng mà không chiếm không gian như một máy scan truyền thống. Nhân viên văn phòng chỉ cần đặt công văn đến/đi vào bàn và bấm cho từng trang rồi ghi lại tóm tắt chỉ mục để tiện cho việc tìm kiếm và bấm kết thúc là server V-Archive đã nhận được toàn bộ tài liệu số hóa mà không phải có thao tác “upload” nào. Với việc lưu trữ điện tử này, mọi dấu tích pháp lý như chữ ký, dấu và bút phê của lãnh đạo đều được lưu lại như những bản photocopy điện tử.

Sau đó là các công đoạn chuyển giao tài liệu bằng những chức năng của ứng dụng văn phòng như đã nêu trên. Ngoài ra những ứng dụng này còn có khả năng quản lý những tài liệu hoặc tư liệu soạn thảo nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm và quản lý tiến độ công việc.

Một chức năng quan trọng trong cả quá trình số hóa và lưu trữ là việc tích hợp và gắn những tài liệu lưu trữ tới những ứng dụng khác của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những tài liệu lưu trữ điện tử bởi V-Archive có thể được tìm kiếm nhanh chóng và được “gọi” ra từ các ứng dụng khác như ứng dụng văn phòng, ERP, cổng thông tin điện tử… và ngược lại những ứng dụng này cũng có thể “gọi” ứng dụng lưu trữ V-Archive đến để “cất giữ” tài liệu nhằm mục đích khai thác về sau.

photocopy1Như chúng ta thường quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, đến các công sở, ngân hàng, doanh nghiệp đều được yêu cầu chứng minh nhân dân và ở đó họ có thể đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu, nếu không thì yêu cầu bạn cầm đến một bản sao. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Với cách truyền thống này, ngoài sự tốn kém về tiền của nói chung còn là sự lãng phí về thời gian từ việc người dân phải đi “photocopy” cho đến việc cơ quan phải lưu cất và tìm kiếm lại khi cần rồi đến khi có sự cố mất đi thì không thể phục hồi được nữa. Nhiều ngân hàng lại còn “photocopy” ra giấy rồi sau đó có công đoạn scan để lưu trữ điện tử từ bản photocopy trắng-đen đó, vừa nhiêu khê vừa tốn kém.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, với những phương thức “photo” và lưu trữ mới, chúng ta có thể có được những bản photo nhanh chóng, tiện lợi ngay trên bàn làm việc rồi được lưu trữ ngay lập tức trên hệ thống, đó là việc sao chụp và lưu trữ điện tử mà người ta gọi chung là “số hóa văn bản” hoặc đơn giản hơn có thể gọi là “photocopy điện tử”.

v-archive“Photocopy điện tử” là quá trình sao chép bằng những thiết bị sao chụp tài liệu như máy scanner hoặc camscanner V-Scan rồi lưu trữ thẳng trên máy chủ hoặc máy tính mà không cần qua khâu “in ra giấy”. Khi chúng ta cần sao lưu bất cứ loại giấy tờ gì (công văn, văn bản, CMND…) trong quy trình công việc, thì chỉ cần lấy giấy tờ đó, giải phápđặt vào bàn của camscanner và bấm nút rồi V-Scan sẽ xử lý ngay để bạn có được bản số hóa hoàn chỉnh kể cả việc nhận dạng chữ và sau đó V-Archive sẽ giúp công việc lưu trữ, sắp xếp thuận tiện cho việc khai thác về sau. Việc lưu trữ điện tử hết sức cần thiết cho việc lưu lại toàn bộ tài liệu đồng thời tăng khả năng tìm kiếm, tổ chức và chia sẻ một cách đáng kể.

Nếu như việc lưu trữ điện tử không thay thế lưu trữ truyền thống mà chỉ là trợ thủ đắc lực, thì photocopy điện tử có thể thay thế hoàn toàn photocopy truyền thống. Việc từng bước thay thế bản sao bằng giấy bằng sao điện tử là bước đầu để chúng ta gỡ bỏ thói quen, hiện đại hóa và tăng năng suất phục vụ để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.

(VietQ.vn) – logoCác kỹ sư Việt Nam đã hoàn thiện phần mềm V-scan và thiết bị Photo-scanner có nhiều tính năng ưu việt hơn máy photocopy truyền thống.

Cách photocopy với máy truyền thống hiện nay vừa gây tốn thời gian, vừa bất tiện và gặp khó khăn khi muốn lưu trữ. Nếu trung bình 1 người 1 năm chỉ photo một bản A4 thì cả nước phải tốn khoảng 50 triệu tờ giấy A4, ứng với chi phí khoảng 50 tỷ đồng.

Chính vì vậy, các kỹ sư của công ty VIAMI của Việt Nam đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm số hóa và lưu trữ điện tử V-scan và V-Archive, thiết bị Photo-scanner. Giá chỉ khoảng 2 – 5 triệu đồng dùng cho mỗi công ty.

Thay thế cách photocopy truyền thống

Photo-scanner có thể chụp tài liệu với 1 camera, chụp từng trang rời; chụp sách 2 camera: chụp sách 2 trang liền (lẻ và chẵn); chụp sách 1 camera: chụp sách 2 trang dính hoặc rời (lẻ và chẵn).

Photoscanner chụp ảnh sách

Photoscanner chụp ảnh sách

Đặc điểm của thiết bị Photo-scanner là cơ động (bỏ túi được), chụp nhanh và thuận tiện, chụp ảnh vật thể, tự động điều chỉnh, có thể chỉnh sửa trước và sau khi chụp, có thể quay phim, camera cho các cuộc họp trực tuyến, có thể làm trình chiếu (qua máy chiếu), có thể sử dụng làm e-fax, có thể e-mail ngay…

Phần mềm V-Scan là phần mềm máy trạm động xử lý hình ảnh cung cấp bởi các thiết bị Photo-scanner như tự động cân bằng ánh sáng, cân bằng độ sắc nét và tự động cắt (crop) và xoay ảnh về hướng ngang/dọc theo chiều đặt của tài liệu (kể cả khi đặt giấy bị lệch). Tuy nhiên người dùng vẫn có thể xem trước, hiệu chỉnh, cắt khung… bằng tay nếu cần.

Giao diện số hóa thực hiện cho từng tài liệu và mỗi tài liệu có thể có nhiều “cặp” (folder) và mỗi folder có thể được kèm theo một hoặc nhiều tệp (file) số hóa theo trang (có thể hàng trăm trang). Các tài liệu đều được đặt tên tự động hoặc theo ý muốn của người dùng và có thể được kèm theo rất nhiều thông tin hỗ trợ cho việc tìm kiếm về sau gọi là “siêu dữ liệu” hoặc metadata.

Phần mềm có thể tự động ứng dụng luật đặt tên và nhận biết thứ tự chẵn lẻ khi chụp sách với 2 hình ảnh cùng một lúc và sắp xếp theo thứ tự chụp. Sản phẩm đầu cuối của quy trình số hóa này có thể là những file hình nguyên gốc và/hoặc những file hình đã xử lý hay file tài liệu số dùng để chia sẻ và khai thác, tất cả những sản phẩm số hóa đều có thể được lựa chọn và định dạng sẵn nhằm những mục đích khai thác khác nhau.

So sánh giữa các phương pháp sao chép (photo-copy)
Vấn đề
Truyền thống Điện tử
Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (chỉ là bản sao tham khảo)
Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao
Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao
Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao
Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao
Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức
Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình
Khả năng dùng lại Thấp Rất cao
Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao
Phòng chống thảm họa Bất khả kháng (không thể khôi phục nếu đã mất) Khả thi

 

Như vậy, so với cách photocopy truyền thống, Tiết kiệm chi phí cho công tác lưu trữ truyền thống cách làm này tiết kiệm đến 50% công sức lao động trong công tác số hóa, chỉnh sửa sau scan nhờ các quy trình tự động của V-Scan. Cộng thêm vào đó có thể tiết kiệm thêm chừng 20-30% công sức lao động do tăng năng suất làm việc khi sử dụng các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác điện tử.

Tốc độ tìm kiếm và khai thác rất cao. Thời gian tìm kiếm chỉ trung bình chỉ tính bằng giây kể cả phải tìm nhiều lần mới ra một kết quả mong muốn.

Mọi người ở mọi nghiệp vụ đều có thể đóng vai trò lưu trữ viên, thư viện viên… nên tăng năng suất lao động của mỗi người.

Mọi công tác trao đổi thông tin, khiếu kiện, chuẩn bị cho khiếu kiện, các hồ sơ pháp lý… đều có thể thông qua các tài liệu lưu trữ điện tử sẵn có mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sao chụp từ kho lưu trữ giấy.

Lưu trữ điện tử giúp cho việc tăng tính minh bạch của thông tin, mọi công tác quản lý đều có thể tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu lưu trữ điện tử ngay mà không phải chờ đợi từ kho lưu trữ giấy nữa.

Mọi công tác quản lý nội bộ và quản lý khách hàng đều có thể được liên kết với lưu trữ ngay lập tức, nhanh gọn và hiệu quả cao. Luôn sẵn sàng phục vụ có cho nhu cầu truy cập và sử dụng bởi người được phép.

Đảm bảo tính đầy đủ và hoàn thiện của mọi thông tin lưu trữ. Các dữ liệu được đảm bảo an toàn ngay trong trường hợp xảy ra thảm họa như cháy nổ trong khi đối với kho lưu trữ giấy sẽ bị mất đi vĩnh viễn. Tính bảo mật: Kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và quản lý tốt mức độ bảo mật ngay khi scan-chụp tài liệu.

Mở ra “kỷ nguyên” học liệu mở

Với công nghệ này, nếu các trường ĐH đồng loạt “số hóa” giáo trình và sử dụng chung nguồn tài nguyên này thì sinh viên có thể đọc tài liệu của tất cả các cơ sở giáo dục. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong đào tạo trực tuyến, tiết kiệm chi phí,  xã hội hóa giáo dục.

Trả lời Chất lượng Việt Nam về vấn đề này, ông Lê Ngọc Quang, Tổng Giám đốc VIAMI cho biết, nếu Bộ Giáo dục và Đào tạo có chủ trương này thì công ty sẵn sàng giúp các trường số hóa và chia sẻ dữ liệu, với chi phí hợp lý.

Phương Đông

Báo VietQ.vn

nganhangmb512-02beeNgân hàng là nới phát sinh ra số lượng giao dịch rất lớn và cũng là nơi phải lưu trữ rất nhiều chứng từ giao dịch cũng như những tài liệu khác liên quan đến giao dịch như bản sao CMND, hợp đồng khách hàng, thế chấp, v.v… Chúng ta thường quen với việc nhân viên ngân hàng yêu cầu CMND và đưa vào máy photocopy để giữ lại bản lưu. Mấy ngày sau, có thể sự việc lại được lặp lại nếu bạn quay lại.

Theo khảo sát sơ bộ thì một ngân hàng cỡ trung bình phải lưu trữ hàng trăm triệu chứng từ, giấy tờ mỗi năm. Nghĩa là trên 1 tỷ tờ giấy trong vòng 10 năm, nếu được đóng hộp và xếp theo tiêu chuẩn lưu trữ thì số tài liệu này có bề dày trên 100 km. Như vậy việc lưu trữ giấy tờ sẽ hết sức tốn kém và việc khai thác còn tốn kém gấp bội mà hiệu quả rất thấp vì rất khó tìm kiếm và chia sẻ.

Nhu cầu lưu trữ điện tử đã thực sự cấp thiết đối với ngân hàng, nhưng đa số đi theo hướng tư duy kiểu “chuyên nghiệp”, nghĩa là lại sinh ra bộ phận chuyên nghiệp scan tất cả hàng đống giấy tờ và lưu trữ. Đây là một đầu tư rất lớn nhưng mang lại hiệu quả không cao vì các bản lưu trữ như vậy vẫn tách rời với nghiệp vụ phát sinh, vì vậy khâu tìm kiếm lại phải tìm cách “chắp nối” rất khó khăn và mất nhiều thời gian.

v-archiveĐề xuất của VIAMI là các nghiệp vụ ngân hàng có thể được kết nối trực tiếp 2 chiều với hệ thống lưu trữ (mặc dù là 2 hệ thống độc lập) như sau:

  • Giao dịch viên khi sử dụng ứng dụng ngân hàng, được trang bị trên bàn làm việc 1 máy camscanner V-Scan, chỉ cần bấm thêm 1 nút (phần mềm V-ScanV-Archive có thể được tích hợp với hệ thống ngân hàng) để số hóa ngay sau khi kết thúc giao dịch và như vậy là tạo ngay được sự liên kết với giao dịch đã thực hiện.
  • Khi cần tham khảo tài liệu lưu trữ lại hoặc gửi cho các bộ phận khác kể cả cho khách hàng thì chỉ cần bấm 1 nút là tài liệu lưu trữ sẽ được gọi ra từ V-Archive sẵn sàng cho việc khai thác.

Mỗi đơn vị (chi nhánh) có một server độc lập bao gồm CSDL quản lý và không gian lưu trữ những dữ liệu số hóa. Siêu dữ liệu được lưu trong một CSDL phi cấu trúc nhằm nâng cao khả năng và tốc độ tìm kiếm đồng thời có mở rộng số lượng tài liệu lên vô tận. Tất cả các file số hóa được lưu trong những thư mục định sẵn bao gồm thư mục các file ảnh scan-chụp gốc và thư mục các sản phẩm số hóa (những file PDF/TIFF có thể khai thác). Về tổng thể, ngân hàng có ngay được các dữ liệu lưu trữ theo thời gian thực và có thể quản lý toàn bộ các tài liệu lưu trữ của các chi nhánh.

Như vậy công việc được chia đều cho mọi người và thực hiện ngay lúc phát sinh ra nghiệp vụ, số thao tác không tăng lên nhiều, nghiệp vụ có ngay liên kết với lưu trữ điện tử mà vừa có thể làm ngay cả “photocopy điện tử” khi cần. Về tổng thể nếu áp dụng quy trình này thì ngân hàng có thể tiết kiệm đáng kể các chi phí từ đầu tư đến các chi phí khai thác và quản lý, đồng thời tăng hiệu quả khai thác lên gấp bội.

doc_scanHiện nay nhu cầu số hóa và lập kho dữ liệu lưu trữ điện tử ngày càng cao mà khả năng đáp ứng của các tổ chức và doanh nghiệp thì có hạn. Nhiều doanh nghiệp tính toán sát sao đến hiệu quả nên hình thức gia công thuê ngoài là phù hợp nhất và ít rủi ro nhất. Ngay cả các cơ quan Nhà nước cũng đã có chủ trương đưa nhiều dịch vụ ra thuê ngoài.

Việc gia công thuê ngoài quá trình số hóa có nhiều lợi ích như không phải đầu tư ban đầu một lượng tiền lớn mà vẫn nhận được dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ phải đảm bảo theo yêu cầu thì mới trả tiền, thanh toán sau khi nhận dịch vụ, hoạch định được các chi phí, v.v… Tuy nhiên công việc số hóa cũng có nhiều đặc thù riêng như được phép tiếp xúc với những văn bản giấy tờ với nhiều mức độ bảo mật khác nhau nên vấn đề an ninh thông tin được cho là nhạy cảm, sau đó là việc đảm bảo tính nguyên vẹn của các tài liệu được số hóa…

Quy trình số hóa V-ScanV-Archive có thể khắc phục được các hạn chế trong những vấn đề nhạy cảm trên, khách hàng có thể yên tâm hơn về dịch vụ gia công số hóa chuyên nghiệp.

main-TEL-spaceTrong trường hợp này, server V-Archive được đặt tại trụ sở của khách hàng, các máy trạm V-Scan được nối mạng trực tiếp đến server và đặt trong phòng riêng phục vụ cho việc scan chụp. Mọi công việc có thể được theo dõi và kiểm soát nghiêm ngặt. Mỗi tài liệu sau khi được scan sẽ tự động chuyển tải về server để quản lý và trên máy trạm không hề lưu bất cứ một file hình ảnh nào. Mọi việc xử lý đóng gói, index, lưu trữ… đều được thực hiện trên server V-Archive và được bảo mật nghiêm ngặt. Khách hàng có thể kiểm soát chất lượng và nghiệm thu ngay trên server V-Archive. Sau đó là quá trình đồng bộ hóa (synchronization) dữ liệu sẽ được triển khai tùy thuộc vào hạ tầng và hệ thống của khách hàng. Ngoài ra việc kiểm soát ra/vào của công nhân thực hiện là một biện pháp tăng cường và cần thiết. Như vậy tất cả các quá trình thực hiện dịch vụ trên đều được khép kín, hay người ta còn gọi là nằm trong “sandbox”.

VIAMI sẵn sàng cung cấp mọi dịch vụ số hóa và lưu trữ điện tử cho các tổ chức và doanh nghiệp trong nước. Hơn nữa, VIAMI cũng có thể cung cấp giải pháp này cho các nhà dịch vụ chuyên nghiệp khác.

Xin tham khảo thêm tại đây.